Cómo reenviar automáticamente los correos electrónicos de soporte a Klaviyo Helpdesk

Aprende a reenviar los correos electrónicos de los clientes a Klaviyo Helpdesk para gestionar la asistencia en un lugar centralizado. Puedes configurar el reenvío automático de correo electrónico para dirigir a Helpdesk cualquier correo electrónico enviado a tu dirección de atención al cliente, lo que te permitirá gestionar la atención al cliente por correo electrónico a través de Klaviyo.

Antes de empezar

• Asegúrate de que tienes acceso de administrador a tu proveedor de correo electrónico y a la configuración del dominio. Invita a tu administrador a Klaviyo si necesitas ayuda para configurar el reenvío.

Cómo funciona el reenvío de correo electrónico

Añadir la asistencia por correo electrónico a Klaviyo Helpdesk te permite gestionar los correos electrónicos de los clientes junto con otro canal de asistencia. Después de configurar el reenvío de correo electrónico, cualquier mensaje enviado a tu dirección de soporte (por ejemplo, support@yourcompany.com) se entrega directamente a tu Klaviyo Helpdesk.

Cada correo electrónico entrante aparece como un nuevo ticket en Klaviyo Helpdesk. Tú y tu equipo podéis ver, asignar y responder a los tickets desde Klaviyo. Todas las respuestas se envían al correo electrónico de tu cliente, lo que favorece la comunicación bidireccional.

Configura el reenvío automático de correo electrónico

Puedes reenviar varias direcciones de correo electrónico a Klaviyo Helpdesk. Repite estos pasos para cada dirección que quieras añadir.

1. En Klaviyo, ve a Servicio > Helpdesk.
2. Haz clic en Configuración.
   
3. Selecciona la pestaña de correo electrónico en la parte superior.
4. En Asistencia por correo electrónico, activa la opción Activado. Verás una dirección de correo electrónico del Espacio de Trabajo generada automáticamente. Los correos electrónicos reenviados aquí crearán entradas en tu Helpdesk.
   
5. Haz clic en Añadir dirección de correo electrónico.
6. Introduce tu dirección de correo electrónico de asistencia (por ejemplo, asistencia@yourcompany.com) y haz clic en Siguiente.
7. En el paso Reenvía tu correo electrónico, copia la dirección de correo electrónico de tu espacio de trabajo. Se trata de la misma dirección mostrada anteriormente.
   
8. Configura el reenvío de tu correo electrónico de asistencia a la dirección de correo electrónico del espacio de trabajo en la configuración de tu proveedor de correo electrónico. Ten en cuenta que esta configuración variará en función de tu proveedor. Consulta la documentación de tu proveedor para conocer los pasos exactos:
   • Gmail 

   • Espacio de trabajo Google

     Configurar Gmail difiere significativamente de configurar Google Workspace. Si no estás seguro de cuál tienes, comprueba si tienes un administrador; si es así, se trata de Google Workspace.

   • Outlook
   • Yahoo

   • Apple iCloud Mail

     Tu proveedor puede pedirte que verifiques la dirección de reenvío. Busca un correo electrónico de verificación en tu Helpdesk de Klaviyo, normalmente en la pestaña Sin asignar.

9. Una vez completada la verificación, vuelve a Klaviyo y haz clic en Marcar como hecho en el menú Añadir dirección de correo electrónico.
10. Haz clic en Enviar prueba. Esto hace que Klaviyo envíe un correo electrónico de prueba para confirmar tu configuración. Cuando el reenvío esté activo, verás un mensaje de éxito. Puede tardar un minuto en cargarse.
    
11. Haz clic en Finalizar configuración. Una vez confirmado, el correo electrónico que acabas de añadir aparecerá en la sección de reenvío de correo electrónico.
    

Prueba tu dirección de reenvío

Ahora que tu conexión de reenvío de correo electrónico está configurada, envía un correo electrónico de prueba a tu dirección de soporte y confirma que aparece en tu Helpdesk de Klaviyo.

• Si no aparece el correo electrónico de prueba, asegúrate de que tu dirección está marcada como Verificada en la tabla de reenvío y de que la configuración está completa.
• Si sigues sin recibir el correo electrónico reenviado, vuelve a comprobar la configuración de reenvío en tu proveedor de correo electrónico y revisa la documentación de tu proveedor de correo electrónico.

Gestión de tickets de asistencia por correo electrónico en Klaviyo's Helpdesk

Después de configurar el reenvío de correo electrónico, todos los correos electrónicos enviados a tu dirección de soporte aparecerán como tickets en el Helpdesk de Klaviyo.

Tu equipo de asistencia puede:

• Haz clic en cualquier ticket para ver la conversación completa por correo electrónico y cualquier archivo adjunto del cliente.
  • Si el correo electrónico del remitente coincide con un perfil existente en Klaviyo, los detalles de su perfil y su historial de comunicación son visibles en la barra lateral.
  • Si no hay ninguna coincidencia, se crea automáticamente un nuevo perfil.
• Responde directamente desde el Helpdesk de Klaviyo; tu respuesta se envía a la dirección de correo electrónico del cliente.
• Gestiona todos los mensajes de seguimiento en el mismo hilo del ticket hasta que éste se cierre, ya sea por un miembro del equipo o automáticamente.

Los correos electrónicos de asistencia enviados a través de Helpdesk no afectan a la capacidad de entrega de los correos electrónicos de marketing y no se incluyen en tu facturación de correos electrónicos de marketing. Más información sobre Klaviyo Helpdesk.

Recursos adicionales

• Cómo asignar tickets en Klaviyo Inbox
• Cómo crear macros para las entradas de la Bandeja de entrada
• Primeros pasos con el chat web