Cómo reenviar automáticamente correos electrónicos de asistencia a Klaviyo Helpdesk
Aprende a reenviar correos electrónicos de clientes a Klaviyo Helpdesk para administrar el soporte en un solo lugar central. Puedes configurar el reenvío automático de correo electrónico para dirigir cualquier correo enviado a tu dirección de atención al cliente a Helpdesk, lo que te permite gestionar el soporte por correo electrónico a través de Klaviyo.
Antes de empezar
- Asegúrate de tener acceso de Administrador al proveedor de correo electrónico y a la configuración del dominio. Invita a tu Administrador a Klaviyo si necesitas ayuda para configurar el reenvío.
Cómo funciona el reenvío de correo electrónico
Agregar soporte por correo electrónico a Klaviyo Helpdesk te permite administrar los correos electrónicos de clientes junto con otros canales de soporte. Después de configurar el reenvío de correo electrónico, cualquier mensaje enviado a tu dirección de soporte (por ejemplo, support@yourcompany.com) se entrega directamente a tu Klaviyo Helpdesk.
Cada correo electrónico entrante aparece como un nuevo ticket en Klaviyo Helpdesk. Tú y tu equipo pueden ver, asignar y responder a los tickets desde Klaviyo. Todas las respuestas se envían al correo electrónico de tu cliente, lo que permite la comunicación bidireccional.
Configurar el reenvío automático de correos electrónicos
Puedes reenviar varias direcciones de correo electrónico a Klaviyo Helpdesk. Repite estos pasos para cada dirección que quieras agregar.
- En Klaviyo, ve al ícono de la cuenta en la esquina inferior izquierda y haz clic en Configuración > Correo electrónico > Configuración de entrada o ve directamente a Configuración de entrada.
- En Soporte por correo electrónico, activa la configuración Activado y haz clic en Guardar. Verás la dirección de correo electrónico de soporte proporcionada por Klaviyo. Si el soporte por correo electrónico ya está activado, continúa con el siguiente paso.
- En Reenvío de correos, haz clic en Agregar dirección de correo electrónico.
- Ingresa tu dirección de correo electrónico de soporte (p. ej., support@yourcompany.com). Si aparece el menú desplegable Reenviar al dominio, selecciona el dominio de destino para los correos electrónicos reenviados. Luego haz clic en Siguiente.
- En el paso Reenviar correos electrónicos, copia la dirección de correo electrónico de destino que se muestra. Usa esta dirección exacta en la configuración de reenvío de tu proveedor; refleja el dominio de destino seleccionado para esta dirección de soporte.
- Configura el reenvío automático directamente desde la bandeja de entrada de soporte a la dirección de destino copiada en la configuración de tu proveedor de correo electrónico. No reenvíes manualmente mensajes individuales ni los redirijas primero a través de otra bandeja de entrada. Esta configuración variará según tu proveedor. Consulta la documentación de tu proveedor para conocer los pasos exactos:
Configurar Gmail es muy diferente de configurar Google Workspace. Si no estás seguro de cuál tienes, revisa si tienes un administrador; si es así, es Google Workspace.
Si usas Outlook, debes asegurarte de que el interruptor “Habilitar reenvío externo” esté activado. Si no estás seguro de si está activado o desactivado, ponte en contacto con el equipo de TI para activarlo.
Es posible que tu proveedor te pida que verifiques la dirección de reenvío. Si es así, abre el correo electrónico de verificación en tu Klaviyo Helpdesk y sigue las instrucciones de tu proveedor. Revisa la pestaña Sin asignar si no ves el correo electrónico en la bandeja de entrada.
- Después de configurar el reenvío y completar cualquier verificación que requiera tu proveedor, vuelve a Klaviyo y haz clic en Marcar como listo en el panel Agregar dirección de correo electrónico.
- Haz clic en Enviar prueba. Esto hace que Klaviyo envíe un correo electrónico de prueba para confirmar la configuración. Espera el mensaje de confirmación antes de terminar. Esto puede tardar un minuto en cargar. Si la prueba falla, revisa la configuración de reenvío del proveedor y luego haz clic en Enviar prueba de nuevo.
- Haz clic en Finalizar para cerrar el panel. Confirma que la dirección de correo electrónico de soporte tenga el estado Verificado en la sección Reenvío de correo electrónico.
Prueba la dirección de reenvío
Ahora que se configuró la conexión de reenvío de correo electrónico, envía un correo de prueba a la dirección de soporte y confirma que aparezca en tu Helpdesk de Klaviyo.
