Jak automatycznie przekazywać wiadomości e-mail od pomocy technicznej do Klaviyo Helpdesk?

Dowiedz się, jak przekazywać wiadomości e-mail klientów do Klaviyo Helpdesk, aby zarządzać pomocą techniczną w jednym centralnym miejscu. Możesz skonfigurować automatyczne przekierowanie wiadomości e-mail, aby kierować wszystkie wiadomości e-mail wysłane na adres obsługi klienta do Helpdesk, umożliwiając obsługę poczty e-mail za pośrednictwem Klaviyo.

Kilka słów na początek

• Upewnij się, że masz dostęp administratora do usługodawcy e-mail dostawcy i ustawień domeny. Zaproś swojego administratora do Klaviyo, jeśli potrzebujesz pomocy w konfiguracji przekierowania.

Jak działa przekazywanie wiadomości e-mail

Dodanie obsługi e-mail do Klaviyo Helpdesk pozwala na zarządzanie e-mailami klientów wraz z innymi kanałami wsparcia. Po skonfigurowaniu przekierowania poczty e-mail każda wiadomość wysłana na Twój adres pomocy technicznej (na przykład support@yourcompany.com) zostanie dostarczona bezpośrednio na Twój adres Klaviyo Helpdesk.

Każda przychodząca wiadomość e-mail pojawia się jako nowe zgłoszenie w Klaviyo Helpdesk. Ty i Twój zespół możecie przeglądać, przypisywać i odpowiadać na zgłoszenia z poziomu Klaviyo. Wszystkie odpowiedzi są wysyłane na adres e-mail Twojego klienta, wspierając dwukierunkową komunikację.

Skonfiguruj automatyczne przekazywanie wiadomości e-mail

Możesz przekazać wiele adresów e-mail do Klaviyo Helpdesk. Powtórz te kroki dla każdego adresu, który chcesz dodać.

1. W Klaviyo przejdź do Serwisu > Helpdesk.
2. Kliknij przycisk Ustawienia.
   
3. Wybierz kartę e-mail u góry.
4. W sekcji Wsparcie e-mail przełącz ustawienie na Wł. Zobaczysz automatycznie wygenerowany adres e-mail Workspace. Przekazane tutaj wiadomości e-mail utworzą bilety na Twojej stronie Helpdesk.
   
5. Kliknij Dodaj adres e-mail.
6. Wprowadź swój pomocniczy adres e-mail (np. pomoc@yourcompany.com) i kliknij przycisk Dalej.
7. W kroku Przekazywanie wiadomości e-mail skopiuj adres e-mail obszaru roboczego. Jest to ten sam adres, który pokazano wcześniej.
   
8. Skonfiguruj przekierowanie ze swojego pomocnego adresu e-mail na adres e-mail obszaru roboczego w ustawieniach usługodawcy poczty e-mail dostawcy. Pamiętaj, że ta konfiguracja będzie się różnić w zależności od usługodawcy dostawcy. Zapoznaj się z dokumentacją swojego usługodawcy dostawcy, aby uzyskać dokładne instrukcje:
   • Gmail 

   • Google Workspace

     Konfiguracja Gmaila różni się znacznie od konfiguracji Google Workspace. Jeśli nie masz pewności, który z nich posiadasz, sprawdź, czy masz administratora; jeśli tak, jest to Google Workspace.

   • Outlook
   • Yahoo

   • Apple iCloud Mail

     Twój dostawca może poprosić Cię o zweryfikowanie adresu przekierowania. Poszukaj e-maila weryfikacyjnego w swoim Klaviyo Helpdesk, zwykle w zakładce Nieprzypisane.

9. Po zakończeniu weryfikacji wróć do Klaviyo i kliknij Oznacz jako zrobione w menu Dodaj adres e-mail.
10. Kliknij przycisk Wyślij test. Spowoduje to, że Klaviyo wyśle testową wiadomość e-mail, aby potwierdzić Twoją konfigurację. Po aktywacji przekierowania zobaczysz komunikat o powodzeniu. Ładowanie może potrwać chwilę.
    
11. Kliknij przycisk Zakończ konfigurację. Po potwierdzeniu dodany adres e-mail zostanie wyświetlony w sekcji Przekazywanie wiadomości e-mail.
    

