Cómo reenviar automáticamente los emails de soporte a Klaviyo Helpdesk

Aprende a reenviar los emails de los clientes a Klaviyo Helpdesk para gestionar la asistencia en un lugar centralizado. Puedes configurar el reenvío automático de email para dirigir a Helpdesk cualquier email enviado a tu dirección de atención al cliente, lo que te permitirá gestionar la atención al cliente por email a través de Klaviyo.

Antes de empezar

• Asegúrate de que tienes acceso de administrador a tu proveedor de correo electrónico y a la configuración del dominio. Invita a tu administrador a Klaviyo si necesitas ayuda para configurar el reenvío.

Cómo funciona el reenvío de correo electrónico

Agregar la asistencia por email a Klaviyo Helpdesk te permite gestionar los emails de los clientes junto con otro canal de asistencia. Luego de configurar el reenvío de email, cualquier mensaje enviado a tu dirección de soporte (por ejemplo, support@yourcompany.com) se entrega directamente a tu Klaviyo Helpdesk.

Cada email entrante aparece como un nuevo tiquete en Klaviyo Helpdesk. Tú y tu equipo podéis ver, asignar y responder a los tiquetes desde Klaviyo. Todas las respuestas se envían al email de tu cliente, lo que favorece la comunicación bidireccional.

Configura el reenvío automático de correo electrónico

Puedes reenviar varias direcciones de email a Klaviyo Helpdesk. Repite estos pasos para cada dirección que quieras agregar.

1. En Klaviyo, ve a Servicio > Helpdesk.
2. Haz clic en Configuración.
   
3. Selecciona la pestaña de correo electrónico en la parte superior.
4. En Asistencia por correo electrónico, activa la configuración. Verás una dirección de correo electrónico del espacio de trabajo generada automáticamente. Los correos electrónicos reenviados aquí crearán tickets en tu Helpdesk.
   
5. Haz clic en Añadir dirección de correo electrónico.
6. Introduce la dirección de correo electrónico de tu equipo de asistencia (por ejemplo, equipo de asistencia@yourcompany.com) y haz clic en Siguiente.
7. En el paso Reenviar tus correos electrónicos, copia la dirección de correo electrónico de tu espacio de trabajo. Esta es la misma dirección que se mostró anteriormente.
   
8. Configura el reenvío desde tu equipo de asistencia correo electrónico a la dirección de correo electrónico del espacio de trabajo en la configuración de tu proveedor de correo electrónico. Ten en cuenta que esta configuración variará en función de tu proveedor. Consulta la documentación de tu proveedor para conocer los pasos exactos:
   • Gmail 

   • Espacio de trabajo Google

     Configurar Gmail difiere significativamente de configurar Google Workspace. Si no estás seguro de cuál tienes, comprueba si tienes un administrador; si es así, se trata de Google Workspace.

   • Outlook
   • Yahoo

   • Apple iCloud Mail

     Tu proveedor puede pedirte que verifiques la dirección de reenvío. Busca un email de verificación en tu Helpdesk de Klaviyo, normalmente en la pestaña Sin asignar.

9. Una vez completada la verificación, vuelve a Klaviyo y haz clic en Marcar como hecho en el menú Añadir dirección de correo electrónico.
10. Haz clic en Enviar prueba. Esto hace que Klaviyo envíe un correo electrónico de prueba para confirmar tu configuración. Cuando el reenvío esté activo, aparecerá un mensaje indicando que se ha realizado correctamente. La carga puede tardar un minuto.
    
11. Haz clic en Finalizar configuración. Una vez confirmado, el correo electrónico que acabas de agregar aparecerá en la sección Reenvío de correo electrónico.
    

Prueba tu dirección de reenvío

Ahora que tu conexión de reenvío de email está configurada, envía un email de prueba a tu dirección de soporte y confirma que aparece en tu Helpdesk de Klaviyo.

• Si no aparece el correo electrónico de prueba, asegúrate de que tu dirección está marcada como Verificada en la tabla de reenvío y de que la configuración está completa.
• Si sigues sin recibir el correo electrónico reenviado, vuelve a comprobar la configuración de reenvío en tu proveedor de correo electrónico y revisa la documentación de tu proveedor de correo electrónico.

Gestionar tickets de correo electrónico equipo de asistencia en Klaviyo's Helpdesk

Luego de configurar el reenvío de email, todos los emails enviados a tu dirección de soporte aparecerán como tiquetes en el Helpdesk de Klaviyo.

Tu equipo de asistencia puede:

• Haz clic en cualquier ticket para ver la conversación completa por correo electrónico y cualquier archivo adjunto del cliente.
  • Si el correo electrónico del remitente coincide con un perfil existente en Klaviyo, los detalles de su perfil y su historial de comunicación son visibles en la barra lateral.
  • Si no hay ninguna coincidencia, se crea automáticamente un nuevo perfil.
• Responde directamente desde el Helpdesk de Klaviyo; tu respuesta se envía a la dirección de email del cliente.
• Gestiona todos los mensajes de seguimiento en el mismo hilo del ticket hasta que éste se cierre, ya sea por un miembro del equipo o automáticamente.

Los emails de asistencia enviados a través de Helpdesk no afectan a la capacidad de entrega de los emails de marketing y no se incluyen en tu facturación de emails de marketing. Más información sobre Klaviyo Helpdesk.

Guía de solución de problemas

Síntoma: Tus correos electrónicos de soporte reenviados no aparecen en Helpdesk, o tus correos electrónicos de prueba fallan.

Causa probable: los correos electrónicos se reenvían manualmente (es decir, un miembro del equipo hace clic en "Reenviar" en su bandeja de entrada). Los correos electrónicos reenviados manualmente carecen de los encabezados originales que Klaviyo Helpdesk necesita para identificar al cliente. Estos correos electrónicos se descartarán y no se creará ningún ticket.

Solución: Debes configurar el reenvío automático del lado del servidor desde tu bandeja de entrada de soporte técnico al correo electrónico de tu espacio de trabajo de Klaviyo. Indica a tu equipo que no reenvíe manualmente los mensajes al servicio de asistencia técnica; en su lugar, haz que gestionen todos los tickets desde la interfaz de usuario de Klaviyo Helpdesk .

Síntoma: Se crean tickets, pero el cliente "" es una de las direcciones de correo electrónico de tu propia empresa (por ejemplo, info@mybrand.com). en lugar del cliente real.

Causa probable: estás utilizando reenvíos encadenados o anidados. Por ejemplo, los clientes envían un correo electrónico a info@mybrand.com, que luego reenvía a help@mybrand.com, que luego se reenvía a la dirección de tu espacio de trabajo de Klaviyo. En este caso, Helpdesk puede identificar incorrectamente la dirección intermedia (info@mybrand.com) como el remitente original.

Solución: configura tu proveedor de correo electrónico para que reenvíe los mensajes directamente desde la primera bandeja de entrada con la que se pongan en contacto tus clientes (por ejemplo, info@mybrand.com). a tu correo electrónico del espacio de trabajo Klaviyo Helpdesk . Elimina cualquier paso intermedio de reenvío.

Recursos adicionales

• Cómo asignar tickets en Klaviyo Inbox
• Cómo crear macros para las entradas de la Bandeja de entrada
• primeros pasos con chat web