- Si el correo electrónico de prueba no aparece, revisa el estado de la dirección en la tabla de reenvío. Si no está Verificado, abre el menú de acciones de esa fila y haz clic en Finalizar configuración para volver a abrir el panel y completar la prueba de reenvío.
- Si todavía no recibes correos electrónicos reenviados, vuelve a revisar la configuración de reenvío en el proveedor de correo electrónico y consulta la documentación del proveedor.
Gestionar tickets de asistencia por correo electrónico en Helpdesk de Klaviyo
Después de configurar el reenvío de correo electrónico, todos los correos electrónicos enviados a tu dirección de soporte aparecerán como tickets en Klaviyo Helpdesk.
Tu equipo de asistencia puede:
- Haz clic en cualquier ticket para ver la conversación completa del correo electrónico y los archivos adjuntos del cliente.
- Si el correo electrónico del remitente coincide con un perfil existente en Klaviyo, los detalles del perfil y el historial de comunicación se muestran en la barra lateral.
- Si no hay ninguna coincidencia, se crea automáticamente un nuevo perfil.
- Responde directamente desde Klaviyo Helpdesk; la respuesta se envía a la dirección de correo electrónico del cliente.
- Gestiona todos los mensajes de seguimiento en el mismo hilo del ticket hasta que se cierre, ya sea por una persona del equipo o automáticamente.
Los correos electrónicos de soporte enviados a través de Helpdesk no afectan la capacidad de entrega del correo electrónico de marketing y no se incluyen en la facturación del correo electrónico de marketing. Obtén más información sobre Klaviyo Helpdesk.
Guía de solución de problemas
Síntoma: El reenvío de mi correo electrónico de soporte se marcó como fallido aunque seguí la documentación.
Causa probable: Los proveedores de correo electrónico Enterprise suelen desactivar de forma predeterminada el reenvío a destinatarios externos por motivos de seguridad.
Solución: Ponte en contacto con tu administrador de TI para habilitar el reenvío a destinatarios externos y, luego, vuelve a intentar la prueba de reenvío en Klaviyo.
Síntoma: los correos electrónicos de soporte reenviados no aparecen en Helpdesk o fallan los correos electrónicos de prueba.
Causa probable: Los correos electrónicos se están reenviando manualmente (es decir, un miembro del equipo hace clic en "Reenviar" en su bandeja de entrada). Los correos electrónicos reenviados manualmente no tienen los encabezados originales que Klaviyo Helpdesk requiere para identificar al cliente. Estos correos electrónicos se descartarán y no crearán un ticket.
Corrección: Debes configurar el reenvío automático del lado del servidor desde la bandeja de entrada de soporte hacia el correo electrónico de tu espacio de trabajo de Klaviyo. Indica a tu equipo que no reenvíe manualmente mensajes al Helpdesk; en su lugar, pídeles que gestionen todos los tickets desde la IU del Helpdesk de Klaviyo.
Síntoma: Se están creando tickets, pero el "cliente" es una de las direcciones de correo electrónico de mi propia empresa (por ejemplo, info@mybrand.com) en lugar del cliente real.
Causa probable: Estás usando reenvío encadenado o anidado. Por ejemplo, los clientes envían un correo electrónico a info@mybrand.com, que luego reenvía a help@mybrand.com, que después reenvía a la dirección de tu espacio de trabajo de Klaviyo. En este caso, Helpdesk puede identificar incorrectamente una de las direcciones de tu empresa (como info@mybrand.com) como el remitente original.
Solución: Configura tu proveedor de correo electrónico para reenviar los mensajes directamente desde la primera bandeja de entrada con la que tus clientes se ponen en contacto (por ejemplo, info@mybrand.com) al correo electrónico de tu espacio de trabajo de Klaviyo Helpdesk. Elimina cualquier paso de reenvío intermedio.
Recursos adicionales
- How to assign tickets in your Klaviyo Helpdesk
Learn how to assign tickets within your Klaviyo Helpdesk to efficiently manage customer inquiries and delegate responsibilities among your support team. By understanding views in Helpdesk and assignment actions, you can ensure efficient, organized customer support operations.
- How to create and use macros for Helpdesk tickets
Find out how to create and use macros (previously called “quick responses”) in tickets in Klaviyo Helpdesk. Macros are pre-written, reusable responses your support agents can insert into replies for SMS and web chat tickets.
- Getting started with web chat
Learn about web chat, which is a 2-way communication channel you can add to your website. Web chat can be set up on its own for you to use with Customer Agent and Helpdesk, but it's also designed to be a seamless part of Customer Hub. Web chat allows your business to engage in live, personalized conversations with visitors on your website so they can easily get answers to their questions or assistance with issues.