Hoe support e-mails automatisch door te sturen naar Klaviyo Helpdesk
Leer hoe je e-mails van klanten kunt doorsturen naar Klaviyo Helpdesk om ondersteuning op één centrale plek te beheren. Je kunt automatisch e-mail doorsturen instellen om alle e-mails die naar je klantensupportadres worden gestuurd door te sturen naar Helpdesk, zodat je e-mailondersteuning via Klaviyo kunt afhandelen.
Voordat je van start gaatVoordat je van start gaat
- Zorg ervoor dat je admin toegang hebt tot je e-mail aanbieder en domein instellingen. Nodig je admin uit bij Klaviyo als je hulp nodig hebt bij het configureren van doorsturen.
Hoe e-mail doorsturen werkt
Door e-mailondersteuning toe te voegen aan Klaviyo Helpdesk kun je e-mails van klanten beheren naast andere ondersteuningskanalen. Nadat je e-mail doorsturen hebt ingesteld, wordt elk bericht dat naar je supportadres wordt gestuurd (bijvoorbeeld support@yourcompany.com) direct afgeleverd bij je Klaviyo Helpdesk.
Elke inkomende e-mail verschijnt als een nieuw ticket in Klaviyo Helpdesk. Jij en je team kunnen vanuit Klaviyo tickets bekijken, toewijzen en beantwoorden. Alle antwoorden worden naar de e-mail van je klant gestuurd, wat tweerichtingscommunicatie ondersteunt.
Automatisch e-mail doorsturen instellenAutomatisch e-mail doorsturen instellen
Je kunt meerdere e-mailadressen doorsturen naar Klaviyo Helpdesk. Herhaal deze stappen voor elk adres dat je wilt toevoegen.
- Ga in Klaviyo naar Service > Helpdesk.
- Klik op Instellingen.
- Selecteer het tabblad E-mail bovenaan.
- Zet onder E-mailondersteuning de instelling Aan. Je ziet een automatisch gegenereerd Workspace e-mailadres. E-mails die hier worden doorgestuurd, maken tickets aan in je Helpdesk.
- Klik op E-mailadres toevoegen.
- Voer je e-mailadres support in (bijvoorbeeld support@yourcompany.com) en klik op Volgende.
- Kopieer in de stap Stuur je e-mail door het e-mailadres van je werkruimte. Dit is hetzelfde adres dat je eerder zag.
- Stel het doorsturen in van je e-mail support naar het e-mailadres van de werkruimte in de instellingen van je e-mailaanbieder. Merk op dat deze opstelling varieert afhankelijk van je aanbieder. Raadpleeg de documentatie van je aanbieder voor de exacte stappen:
- Gmail
-
Het instellen van Gmail verschilt aanzienlijk van het instellen van Google Workspace. Als je niet zeker weet welke je hebt, controleer dan of je een beheerder hebt; zo ja, dan is het Google Workspace.
- Outlook
- Yahoo
-
Je provider kan je vragen om het doorstuuradres te verifiëren. Zoek naar een verificatiemail in je Klaviyo Helpdesk, meestal onder het tabblad Niet-toegewezen.
- Nadat de verificatie is voltooid, ga je terug naar Klaviyo en klik je op Markeer gedaan in het menu E-mailadres toevoegen.
- Klik op Test verzenden. Dit vraagt Klaviyo om een test e-mail te sturen om je instellingen te bevestigen. Als het doorsturen actief is, zie je een succesbericht. Het laden kan even duren.
- Klik op Installatie voltooien. Zodra dit is bevestigd, wordt de e-mail die je zojuist hebt toegevoegd weergegeven in de sectie E-mail doorsturen.
Test je doorstuuradres
Nu uw e-mail doorstuurverbinding is ingesteld, stuurt u een testmail naar uw supportadres en bevestigt u dat deze verschijnt in uw Klaviyo Helpdesk.
- Als de testmail niet verschijnt, controleer dan of je adres is gemarkeerd als Gecontroleerd in de doorstuurtabel en of de instelling is voltooid.
- Als je nog steeds geen doorgestuurde e-mail ontvangt, controleer dan je instellingen voor doorsturen in je e-mail aanbieder en bekijk de documentatie van je e-mail aanbieder.
Beheer e-mail support tickets in Klaviyo's Helpdesk
Nadat u het doorsturen van e-mails hebt ingesteld, verschijnen alle e-mails die naar uw supportadres worden gestuurd als tickets in de Klaviyo Helpdesk.
Je supportteam kan:
- Klik op een ticket om de volledige e-mailconversatie en eventuele bijlagen van de klant te bekijken.
- Als de e-mail van de afzender overeenkomt met een bestaand profiel in Klaviyo, zijn de details van het profiel en de communicatiegeschiedenis zichtbaar in de zijbalk.
- Als er geen overeenkomst is, wordt er automatisch een nieuw profiel aangemaakt.
- Antwoord direct vanuit Klaviyo Helpdesk; uw antwoord wordt naar het e-mailadres van de klant gestuurd.
- Beheer alle vervolgberichten in dezelfde ticket thread totdat het ticket is gesloten, door een teamlid of automatisch.
Support e-mails die via Helpdesk worden verzonden hebben geen invloed op de bezorgbaarheid van marketing e-mails en worden niet meegenomen in de facturering van je marketing e-mails. Meer informatie over Klaviyo Helpdesk.
Extra hulpbronnen