Automatische Weiterleitung von Support-E-Mails an Klaviyo Helpdesk

Lerne, wie du Kunden-E-Mails an Klaviyo Helpdesk weiterleitest, um den Support an einem zentralen Ort zu verwalten. Du kannst eine automatische E-Mail-Weiterleitung einrichten, um alle E-Mails, die an deine Kundensupportadresse gesendet werden, an Helpdesk weiterzuleiten, so dass du den E-Mail-Support über Klaviyo abwickeln kannst.

Bevor du anfängst

• Vergewissere dich, dass du Admin-Zugriff auf deinen E-Mail-Anbieter und die Domain-Einstellungen hast. Lade deinen Admin zu Klaviyo ein, wenn du Hilfe bei der Konfiguration der Weiterleitung brauchst.

So funktioniert die E-Mail-Weiterleitung

Wenn du den E-Mail-Support zu Klaviyo Helpdesk hinzufügst, kannst du Kunden-E-Mails zusammen mit anderen Supportkanälen verwalten. Nachdem du eine E-Mail-Weiterleitung eingerichtet hast, wird jede Nachricht, die an deine Supportadresse (z.B. support@yourcompany.com) gesendet wird, direkt an deinen Klaviyo Helpdesk weitergeleitet.

Jede eingehende E-Mail erscheint als neues Ticket in Klaviyo Helpdesk. Du und dein Team können Tickets von Klaviyo aus anzeigen, zuweisen und beantworten. Alle Antworten werden an die E-Mail deines Kunden gesendet, was die Kommunikation in beide Richtungen unterstützt.

Automatische E-Mail-Weiterleitung einrichten

Du kannst mehrere E-Mail-Adressen an Klaviyo Helpdesk weiterleiten. Wiederhole diese Schritte für jede Adresse, die du hinzufügen möchtest.

1. In Klaviyo gehst du zu Service > Helpdesk.
2. Klicke auf Einstellungen.
   
3. Wähle oben die Registerkarte E-Mail.
4. Aktiviere unter Email-Unterstützung die Einstellung Ein. Du siehst eine automatisch generierte Workspace-E-Mail-Adresse. Hier weitergeleitete Emails erstellen Tickets in deinem Helpdesk.
   
5. Klicke auf E-Mail Adresse hinzufügen.
6. Gib deine Support-E-Mail-Adresse ein (z.B. Support@yourcompany.com) und klicke auf Weiter.
7. Kopiere im Schritt Deine E-Mails weiterleiten die E-Mail-Adresse deines Arbeitsbereichs. Dies ist die gleiche Adresse, die zuvor gezeigt wurde.
   
8. Richte in den Einstellungen deines E-Mail-Anbieters eine Weiterleitung von deiner Support-E-Mail an die Arbeitsbereich-E-Mail-Adresse ein. Beachte, dass diese Einstellung je nach Anbieter variiert. Die genauen Schritte findest du in der Dokumentation deines Anbieters:
   • Gmail 

   • Google Arbeitsbereich

     Die Einrichtung von Google Mail unterscheidet sich erheblich von der Einrichtung von Google Workspace. Wenn du dir nicht sicher bist, welche du hast, überprüfe, ob du einen Administrator hast; wenn ja, ist es Google Workspace.

   • Outlook
   • Yahoo

   • Apple iCloud Mail

     Dein Anbieter kann dich auffordern, die Nachsendeadresse zu überprüfen. Halte Ausschau nach einer Verifizierungs-E-Mail in deinem Klaviyo Helpdesk, normalerweise unter dem Reiter „ Nicht zugewiesen“.

9. Nachdem du die Verifizierung abgeschlossen hast, gehst du zurück zu Klaviyo und klickst im Menü E-Mail-Adresse hinzufügen auf Fertig markieren.
10. Klicke auf Test senden. Klaviyo wird aufgefordert, eine Test-E-Mail zu senden, um deine Einrichtung zu bestätigen. Wenn die Weiterleitung aktiv ist, siehst du eine Erfolgsmeldung. Das Laden kann eine Minute dauern.
    
11. Klicke auf Einrichtung abschließen. Nach der Bestätigung wird die E-Mail, die du gerade hinzugefügt hast, im Abschnitt Email-Weiterleitung angezeigt.
    

