Hoe support e-mails automatisch door te sturen naar Klaviyo Helpdesk
Leer hoe je e-mails van klanten kunt doorsturen naar Klaviyo Helpdesk om ondersteuning op één centrale plek te beheren. Je kunt automatisch e-mail doorsturen instellen om alle e-mails die naar je klantensupportadres worden gestuurd door te sturen naar Helpdesk, zodat je e-mailondersteuning via Klaviyo kunt afhandelen.
Voordat je van start gaatVoordat je van start gaat
- Zorg ervoor dat je admin toegang hebt tot je e-mail aanbieder en domein instellingen. Nodig je admin uit bij Klaviyo als je hulp nodig hebt bij het configureren van doorsturen.
Hoe e-mail doorsturen werkt
Door e-mailondersteuning toe te voegen aan Klaviyo Helpdesk kun je e-mails van klanten beheren naast andere ondersteuningskanalen. Nadat je e-mail doorsturen hebt ingesteld, wordt elk bericht dat naar je supportadres wordt gestuurd (bijvoorbeeld support@yourcompany.com) direct afgeleverd bij je Klaviyo Helpdesk.
Elke inkomende e-mail verschijnt als een nieuw ticket in Klaviyo Helpdesk. Jij en je team kunnen vanuit Klaviyo tickets bekijken, toewijzen en beantwoorden. Alle antwoorden worden naar de e-mail van je klant gestuurd, wat tweerichtingscommunicatie ondersteunt.
Automatisch e-mail doorsturen instellenAutomatisch e-mail doorsturen instellen
Je kunt meerdere e-mailadressen doorsturen naar Klaviyo Helpdesk. Herhaal deze stappen voor elk adres dat je wilt toevoegen.
- Ga in Klaviyo naar Service > Helpdesk.
- Klik op Instellingen.
- Selecteer het tabblad E-mail bovenaan.
- Zet onder E-mailondersteuning de instelling Aan. Je ziet een automatisch gegenereerd Workspace e-mailadres. E-mails die hier worden doorgestuurd, maken tickets aan in je Helpdesk.
- Klik op E-mailadres toevoegen.
- Voer je e-mailadres support in (bijvoorbeeld support@yourcompany.com) en klik op Volgende.
- Kopieer in de stap E-mails doorsturen het e-mailadres van je werkruimte. Dit is hetzelfde adres dat je eerder zag.
- Stel het doorsturen in van je e-mail support naar het e-mailadres van de werkruimte in de instellingen van je e-mailaanbieder. Merk op dat deze opstelling varieert afhankelijk van je aanbieder. Raadpleeg de documentatie van je aanbieder voor de exacte stappen:
- Gmail
-
Het instellen van Gmail verschilt aanzienlijk van het instellen van Google Workspace. Als je niet zeker weet welke je hebt, controleer dan of je een beheerder hebt; zo ja, dan is het Google Workspace.
- Outlook
- Yahoo
-
Je provider kan je vragen om het doorstuuradres te verifiëren. Zoek naar een verificatiemail in je Klaviyo Helpdesk, meestal onder het tabblad Niet-toegewezen.
- Nadat de verificatie is voltooid, ga je terug naar Klaviyo en klik je op Markeer gedaan in het menu E-mailadres toevoegen.
- Klik op Test verzenden. Dit vraagt Klaviyo om een testmail te sturen om uw instellingen te bevestigen. Als het doorsturen actief is, zie je een succesbericht. Het laden kan even duren.
- Klik op Installatie voltooien. Zodra dit is bevestigd, wordt het e-mailadres dat je zojuist hebt toegevoegd weergegeven in het gedeelte E-mail doorsturen.
Test je doorstuuradres
Nu uw e-mail doorstuurverbinding is ingesteld, stuurt u een testmail naar uw supportadres en bevestigt u dat deze verschijnt in uw Klaviyo Helpdesk.
- Als de testmail niet verschijnt, controleer dan of je adres is gemarkeerd als Gecontroleerd in de doorstuurtabel en of de instelling is voltooid.
- Als je nog steeds geen doorgestuurde e-mail ontvangt, controleer dan je instellingen voor doorsturen in je e-mail aanbieder en bekijk de documentatie van je e-mail aanbieder.
Beheer e-mail support tickets in Klaviyo's Helpdesk
Nadat u het doorsturen van e-mails hebt ingesteld, verschijnen alle e-mails die naar uw supportadres worden gestuurd als tickets in de Klaviyo Helpdesk.
Je supportteam kan:
- Klik op een ticket om de volledige e-mailconversatie en eventuele bijlagen van de klant te bekijken.
- Als de e-mail van de afzender overeenkomt met een bestaand profiel in Klaviyo, zijn de details van het profiel en de communicatiegeschiedenis zichtbaar in de zijbalk.
- Als er geen overeenkomst is, wordt er automatisch een nieuw profiel aangemaakt.
- Antwoord direct vanuit Klaviyo Helpdesk; uw antwoord wordt naar het e-mailadres van de klant gestuurd.
- Beheer alle vervolgberichten in dezelfde ticket thread totdat het ticket is gesloten, door een teamlid of automatisch.
Support e-mails die via Helpdesk worden verzonden hebben geen invloed op de bezorgbaarheid van marketing e-mails en worden niet meegenomen in de facturering van je marketing e-mails. Meer informatie over Klaviyo Helpdesk.
ProbleemoplossingProbleemoplossing
Symptoom: Mijn doorgestuurde support e-mails verschijnen niet in Helpdesk, of mijn test e-mails mislukken.
Waarschijnlijke oorzaak: De e-mails worden handmatig doorgestuurd (d.w.z. een teamlid klikt in zijn inbox op "Doorsturen" ). Handmatig doorgestuurde e-mails missen de originele headers die Klaviyo Helpdesk nodig heeft om de klant te identificeren. Deze e-mails worden verwijderd en maken geen ticket aan.
Fix: U moet automatisch, server-side doorsturen van uw support inbox naar uw Klaviyo workspace e-mail instellen. Instrueer je team om berichten niet handmatig door te sturen naar de helpdesk, maar laat ze alle tickets beheren vanuit de Klaviyo Helpdesk UI.
Symptoom: Er worden tickets aangemaakt, maar de "klant" is een e-mailadres van mijn eigen bedrijf (bijv. info@mybrand. com). in plaats van de werkelijke klant.
Waarschijnlijke oorzaak: Je gebruikt chained of geneste forwarding. Klanten e-mailen bijvoorbeeld naar info@mybrand.com, die vervolgens doorstuurt naar help@mybrand.com, die dan doorstuurt naar je Klaviyo werkruimte adres. In dit geval kan Helpdesk het tussenliggende adres(info@mybrand.com) ten onrechte identificeren als de oorspronkelijke afzender.
Fix: Configureer je e-mailprovider om berichten direct door te sturen vanuit de eerste inbox waar je klanten contact mee opnemen (bijv. info@mybrand.com). naar uw Klaviyo Helpdesk werkruimte e-mail. Verwijder alle tussenliggende doorstuurstappen.