So leitest du Support-E-Mails automatisch an Klaviyo Helpdesk weiter
Hier erfährst du, wie du Kund*innen-E-Mails an Klaviyo Helpdesk weiterleitest, um den Support an einem zentralen Ort zu verwalten. Du kannst die automatische E-Mail-Weiterleitung einrichten, um alle E-Mails, die an deine Kund*innen-Support-Adresse gesendet werden, an Helpdesk weiterzuleiten. So kannst du E-Mail-Support über Klaviyo bearbeiten.
Bevor du anfängst
- Stell sicher, dass du Adminzugriff auf deinen E-Mail-Anbieter und die Domaineinstellungen hast. Lade deine Admin-Person zu Klaviyo ein, wenn du Hilfe beim Konfigurieren der Weiterleitung brauchst.
So funktioniert die E-Mail-Weiterleitung
Wenn du dem Klaviyo Helpdesk E-Mail-Support hinzufügst, kannst du Kund*innen-E-Mails zusammen mit anderen Support-Kanälen verwalten. Nachdem du die E-Mail-Weiterleitung eingerichtet hast, wird jede Nachricht, die an deine Support-Adresse (zum Beispiel support@yourcompany.com) gesendet wird, direkt an deinen Klaviyo Helpdesk zugestellt.
Jede eingehende E-Mail wird als neues Ticket im Klaviyo Helpdesk angezeigt. Du und dein Team könnt Tickets direkt in Klaviyo ansehen, zuweisen und beantworten. Alle Antworten werden an die E-Mail-Adresse deiner Kund*innen gesendet und unterstützen die Zwei-Wege-Kommunikation.
Automatische E-Mail-Weiterleitung einrichten
Du kannst mehrere E-Mail-Adressen an das Klaviyo Helpdesk weiterleiten. Wiederhole diese Schritte für jede Adresse, die du hinzufügen möchtest.
- Gehe in Klaviyo unten links zu deinem Kontosymbol und klicke auf Einstellungen > E-Mail > Eingehende Einstellungen oder klicke hier.
- Aktiviere unter E-Mail-Support die Einstellung Ein. Du siehst eine automatisch generierte Workspace-E-Mail-Adresse. An E-Mails, die hierher weitergeleitet werden, werden Tickets in deinem Helpdesk erstellt.
- Klicke auf E-Mail-Adresse hinzufügen.
- Support-E-Mail-Adresse eingeben (z. B. support@yourcompany.com) und auf Weiter klicken.
- Kopiere im Schritt Deine E-Mails weiterleiten deine Workspace-E-Mail-Adresse. Das ist dieselbe Adresse, die zuvor angezeigt wurde.
- Richte in den Einstellungen deines E-Mail-Anbieters die Weiterleitung von deiner Support-E-Mail-Adresse an die E-Mail-Adresse des Workspaces ein. Beachte, dass diese Einrichtung je nach Anbieter variieren kann. Sieh in der Dokumentation deines Anbieters nach, um die genauen Schritte zu erfahren:
Das Einrichten von Gmail unterscheidet sich deutlich vom Einrichten von Google Workspace. Wenn du dir nicht sicher bist, welche Option du hast, prüfe, ob du eine*n Administrator*in hast; wenn ja, ist es Google Workspace.
Wenn du Outlook verwendest, musst du sicherstellen, dass der Schalter „Externes Weiterleiten aktivieren“ aktiviert ist. Wenn du dir nicht sicher bist, ob es aktiviert oder deaktiviert ist, wende dich an dein IT-Team, um es zu aktivieren.
Dein Anbieter kann dich auffordern, die Weiterleitungsadresse zu bestätigen. Suche nach einer Bestätigungs-E-Mail in deinem Klaviyo Helpdesk, normalerweise unter dem Tab Unassigned.
- Nachdem du die Verifizierung abgeschlossen hast, gehe zurück zu Klaviyo und klicke im Menü E-Mail-Adresse hinzufügen auf Als erledigt markieren.
- Klicke auf Test senden. Dadurch wird Klaviyo aufgefordert, eine Test-E-Mail zu senden, um deine Einrichtung zu bestätigen. Wenn die Weiterleitung aktiv ist, wird eine Erfolgsmeldung angezeigt. Das Laden kann eine Minute dauern.
- Klicke auf Einrichtung beenden. Nach der Bestätigung wird die E-Mail-Adresse, die du gerade hinzugefügt hast, im Abschnitt E-Mail-Weiterleitung angezeigt.