Teste deine Nachsendeadresse

Jetzt, wo deine E-Mail-Weiterleitung eingerichtet ist, schickst du eine Test-E-Mail an deine Support-Adresse und bestätigst, dass sie in deinem Klaviyo Helpdesk erscheint.

• Wenn die Test-E-Mail nicht erscheint, vergewissere dich, dass deine Adresse in der Weiterleitungstabelle als geprüft markiert ist und die Einrichtung abgeschlossen ist.
• Wenn du immer noch keine weitergeleiteten E-Mails erhältst, überprüfe deine Weiterleitungseinstellungen in deinem E-Mail-Anbieter und lies die Dokumentation deines E-Mail-Anbieters.

Verwalten von E-Mail-Support-Tickets im Klaviyo Helpdesk

Nachdem du die E-Mail-Weiterleitung eingerichtet hast, erscheinen alle E-Mails, die an deine Supportadresse gesendet werden, als Tickets im Klaviyo Helpdesk.

Dein Support-Team kann:

• Klicke auf ein Ticket, um die vollständige E-Mail-Konversation und alle Anhänge des Kunden zu sehen.
  • Wenn die E-Mail des Absenders mit einem bestehenden Profil auf Klaviyo übereinstimmt, werden die Profildetails und der Kommunikationsverlauf in der Seitenleiste angezeigt.
  • Wenn es keine Übereinstimmung gibt, wird automatisch ein neues Profil erstellt.
• Antworte direkt vom Klaviyo Helpdesk; deine Antwort wird an die E-Mail-Adresse des Kunden gesendet.
• Verwalte alle Folgemeldungen im selben Ticket-Thread, bis das Ticket geschlossen wird, entweder durch ein Teammitglied oder automatisch.

Support-E-Mails, die über den Helpdesk versendet werden, haben keinen Einfluss auf die Zustellbarkeit von Marketing-E-Mails und werden nicht in die Abrechnung deiner Marketing-E-Mails einbezogen. Erfahre mehr über Klaviyo Helpdesk.

Fehlerbehebung

Symptom: Meine weitergeleiteten Support-E-Mails werden nicht im Helpdesk angezeigt oder meine Test-E-Mails schlagen fehl.

Wahrscheinliche Ursache: Die E-Mails werden manuell weitergeleitet (d. h. ein Teammitglied klickt in seinem Posteingang auf „Weiterleiten“). Bei manuell weitergeleiteten E-Mails fehlen die Original-Header, die Klaviyo Helpdesk zur Identifizierung des Kunden benötigt. Diese E-Mails werden gelöscht und kein Ticket erstellt.

Fix: Du musst eine automatische, serverseitige Weiterleitung von deinem Support-Posteingang an deine Klaviyo Workspace-E-Mail einrichten. Fordere dein Team auf, Nachrichten nicht manuell an den Helpdesk weiterzuleiten, sondern alle Tickets über die Klaviyo Helpdesk UI zu verwalten.

Symptom: Tickets werden erstellt, aber der „Kunde“ ist eine der E-Mail-Adressen meines eigenen Unternehmens (z. B. info@mybrand.com). anstelle des tatsächlichen Kunden.

Wahrscheinliche Ursache: Du verwendest eine verkettete oder verschachtelte Weiterleitung. Beispiel: Kunden senden eine E-Mail an info@mybrand.com, die dann an help@mybrand.com weitergeleitet wird, die dann an deine Klaviyo-Arbeitsbereichsadresse weitergeleitet wird. In diesem Fall kann das Helpdesk die Zwischenadresse (info@mybrand.com) fälschlicherweise als Originalabsender identifizieren.

Fix: Konfiguriere deinen E-Mail-Anbieter so, dass Nachrichten direkt aus dem ersten Posteingang deiner Kunden weitergeleitet werden (z. B. info@mybrand.com). an deine Klaviyo Helpdesk Workspace-E-Mail. Entferne alle Zwischenschritte für die Weiterleitung.

Weitere Ressourcen

• Wie man Tickets in der Klaviyo Inbox zuweist
• Wie man Makros für Inbox-Tickets erstellt
• Erste Schritte mit dem Web-Chat