Jak automatycznie przekierowywać e-maile do działu wsparcia do Klaviyo Helpdesk
Dowiedz się, jak przekazywać e-maile od klientów do Klaviyo Helpdesk, aby zarządzać wsparciem w jednym centralnym miejscu. Można skonfigurować automatyczne przekazywanie e-maili, aby kierować wszystkie wiadomości wysyłane na adres obsługi klienta do Helpdesk, co pozwala obsługiwać wsparcie e-mailowe przez Klaviyo.
Kilka słów na początek
- Upewnij się, że masz dostęp administratora do dostawcy poczty e-mail i ustawień domeny. Zaproś administratora do Klaviyo, jeśli potrzebujesz pomocy w skonfigurowaniu przekazywania.
Jak działa przekazywanie wiadomości e-mail
Dodanie obsługi poczty e-mail do Klaviyo Helpdesk umożliwia zarządzanie wiadomościami e-mail od klientów obok innych kanałów pomocy technicznej. Po skonfigurowaniu przekazywania e-maili każda wiadomość wysłana na adres pomocy (na przykład support@yourcompany.com) zostanie dostarczona bezpośrednio do Klaviyo Helpdesk.
Każdy przychodzący e-mail pojawi się jako nowe zgłoszenie w Klaviyo Helpdesk. Ty i Twój zespół możecie przeglądać, przypisywać i odpowiadać na zgłoszenia bezpośrednio w Klaviyo. Wszystkie odpowiedzi są wysyłane na adres e-mail klienta, co obsługuje komunikację dwukierunkową.
Skonfiguruj automatyczne przekazywanie wiadomości e-mail
Można przekazywać wiele adresów e-mail do Klaviyo Helpdesk. Powtórz te kroki dla każdego adresu, który chcesz dodać.
- W Klaviyo przejdź do ikony konta w lewym dolnym rogu i kliknij Ustawienia > E-mail > Ustawienia przychodzące lub kliknij tutaj.
- W sekcji Obsługa poczty e-mail przełącz ustawienie na WŁĄCZONE. Zobaczysz automatycznie wygenerowany adres e-mail obszaru roboczego. Wiadomości e-mail przekierowane w to miejsce będą tworzyć zgłoszenia w Twoim Helpdesk.
- Kliknij Dodaj adres e-mail.
- Wpisz adres e-mail do wsparcia (np. support@yourcompany.com) i kliknij Dalej.
- W kroku Przekaż dalej swoje e-maile skopiuj adres e-mail obszaru roboczego. To ten sam adres pokazany wcześniej.
- Skonfiguruj przekazywanie z firmowego adresu e-mail pomocy technicznej na adres e-mail obszaru roboczego w ustawieniach dostawcy poczty e-mail. Pamiętaj, że ta konfiguracja będzie się różnić w zależności od dostawcy. Zobacz dokumentację dostawcy, aby poznać dokładne kroki:
Konfiguracja Gmaila znacznie różni się od konfiguracji Google Workspace. Jeśli nie masz pewności, z którego korzystasz, sprawdź, czy masz administratora; jeśli tak, jest to Google Workspace.
Jeśli używasz programu Outlook, upewnij się, że przełącznik „Włącz przekazywanie zewnętrzne” jest włączony. Jeśli nie masz pewności, czy jest włączone czy wyłączone, skontaktuj się ze swoim zespołem IT, aby to włączyć.
Twój usługodawca może poprosić o weryfikację adresu przekierowania. Poszukaj e-maila weryfikacyjnego w Klaviyo Helpdesk, zwykle na karcie Nieprzypisane.
- Po zakończeniu weryfikacji wróć do Klaviyo i kliknij Oznacz jako ukończone w menu Dodaj adres e-mail.
- Kliknij Wyślij wiadomość testową. Spowoduje to, że Klaviyo wyśle testową wiadomość e-mail, aby potwierdzić konfigurację. Gdy przekazywanie jest aktywne, zobaczysz komunikat o powodzeniu. To może zająć chwilę.
- Kliknij Zakończ konfigurację. Po potwierdzeniu adres e-mail, który właśnie dodano, będzie widoczny w sekcji Przekazywanie wiadomości e-mail.
Przetestuj adres e-mail przekierowania
Teraz, gdy połączenie do przekazywania wiadomości e-mail jest skonfigurowane, wyślij testową wiadomość e-mail na adres wsparcia i potwierdź, że pojawia się w Klaviyo Helpdesk.
