Somente proprietários, administradores, gerentes ou funções de suporte podem acessar esses recursos.

O que você vai aprender

O que você vai aprender

Saiba mais sobre Klaviyo Helpdesk, que ajuda você a gerenciar conversas de suporte em todos os canais, com base nos dados que você já tem em Klaviyo.

O que é o Helpdesk do Klaviyo?

O que é o Helpdesk do Klaviyo?

O Klaviyo Helpdesk reúne suas mensagens de suporte em um só lugar. Quando os clientes entram em contato por meio de um dos seus canais de suporte, a mensagem deles cria um "tíquete", que pode ser visualizado e respondido por alguém da sua equipe diretamente no site Klaviyo.

Quem deve usar o Helpdesk?

Quem deve usar o Helpdesk?

Use o Helpdesk se:

  • Você conta com uma pessoa ou equipe dedicada para gerenciar as solicitações de suporte.
  • Você deseja gerenciar conversas de suporte de vários canais em um único local.
  • O senhor utiliza o Klaviyo e deseja conectar mensagens de suporte aos dados do cliente (por exemplo, Klaviyo perfil, eventos e atividade de comércio eletrônico).
Preciso pagar pelo Helpdesk para responder aos meus clientes na Klaviyo?

Preciso pagar pelo Helpdesk para responder aos meus clientes na Klaviyo?

Não! Se você concluir a avaliação gratuita e optar por não comprar, a Klaviyo fará o downgrade da sua conta para o nosso helpdesk gratuito, o Inbox.

O Inbox tem recursos mais limitados, incluindo: 

  • Macros
  • Suporte multiagente
  • Suporte completo do canal (e-mail, texto, WhatsApp, Social)
  • Respondedores automáticos
  • Detalhes do perfil na visualização da conversa
  • Filtragem de spam 
Termos-chave

Termos-chave

  • Caixa de entrada
    • Onde os tickets dos clientes são exibidos e organizados por canal.
  • Bilhe te 
    • Um espaço para conversas individuais entre sua equipe e um cliente.
  • Tópico da mensagem 
    • A sequência de mensagens trocadas em um único ticket, incluindo as respostas do cliente e do agente.
  • Mensagem de entrada
    • Uma mensagem de um cliente para a sua marca (por exemplo, um assinante do SMS envia uma mensagem de texto com “AJUDA” ou um visitante do site envia uma mensagem de chat).
  • Mensagem enviada
    • Uma mensagem enviada pela sua marca (por exemplo, respostas a tickets, fluxo, campanhas).
Canal compatível para a Caixa de entrada

Canal compatível para a Caixa de entrada

Receba tickets de suporte do seguinte canal:

  • Bate-papo na Web
    • Quando você tem o bate-papo na Web ativado, as mensagens enviadas pelos seus clientes por meio da guia de bate-papo da interface do Klaviyo Customer Hub são encaminhadas para Helpdesk como um novo tíquete.
  • E-mail
    • Quando você configura o encaminhamento de e-mail do seu endereço de e-mail de suporte dedicado (por exemplo, suporte@mycompany.com), Os e-mails recebidos são convertidos em tíquetes do Helpdesk.
  • SMS
    • Se você usar o Klaviyo SMS, qualquer mensagem enviada para o seu número que não inclua uma palavra-chave será exibida como um tíquete do Helpdesk.
  • Instagram
    • Quando você tiver o Instagram ativado, as mensagens diretas enviadas ao seu perfil do Instagram criarão tíquetes do Helpdesk. 
  • WhatsApp
    • Se você usar o WhatsApp no Klaviyo Marketing, qualquer mensagem enviada para o seu número que não inclua uma palavra-chave aparecerá como um tíquete do Helpdesk
Comportamento dos tickets por canal

Comportamento dos tickets por canal

Como funciona a reabertura de tickets por canal:

  • chat web: 
    • Cada conversa cria um novo ticket, mesmo que seja para a mesma pessoa.
    • Os tickets encerrados não são reabertos.
  • E-mail: 
    • Cada sequência de e-mails gera um novo ticket. 
    • Se um cliente responder à sequência de e-mails de um ticket encerrado, o ticket será reativado independentemente do tempo decorrido.
  • SMS: 
    • Cada indivíduo recebe um bilhete quando lhe envia uma mensagem.
    • As mensagens subsequentes da mesma pessoa reabrirão o ticket existente.
  • Instagram:
    • Quando alguém enviar uma mensagem para você no Instagram ou responder à sua história, o Inbox criará um novo tíquete.

