Cómo reenviar automáticamente los emails de asistencia a Klaviyo Helpdesk

Aprende a reenviar los emails de los clientes a Klaviyo Helpdesk para gestionar la asistencia en un solo lugar. Puedes configurar el reenvío automático de emails para dirigir cualquier email enviado a tu dirección de atención al cliente a Helpdesk, lo que te permite gestionar la asistencia por email a través de Klaviyo.

Antes de empezar

• Asegúrate de tener acceso de administrador a tu proveedor de email y a la configuración del dominio. Invita a tu administrador a Klaviyo si necesitas ayuda para configurar el reenvío.

Cómo funciona el reenvío de email

Añadir soporte por email a Klaviyo Helpdesk te permite gestionar los emails de los clientes junto con otros canales de soporte. Después de configurar el reenvío de email, cualquier mensaje que se envíe a tu dirección de soporte (por ejemplo, support@yourcompany.com) se entrega directamente en tu Helpdesk de Klaviyo.

Cada email entrante aparece como un nuevo ticket en Klaviyo Helpdesk. Tú y tu equipo podéis ver, asignar y responder a tickets desde Klaviyo. Todas las respuestas se envían al email de tu cliente, lo que permite la comunicación bidireccional.

Configurar el reenvío automático de email

Puedes reenviar varias direcciones de email a Klaviyo Helpdesk. Repite estos pasos para cada dirección que quieras añadir.

1. En Klaviyo, ve al icono de tu cuenta en la esquina inferior izquierda y haz clic en Configuración > Email > Configuración de entrada o haz clic aquí.
2. En Asistencia por Email, activa el ajuste Activado. Verás una dirección de email del espacio de trabajo generada automáticamente. Los emails reenviados aquí crearán tickets en tu Helpdesk.
   

3. Haz clic en Añadir una dirección de email.
4. Introduce tu dirección de email de asistencia (p. ej., support@yourcompany.com) y haz clic en Siguiente.
5. En el paso Reenviar tus emails, copia la dirección de email de tu espacio de trabajo. Esta es la misma dirección que se mostró antes.
   

6. Configura el reenvío desde tu email de soporte a la dirección de email del espacio de trabajo en la configuración de tu proveedor de email. Ten en cuenta que esta configuración variará según tu proveedor. Consulta la documentación de tu proveedor para ver los pasos exactos:
   • Gmail
   • Google Workspace

• Outlook

• Yahoo
• Apple iCloud Mail

1. Después de completar la verificación, vuelve a Klaviyo y haz clic en Marcar como completado en el menú Añadir dirección de email.
2. Haz clic en Enviar prueba. Esto hace que Klaviyo envíe un email de prueba para confirmar tu configuración. Cuando el reenvío esté activo, verás un mensaje que indicará que el proceso se ha realizado correctamente. Esto puede tardar un minuto en cargarse.
   

3. Haz clic en Finalizar configuración. Una vez confirmado, el email que acabas de añadir se mostrará en la sección Reenvío de Email.
   

Prueba tu dirección de email de reenvío

Ahora que la conexión de reenvío de email está configurada, envía un email de prueba a tu dirección de soporte y confirma que aparece en tu Helpdesk de Klaviyo.

• Si el email de prueba no aparece, asegúrate de que tu dirección esté marcada como Verificada en la tabla de reenvío y de que la configuración esté completa.
• Si todavía no recibes emails reenviados, vuelve a comprobar tu configuración de reenvío en tu proveedor de email y revisa la documentación de tu proveedor de email.

Gestionar tickets de asistencia por email en el Helpdesk de Klaviyo

Después de configurar el reenvío de email, todos los emails enviados a tu dirección de soporte aparecerán como tickets en el Helpdesk de Klaviyo.

Tu equipo de asistencia puede:

• Haz clic en cualquier ticket para ver la conversación completa por email y cualquier archivo adjunto del cliente.
  • Si el email del remitente coincide con un perfil existente en Klaviyo, sus detalles de perfil y su historial de comunicación se muestran en la barra lateral.
  • Si no hay ninguna coincidencia, se crea automáticamente un nuevo perfil.
• Responde directamente desde Klaviyo Helpdesk; tu respuesta se envía a la dirección de email del cliente.
• Gestiona todos los mensajes de seguimiento en el mismo hilo del ticket hasta que el ticket se cierre, ya sea por un miembro del equipo o automáticamente.

Los correos electrónicos de soporte enviados a través de Helpdesk no afectan a la capacidad de entrega del email de marketing y no se incluyen en tu facturación del email de marketing. Más información sobre Klaviyo Helpdesk.

Solución de problemas

Síntoma: Mi email de soporte reenviado se marcó como fallido aunque seguí la documentación

Causa probable: los proveedores de email Enterprise suelen desactivar el reenvío a destinatarios externos de forma predeterminada por motivos de seguridad.

Solución: tendrás que ponerte en contacto con el administrador de TI para habilitar el reenvío a destinatarios externos.

Síntoma: Mis correos electrónicos de soporte reenviados no aparecen en Helpdesk o mis correos electrónicos de prueba fallan.

Causa probable: los emails se están reenviando manualmente (es decir, un miembro del equipo hace clic en "Reenviar" en su bandeja de entrada). Los emails reenviados manualmente no incluyen los encabezados originales que Klaviyo Helpdesk necesita para identificar al cliente. Estos emails se descartarán y no crearán un ticket.

Solución: debes configurar el reenvío automático del lado del servidor desde tu bandeja de entrada de soporte al email de tu espacio de trabajo de Klaviyo. Indica a tu equipo que no reenvíe los mensajes manualmente al Helpdesk; en su lugar, que gestionen todos los tickets desde la interfaz de usuario del Helpdesk de Klaviyo.

Síntoma: se crean tickets, pero el «cliente» es una de las direcciones de email de mi propia empresa (por ejemplo, info@mybrand.com) en lugar del cliente real.

Causa probable: Estás usando reenvío encadenado o anidado. Por ejemplo, los clientes envían un email a info@mybrand.com, que luego se reenvía a help@mybrand.com, que después se reenvía a la dirección de tu espacio de trabajo de Klaviyo. En este caso, Helpdesk puede identificar incorrectamente la dirección intermedia (info@mybrand.com) como el remitente original.

Solución: configura tu proveedor de email para que reenvíe los mensajes directamente desde la primera bandeja de entrada con la que se pongan en contacto tus clientes (p. ej., info@mybrand.com) al email del espacio de trabajo de tu Helpdesk de Klaviyo. Elimina cualquier paso intermedio de reenvío.

Recursos adicionales