Sprawdź swój adres przekierowania

Teraz, gdy połączenie przekierowania wiadomości e-mail jest skonfigurowane, wyślij testową wiadomość e-mail na adres pomocy technicznej i potwierdź, że pojawi się ona w Klaviyo Helpdesk.

• Jeśli testowa wiadomość e-mail nie zostanie wyświetlona, upewnij się, że Twój adres jest oznaczony jako Zweryfikowany w tabeli przekierowań i że konfiguracja została zakończona.
• Jeśli nadal nie otrzymujesz przekierowanych wiadomości e-mail, sprawdź ustawienia przekierowania w usługodawcy poczty e-mail dostawcy i przejrzyj dokumentację usługodawcy poczty e-mail dostawcy.

Zarządzanie biletami pomocy e-mail w Klaviyo'Helpdesk

Po skonfigurowaniu przekierowania poczty e-mail wszystkie wiadomości e-mail wysłane na Twój adres pomocy technicznej będą wyświetlane jako zgłoszenia w Klaviyo Helpdesk.

Twój zespół ds. pomocy może:

• Kliknij dowolne zgłoszenie, aby wyświetlić pełną konwersację e-mail i wszelkie załączniki od klienta.
  • Jeśli adres e-mail nadawcy pasuje do istniejącego profilu w witrynie Klaviyo, szczegóły jego profilu i historia komunikacji są widoczne na pasku bocznym.
  • Jeśli nie ma dopasowania, automatycznie tworzony jest nowy profil.
• Odpowiedz bezpośrednio z Klaviyo Helpdesk; Twoja odpowiedź zostanie wysłana na adres e-mail klienta.
• Zarządzaj wszystkimi wiadomościami uzupełniającymi w tym samym wątku zgłoszenia do momentu jego zamknięcia przez członka zespołu należy lub automatycznie.

E-maile wsparcia wysyłane przez Helpdesk nie wpływają na dostarczalność e-maili marketingowych i nie są uwzględniane w Twoich rozliczeniach za e-maile marketingowe. Dowiedz się więcej o Klaviyo Helpdesk.

Rozwiązywanie problemów

Objaw: Przekazane wiadomości e-mail od pomocy technicznej nie pojawiają się w witrynie Helpdesk lub testowe wiadomości e-mail kończą się niepowodzeniem.

Prawdopodobna przyczyna: E-maile są przekazywane ręcznie (np. członek zespołu klika "Forward" w swojej skrzynce odbiorczej). Ręcznie przekazywane wiadomości e-mail nie mają oryginalnych nagłówków, których Klaviyo Helpdesk wymaga do identyfikacji klienta. Te wiadomości e-mail zostaną odrzucone i nie utworzą zgłoszenia.

Poprawka: Musisz skonfigurować automatyczne przekierowanie po stronie serwera ze skrzynki odbiorczej pomocy technicznej na adres e-mail obszaru roboczego Klaviyo. Poinstruuj swój zespół, aby nie przekazywał ręcznie wiadomości do centrum pomocy; zamiast tego niech zarządza wszystkimi zgłoszeniami z poziomu interfejsu użytkownika Klaviyo Helpdesk.

Objaw: Bilety są tworzone, ale klient "" jest jednym z adresów e-mail mojej firmy (np. info@mybrand. com). zamiast rzeczywistego klienta.

Prawdopodobna przyczyna: Używasz przekierowania łańcuchowego lub zagnieżdżonego. Na przykład klienci wysyłają e-maile na adres info@mybrand.com, który następnie przesyła dalej na adres help@mybrand.com, który następnie zostanie przekierowany na Twój adres przestrzeni roboczej Klaviyo. W takim przypadku Helpdesk może nieprawidłowo zidentyfikować adres pośredni(info@mybrand.com) jako pierwotnego nadawcę.

Poprawka: Skonfiguruj swojego dostawcę poczty e-mail, aby przekazywał wiadomości bezpośrednio z pierwszej skrzynki odbiorczej, z którą kontaktują się Twoi klienci (np. info@mybrand.com). na Twój adres e-mail w obszarze roboczym Klaviyo Helpdesk. Usuń wszystkie pośrednie kroki przekierowania.

Dodatkowe źródła

• Jak przypisać bilety w skrzynce odbiorczej Klaviyo?
• Jak tworzyć makra dla biletów w skrzynce odbiorczej
• Pierwsze kroki z czatem online