    • As mensagens subsequentes da mesma pessoa ou empresa serão adicionadas ao tíquete, a menos que ele seja fechado. Se não houver tíquetes abertos, será criado um novo tíquete. 

  • WhatsApp: 
    • Cada indivíduo recebe um bilhete quando lhe envia uma mensagem.
    • As mensagens subsequentes da mesma pessoa reabrirão o ticket existente.

É possível responder a qualquer cliente por meio do chat online ou e-mail quando ele abrir um ticket. No entanto, para bilhetes SMS, é necessário que o destinatário seja um assinante de marketing por SMS ou transacional para que você possa responder. É possível utilizar o auto-respondedor SMS para notificar os não assinantes de que eles precisam se inscrever antes de receberem respostas. 

Ao responder, não é permitido: 

  • Abra um ticket com um cliente; ele deve enviar uma mensagem primeiro.
  • Use Helpdesk com um ID de remetente com marca (também chamado de ID de remetente alfanumérica), pois esse tipo de número não pode receber mensagens de texto.
  • Responder a um perfil não autorizado.
Navegando pelo Helpdesk

Navegando pelo Helpdesk

Acesse a caixa de entrada por meio do serviço > Helpdesk no Klaviyo. 

Observe que o Klaviyo Helpdesk mostra os tickets não lidos com um emblema e uma contagem na guia de navegação do Helpdesk, representando os tickets não lidos. Você pode desativar essa notificação nas configurações gerais da Caixa de entrada,em Notificação de conversa não lida.

É possível visualizar os tickets em três visualizações principais:

  • Minha caixa de entrada
    • Acesse os tickets abertos atribuídos a você.
  • Todos os tíquetes
    • Todos os bilhetes na sua Caixa de entrada, independentemente do seu status. É possível classificar os tickets utilizando vários filtros ou realizar ações em massa a partir desta visualização.
  • Não atribuído
    • Novos bilhetes ainda não atribuídos.
  • Spam
    • O Klaviyo verificará automaticamente se há spam nas mensagens recebidas e as colocará na visualização de spam se não forem mensagens legítimas de contato com o cliente. Você também pode entrar e marcar como não sendo spam. 

Também é possível criar uma visualização personalizada de tickets com base em seus próprios filtros.

Visualizações da caixa de entrada.jpg

Status dos bilhetes 

Status dos bilhetes 

Em qualquer visualização, é possível filtrar por status do ticket. Um ticket pode ter um dos três status:

  • Abertas
    • A conversa está ativa ou aguardando ação.
  • Silenciadas
    • Ocultado temporariamente; é possível selecionar quando desejar ser alertado novamente. 
  • Fechadas
    • A conversa está concluída e foi arquivada nas visualizações Minha Caixa de Entrada e Não Atribuídas.

Aprenda a alterar o status de um chat

Trabalho com tickets

Trabalho com tickets

Ao visualizar um ticket, é possível:

  • Visualize as últimas 50 mensagens com o cliente
  • Utilize o painel Visão geral para visualizar as seguintes seções com informações sobre o ticket e o perfil:
    • Tíquete
      • número de identificação
      • Cessionário
      • Data e hora da criação do tíquete
      • canal (e-mail, SMS ou chat na web)
      • Tags
    • análise preditiva ( disponível se a sua conta Klaviyo atender aos critérios de qualificação)
      • valor de tempo de vida dos clientes
      • Quantidade de pedidos
      • taxa de desistência de risco
      • Data prevista para o próximo pedido
      • Número de tickets associados ao perfil
    • Atividade 
      • Pedidos recentes (apenas Shopify)
        • Clicar em “Número de pedidos” leva você a uma lista das compras recentes do visitante.

          Os agentes podem editar ou cancelar a quantidade do pedido de um cliente diretamente na visualização do pedido. Essas alterações serão salvas na Shopify. Para efetuar essas alterações, clique nos três pontos e selecione Editar ou Cancelar.

          Se um agente de pedidos editar ou cancelar a quantidade de um pedido, o cliente receberá um novo e-mail de Shopify com uma fatura atualizada para pagamento ou uma confirmação do pedido cancelado.

      • Eventos realizados pelo perfil
        • Clicar no botão “Número de eventos” à direita exibe uma lista dos eventos recentes. É possível filtrar esta atividade com base na métrica que deseja visualizar e também salvar uma visualização filtrada.

helpdesk2.jpg

Helpdesk configurações e personalização

Helpdesk configurações e personalização

Você pode configurar como a Caixa de entrada se comporta acessando o Helpdesk > Settings. Lá, você encontrará opções que se aplicam globalmente, bem como configurações específicas para cada canal de suporte que você usa.

