Como encaminhar automaticamente e-mails de suporte para o Helpdesk da Klaviyo

Saiba como encaminhar e-mails de clientes para o Klaviyo Helpdesk para gerenciar o suporte em um único local central. Você pode configurar o encaminhamento automático de e-mails para direcionar todos os e-mails enviados para o seu endereço de suporte ao cliente para o Helpdesk, permitindo que você cuide do suporte por e-mail por meio do Klaviyo.

Antes de começar

• Verifique se você tem acesso de administrador ao provedor de e-mail e às configurações de domínio. Convide seu administrador para o Klaviyo se você precisar de ajuda para configurar o encaminhamento.

Como funciona o encaminhamento de e-mail

Ao adicionar o suporte por e-mail ao Klaviyo Helpdesk , você pode gerenciar os e-mails dos clientes juntamente com outros canais de suporte. Depois que você configurar o encaminhamento de e-mail, qualquer mensagem enviada para o seu endereço de suporte (por exemplo, support@yourcompany.com) será entregue diretamente ao seu Klaviyo Helpdesk.

Cada e-mail recebido aparece como um novo tíquete no Klaviyo Helpdesk. Você e sua equipe podem visualizar, atribuir e responder a tíquetes no Klaviyo. Todas as respostas são enviadas para o e-mail do cliente, o que permite uma comunicação bidirecional.

Configurar o encaminhamento automático de e-mails

Você pode encaminhar vários endereços de e-mail para o Klaviyo Helpdesk. Repita essas etapas para cada endereço que você deseja adicionar.

1. No Klaviyo, acesse Service > Helpdesk.
2. Clique em Configurações.
   
3. Selecione a guia E-mail na parte superior.
4. Em Suporte por e-mail, alterne a configuração para Ativado. Você verá um endereço de e-mail do Workspace gerado automaticamente. Os e-mails encaminhados aqui criarão tíquetes em seu Helpdesk.
   
5. Clique em Adicionar endereço de e-mail.
6. Digite o endereço de e-mail do seu suporte (por exemplo, suporte@yourcompany.com) e clique em Next.
7. Na etapa Encaminhar seus e-mails, copie o endereço de e-mail do seu espaço de trabalho. Esse é o mesmo endereço mostrado anteriormente.
   
8. Configure o encaminhamento do e-mail do seu suporte para o endereço de e-mail do espaço de trabalho nas configurações do provedor de e-mail. Observe que essa configuração varia de acordo com seu provedor. Consulte a documentação de seu provedor para obter as etapas exatas:
   • Gmail 

   • Google Workspace

     A configuração do Gmail é muito diferente da configuração do Google Workspace. Se não tiver certeza de qual é o seu, verifique se você tem um administrador; se tiver, é o Google Workspace.

   • Outlook
   • Yahoo

   • Apple iCloud Mail

     Seu provedor pode solicitar que você verifique o endereço de encaminhamento. Procure um e-mail de verificação no Helpdesk do Klaviyo, geralmente na guia Unassigned (Não atribuído ).

9. Depois de concluir a verificação, volte para Klaviyo e clique em Mark done (Marcar como concluído ) no menu Add E-mail address (Adicionar endereço de e-mail ).
10. Clique em Enviar teste. Isso faz com que o Klaviyo envie um e-mail de teste para confirmar sua configuração. Quando o encaminhamento estiver ativo, você verá uma mensagem de sucesso. Isso pode levar um minuto para carregar.
    
11. Clique em Concluir configuração. Depois de confirmado, o e-mail que você acabou de adicionar será exibido na seção Encaminhamento de e-mail.
    

Teste seu endereço de encaminhamento

Agora que a conexão de encaminhamento de e-mail está configurada, envie um e-mail de teste para seu endereço de suporte e confirme se ele aparece no Helpdesk do Klaviyo.

• Se o e-mail de teste não for exibido, verifique se o seu endereço está marcado como Verificado na tabela de encaminhamento e se a configuração foi concluída.
• Se você ainda não receber e-mails encaminhados, verifique novamente as configurações de encaminhamento no provedor de e-mail e consulte a documentação do provedor de e-mail.

Gerenciando tíquetes de suporte por e-mail no Helpdesk do Klaviyo

Depois que você configurar o encaminhamento de e-mail, todos os e-mails enviados para o seu endereço de suporte aparecerão como tíquetes no Helpdesk do Klaviyo.

Sua equipe de suporte pode:

• Clique em qualquer tíquete para ver a conversa completa por e-mail e todos os anexos do cliente.
  • Se o e-mail do remetente corresponder a um perfil existente em Klaviyo, os detalhes do perfil e o histórico de comunicação ficarão visíveis na barra lateral.
  • Se não houver correspondência, um novo perfil será criado automaticamente.
• Responda diretamente do Helpdesk da Klaviyo; sua resposta será enviada para o endereço de e-mail do cliente.
• Gerencie todas as mensagens de acompanhamento no mesmo tópico de tíquete até que o tíquete seja fechado, seja por um membro da equipe ou automaticamente.

Os e-mails de suporte enviados via Helpdesk não afetam a entregabilidade do e-mail de marketing e não são incluídos no faturamento do e-mail de marketing. Saiba mais sobre o Klaviyo Helpdesk.

Solução de problemas

Sintoma: Meus e-mails de suporte encaminhados não estão aparecendo no Helpdesk ou meus e-mails de teste falham.

Causa provável: Os e-mails estão sendo encaminhados manualmente (ou seja, um membro da equipe clica em "Forward" em sua caixa de entrada). Os e-mails encaminhados manualmente não têm os cabeçalhos originais que o Klaviyo Helpdesk exige para identificar o cliente. Esses e-mails serão descartados e não criarão um tíquete.

Correção: Você deve configurar o encaminhamento automático, no lado do servidor, da sua caixa de entrada de suporte para o e-mail do espaço de trabalho do Klaviyo. Instrua sua equipe a não encaminhar manualmente as mensagens para o helpdesk; em vez disso, faça com que eles gerenciem todos os tíquetes na interface de usuário do Klaviyo Helpdesk.

Sintoma: Os tíquetes estão sendo criados, mas o cliente "" é um dos endereços de e-mail da minha própria empresa (por exemplo, info@mybrand.com) em vez do cliente real.

Causa provável: Você está usando encaminhamento encadeado ou aninhado. Por exemplo, os clientes enviam um e-mail para info@mybrand.com, que, por sua vez, encaminha para help@mybrand.com, que , em seguida, encaminha para o endereço do seu espaço de trabalho no Klaviyo. Nesse caso, o Helpdesk poderá identificar incorretamente o endereço intermediário(info@mybrand.com) como o remetente original.

Correção: Configure seu provedor de e-mail para encaminhar mensagens diretamente da primeira caixa de entrada com a qual seus clientes entram em contato (por exemplo, info@mybrand.com) para o e-mail do seu espaço de trabalho no Klaviyo Helpdesk. Remova todas as etapas intermediárias de encaminhamento.

Recursos adicionais

• Como atribuir tíquetes na caixa de entrada do Klaviyo
• Como criar macros para tíquetes da Caixa de entrada
• Guia de introdução com chat web