- Jeśli e-mail testowy się nie pojawia, upewnij się, że adres jest oznaczony jako Zweryfikowany w tabeli przekazywania oraz że konfiguracja jest ukończona.
- Jeśli nadal nie otrzymujesz przekazywanych dalej wiadomości e-mail, ponownie sprawdź ustawienia przekazywania u swojego dostawcy poczty e-mail i przejrzyj dokumentację dostawcy poczty e-mail.
Zarządzanie zgłoszeniami wsparcia e-mail w Helpdesk Klaviyo
Po skonfigurowaniu przekazywania wiadomości e-mail wszystkie wiadomości wysłane na adres pomocy technicznej będą pojawiać się jako zgłoszenia w Klaviyo Helpdesk.
Zespół wsparcia może:
- Kliknij dowolne zgłoszenie, aby zobaczyć pełną konwersację e-mailową oraz wszelkie załączniki od klienta.
- Jeśli adres e-mail nadawcy pasuje do istniejącego profilu w Klaviyo, szczegóły profilu oraz historia komunikacji są widoczne na pasku bocznym.
- Jeśli nie ma dopasowania, automatycznie tworzony jest nowy profil.
- Odpowiedz bezpośrednio z Klaviyo Helpdesk; Twoja odpowiedź zostanie wysłana na adres e-mail klienta.
- Zarządzaj wszystkimi wiadomościami uzupełniającymi w tym samym wątku zgłoszenia, dopóki zgłoszenie nie zostanie zamknięte, przez członka zespołu lub automatycznie.
E-maile pomocy wysyłane przez Helpdesk nie wpływają na dostarczalność e-maili marketingowych i nie są uwzględniane w rozliczeniach e-maili marketingowych. Dowiedz się więcej o Helpdesk Klaviyo.
Rozwiązywanie problemów
Objaw: Przekierowywana wiadomość e-mail do pomocy technicznej została oznaczona jako nieudana, mimo że postępowano zgodnie z dokumentacją
Prawdopodobna przyczyna: Dostawcy poczty e-mail klasy Enterprise często domyślnie wyłączają przekazywanie do zewnętrznych odbiorców ze względów bezpieczeństwa.
Rozwiązanie: Trzeba będzie skontaktować się z administratorem IT, aby włączyć przekazywanie do odbiorców zewnętrznych.
Objaw: Moje przekazywane dalej e-maile do działu wsparcia nie pojawiają się w Helpdesk lub moje testowe e-maile nie przechodzą.
Prawdopodobna przyczyna: e-maile są ręcznie przekazywane (tzn. członek zespołu klika „Przekaż dalej” w swojej skrzynce odbiorczej). E-maile przekazywane ręcznie nie zawierają oryginalnych nagłówków, których Helpdesk Klaviyo potrzebuje do zidentyfikowania klienta. Te wiadomości e-mail zostaną odrzucone i nie utworzą zgłoszenia.
Rozwiązanie: Należy skonfigurować automatyczne przekazywanie po stronie serwera ze skrzynki odbiorczej wsparcia na adres e-mail obszaru roboczego Klaviyo. Poinstruuj zespół, aby nie przekazywał ręcznie wiadomości do helpdesku; zamiast tego niech obsługuje wszystkie zgłoszenia z poziomu interfejsu Klaviyo Helpdesk.
Objaw: Zgłoszenia są tworzone, ale „klientem” jest jeden z adresów e-mail Twojej firmy (np. info@mybrand.com), zamiast rzeczywistego klienta.
Prawdopodobna przyczyna: korzystasz z łańcuchowego lub zagnieżdżonego przekazywania. Na przykład klienci wysyłają e-mail na adres info@mybrand.com, który następnie przekazuje go na adres help@mybrand.com, a ten następnie przekazuje go na adres obszaru roboczego Klaviyo. W takim przypadku Helpdesk może błędnie zidentyfikować adres pośredni (info@mybrand.com) jako pierwotnego nadawcę.
Rozwiązanie: Skonfiguruj dostawcę poczty e-mail tak, aby przekierowywał wiadomości bezpośrednio z pierwszej skrzynki odbiorczej, z którą kontaktują się klienci (np. info@mybrand.com), na adres e-mail obszaru roboczego Klaviyo Helpdesk. Usuń wszystkie pośrednie kroki przekierowywania.