Configurações da caixa de entrada.jpg

Configurações específicas do canal

Configurações específicas do canal

Dependendo do canal de suporte para o qual você está utilizando o Inbox, existem configurações que podem ser ajustadas através das guias correspondentes no menu de configurações.

helpdesk3.jpg

Configurações de bilhetes por e-mail

Configurações de bilhetes por e-mail

  • Suporte por e-mail e encaminhamento
Configurações do bilhete SMS

Configurações do bilhete SMS

  • Resposta automática por SMS
    • Envia respostas automáticas quando alguém envia uma mensagem de texto sem utilizar uma palavra-chave.
      • Recomendação: Configure o respondedor automático para enviar apenas para perfis que não deram consentimento e atualize a mensagem para algo como: “{{Organization prefix}}: Não podemos responder porque você não consentiu em receber SMS. Para obter assistência, entre em contato conosco pelo e-mail {{email}}. 
  • Notificações por e-mail sobre novas mensagens
    • Receba um alerta por e-mail quando receber uma nova mensagem do SMS na sua caixa de entrada. 
      • Recomendação: Ative essa configuração se você planeja usar o site Helpdesk para suporte ao cliente.
  • Encurtamento de links
configurações do ticket de chat web

configurações do ticket de chat web

  • Endereço de e-mail do suporte
    • Envia um único e-mail de acompanhamento ao cliente que saiu do chat durante uma sessão de chat na web, caso mais de 3 minutos se passem após a sua última resposta.
      • Recomendação: utilize um endereço de e-mail que inclua o nome do seu domínio (por exemplo, support@yourbusiness.com) para reduzir o risco de ser marcado como spam.
  • Horário de atendimento e respostas automáticas no chat online
    • Define a disponibilidade da sua equipe para suporte via chat web e envia mensagens automáticas ao cliente com base nessa disponibilidade. Saiba como configurar o horário de atendimento.
      • Recomendação: Defina horários claros para gerenciar as expectativas e utilize respostas automáticas para informar aos clientes quando sua equipe estiver indisponível.
Principais recursos do Helpdesk

Principais recursos do Helpdesk

  • Editar pedido ou recarga de assinatura do Shopify
    • Os agentes podem editar e cancelar pedidos do Shopify, diretamente do tíquete. Eles também podem ignorar, cancelar ou editar assinaturas de recarga.
  • Roteamento de segmento e tag
    • Atribua tíquetes à equipe certa com base no segmento em que o cliente está ou na tag do tíquete
  • Etiqueta automática AI
    • Helpdesk tag automaticamente os tíquetes de entrada com tags comuns de comércio eletrônico, como Devoluções, Específico do produto e muito mais
  • Fechamento automático de tíquetes
  • Atribuição de ingressos por rodízio
  • Macros
    • Respostas pré-escritas e reutilizáveis que os agentes de suporte podem utilizar para responder mais rapidamente. Aprenda a criar macros.
  • Notas internas
Relatórios

Relatórios

O painel de relatórios do Klaviyo Helpdesk resume a atividade e o desempenho do suporte. Use-o para rastrear:

  • Volume de bilhetes
  • Tempo de resposta inicial
  • Tempo de resolução
  • Desempenho do agente ou d tag

Aprenda a monitorar a caixa de entrada e os painéis de relatórios.

Como os tíquetes de SMS são atribuídos? 

Uma mensagem SMS em um tíquete pode ser atribuída a uma campanha ou fluxo específico. Funciona da seguinte forma: 

  1. O senhor envia um SMS Campanha (ou fluxo). 
  2. Os textos de um cliente voltam em segundos.

Nesse caso, a mensagem do cliente é atribuída à mensagem que o senhor enviou. 

Observe que: 

  • O cliente deve enviar a mensagem de texto dentro de sua janela de atribuição (o padrão para SMS é 24 horas). 
    • Se um cliente responder fora dessa janela (por exemplo, mais de 24 horas depois), sua resposta não será atribuída a nenhuma mensagem na Klaviyo. 
  • Apenas a primeira mensagem é atribuída. 
    • Exemplo: se um cliente responder com vários textos em rápida sucessão, apenas o primeiro será atribuído. As outras respostas não são atribuídas a nenhuma mensagem no Klaviyo. 
  • A atribuição é baseada na última mensagem que o cliente recebeu. 
    • Exemplo: digamos que um assinante receba uma Campanha e depois um fluxo. Nesse caso, a mensagem do cliente é sempre atribuída à mensagem de fluxo. 
Recursos adicionais

Recursos adicionais

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