Teste deine Weiterleitungsadresse
Nachdem die E-Mail-Weiterleitungsverbindung eingerichtet ist, eine Test-E-Mail an die Support-Adresse senden und bestätigen, dass sie im Klaviyo Helpdesk angezeigt wird.
- Wenn die Test-E-Mail nicht angezeigt wird, stell sicher, dass deine Adresse in der Weiterleitungstabelle als „Verifiziert“ markiert ist und dass die Einrichtung abgeschlossen ist.
- Wenn du weiterhin keine weitergeleiteten E-Mails erhältst, überprüfe deine Weiterleitungseinstellungen bei deinem E-Mail-Anbieter und sieh dir die Dokumentation deines E-Mail-Anbieters an.
E-Mail-Supporttickets im Helpdesk von Klaviyo verwalten
Nachdem du die E-Mail-Weiterleitung eingerichtet hast, werden alle E-Mails, die an deine Support-Adresse gesendet werden, als Tickets im Klaviyo Helpdesk angezeigt.
Dein Support-Team kann:
- Klicke auf ein Ticket, um den vollständigen E-Mail-Verlauf und alle Anhänge von Kund*innen zu sehen.
- Wenn die E-Mail-Adresse der Absender*in mit einem bestehenden Profil in Klaviyo übereinstimmt, sind die Profildetails und der Kommunikationsverlauf in der Seitenleiste sichtbar.
- Wenn es keine Übereinstimmung gibt, wird automatisch ein neues Profil erstellt.
- Antworte direkt aus dem Klaviyo Helpdesk; deine Antwort wird an die E-Mail-Adresse der Kund*innen gesendet.
- Verwalte alle Follow-up-Nachrichten im selben Ticket-Thread, bis das Ticket geschlossen ist, entweder durch ein*e Teammitglied oder automatisch.
Support-E-Mails, die über Helpdesk gesendet werden, wirken sich nicht auf die Zustellbarkeit von Marketing-E-Mails aus und sind nicht in deiner Abrechnung für Marketing-E-Mails enthalten. Mehr über Klaviyo Helpdesk erfahren.
Fehlerbehebung
Symptom: Meine weitergeleitete Support-E-Mail wurde als fehlgeschlagen markiert, obwohl ich die Dokumentation befolgt habe.
Wahrscheinliche Ursache: Enterprise-E-Mail-Anbieter deaktivieren aus Sicherheitsgründen häufig standardmäßig die Weiterleitung an externe Empfänger*innen.
Lösung: Du musst dich an deine*n IT-Administrator*in wenden, um die Weiterleitung an externe Empfänger*innen zu aktivieren.
Symptom: Meine weitergeleiteten Support-E-Mails werden nicht im Helpdesk angezeigt oder meine Test-E-Mails schlagen fehl.
Wahrscheinliche Ursache: Die E-Mails werden manuell weitergeleitet (d. h., ein*e Teammitglied klickt im Posteingang auf „Weiterleiten“). Manuell weitergeleiteten E-Mails fehlen die ursprünglichen Header, die Klaviyo Helpdesk benötigt, um die Kund*innen zu identifizieren. Diese E-Mails werden verworfen und erstellen kein Ticket.
Behebung: Richte eine automatische, serverseitige Weiterleitung von deinem Support-Posteingang an deine Klaviyo-Workspace-E-Mail ein. Weise dein Team an, Nachrichten nicht manuell an den Helpdesk weiterzuleiten; stattdessen sollen sie alle Tickets innerhalb der Klaviyo Helpdesk UI verwalten.
Symptom: Tickets werden erstellt, aber die „Kund*innen“-Adresse ist eine E-Mail-Adresse meines eigenen Unternehmens (z. B. info@mybrand.com) statt der tatsächlichen Kund*innen-Adresse.
Wahrscheinliche Ursache: Es werden verkettete oder verschachtelte Weiterleitungen verwendet. Beispielsweise senden Kund*innen eine E-Mail an info@mybrand.com, die dann an help@mybrand.com weitergeleitet wird, die dann an die Adresse deines Klaviyo-Workspace weiterleitet. In diesem Fall kann Helpdesk die Zwischenadresse (info@mybrand.com) fälschlicherweise als ursprüngliche*n Absender*in identifizieren.
Lösung: Konfiguriere deinen E-Mail-Anbieter so, dass Nachrichten direkt aus dem ersten Posteingang weitergeleitet werden, den deine Kund*innen kontaktieren (z. B. info@mybrand.com), an die Workspace-E-Mail deines Klaviyo Helpdesk. Entferne alle zwischengeschalteten Weiterleitungsschritte.