Så här vidarebefordrar du automatiskt supportmejl till Klaviyo Helpdesk

Lär dig hur du vidarebefordrar kundmejl till Klaviyo Helpdesk för att hantera support på ett centralt ställe. Du kan konfigurera automatisk vidarebefordran av e-post för att styra alla mejl som skickas till din kundsupportadress till Helpdesk, så att du kan hantera e-postsupport via Klaviyo.

Innan du börjar

• Se till att du har administratörsbehörighet för din e-postleverantör och dina domäninställningar. Bjud in din administratör till Klaviyo om du behöver hjälp med att konfigurera vidarebefordran.

Så fungerar e-postvidarebefordran

Genom att lägga till e-postsupport i Klaviyo Helpdesk kan du hantera kundernas e-postmeddelanden tillsammans med andra supportkanaler. När du har konfigurerat vidarebefordran av e-post levereras alla meddelanden som skickas till din supportadress (till exempel support@yourcompany.com) direkt till din Klaviyo Helpdesk.

Varje inkommande e-postmeddelande visas som ett nytt ärende i Klaviyo Helpdesk. Du och ditt team kan visa, tilldela och svara på ärenden direkt i Klaviyo. Alla svar skickas till kundens e-postadress och stödjer tvåvägskommunikation.

Konfigurera automatisk vidarebefordran av e-post

Du kan vidarebefordra flera e-postadresser till Klaviyo Helpdesk. Upprepa de här stegen för varje adress du vill lägga till.

1. I Klaviyo går du till din kontoikon i nedre vänstra hörnet och klickar på Inställningar > E-post > Inställningar för inkommande eller klickar här.
2. Under E-postsupport ställer du in reglaget på På. Du ser en autogenererad e-postadress för arbetsytan. E-post som vidarebefordras hit skapar ärenden i din Helpdesk.
   

3. Klicka på Lägg till e-postadress.
4. Ange din e-postadress för support (t.ex. support@yourcompany.com) och klicka på Nästa.
5. I steget Vidarebefordra din e-post kopierar du e-postadressen för din arbetsyta. Det här är samma adress som visades tidigare.
   

6. Ställ in vidarebefordran från din support-e-post till arbetsytans e-postadress i inställningarna hos din e-postleverantör. Observera att den här konfigurationen kan variera beroende på din leverantör. Se din leverantörs dokumentation för exakta steg:
   • Gmail
   • Google Workspace

• Outlook

• Yahoo
• Apple iCloud Mail

1. När du har slutfört verifieringen går du tillbaka till Klaviyo och klickar på Markera som klart i menyn Lägg till e-postadress.
2. Klicka på Skicka test. Detta gör att Klaviyo skickar ett testmejl för att bekräfta din konfiguration. När vidarebefordran är Aktiv ser du ett meddelande om att det lyckades. Detta kan ta en minut att ladda.
   

3. Klicka på Avsluta konfigurationen. När den har bekräftats visas e-postadressen du just lade till i avsnittet Vidarebefordran av e-post.
   

Testa din vidarebefordringsadress

Nu när din anslutning för vidarebefordran av e-post är konfigurerad kan du skicka ett testmejl till din supportadress och bekräfta att det visas i din Klaviyo Helpdesk.

• Om testmejlet inte visas ska du kontrollera att din adress är markerad som Verifierad i vidarebefordringstabellen och att konfigurationen är slutförd.
• Om du fortfarande inte får vidarebefordrade e-postmeddelanden ska du kontrollera dina vidarebefordringsinställningar hos din e-postleverantör och läsa igenom e-postleverantörens dokumentation.

Hantera supportsupportärenden via e-post i Klaviyo Helpdesk

När du har konfigurerat vidarebefordran av e-post visas alla mejl som skickas till din supportadress som ärenden i Klaviyo Helpdesk.

Ditt supportteam kan:

• Klicka på valfritt ärende för att se hela e-postkonversationen och eventuella bilagor från kunden.
  • Om avsändarens e-post matchar en befintlig profil i Klaviyo visas profilens uppgifter och kommunikationshistorik i sidofältet.
  • Om det inte finns någon matchning skapas en ny profil automatiskt.
• Svara direkt från Klaviyo Helpdesk; ditt svar skickas till kundens e-postadress.
• Hantera alla uppföljningsmeddelanden i samma supportärendetråd tills supportärendet är stängt, antingen av en teammedlem eller automatiskt.

Supportmeddelanden som skickas via Helpdesk påverkar inte leveransbarheten för marknadsföringsmejl och ingår inte i din fakturering för marknadsföringsmejl. Läs mer om Klaviyo Helpdesk.

Felsökning

Symtom: Mitt vidarebefordrade supportmejl markerades som misslyckat trots att jag följde dokumentationen

Sannolik orsak: Enterprise-e-postleverantörer inaktiverar ofta vidarebefordran till externa mottagare som standard av säkerhetsskäl.

Åtgärd: Du behöver kontakta din IT-administratör för att aktivera vidarebefordran till externa mottagare.

Symptom: Mina vidarebefordrade supportmejl visas inte i Helpdesk, eller så misslyckas mina testmejl.

Trolig orsak: E-postmeddelandena vidarebefordras manuellt (dvs. att en teammedlem klickar på "Vidarebefordra" i sin inkorg). Manuellt vidarebefordrade e-postmeddelanden saknar de ursprungliga rubrikerna som Klaviyo Helpdesk behöver för att identifiera kunden. De här e-postmeddelandena kommer att ignoreras och skapar inget ärende.

Åtgärd: Du måste ställa in automatisk, vidarebefordran på serversidan från din supportinkorg till din Klaviyo-arbetsyte-e-post. Instruera teamet att inte vidarebefordra meddelanden manuellt till helpdesk. I stället ska de hantera alla ärenden i Klaviyo Helpdesk-gränssnittet.

Symptom: Ärenden skapas, men ”kunden” är en av ditt företags egna e-postadresser (t.ex. info@mybrand.com) i stället för den faktiska kunden.

Trolig orsak: Du använder kedjad eller nästlad vidarebefordran. Till exempel mejlar kunder info@mybrand.com, som sedan vidarebefordrar till help@mybrand.com, som sedan vidarebefordrar till din Klaviyo-workspace-adress. I det här fallet kan Helpdesk felaktigt identifiera den mellanliggande adressen (info@mybrand.com) som den ursprungliga avsändaren.

Lösning: Konfigurera din e-postleverantör så att den vidarebefordrar meddelanden direkt från den första inkorgen som dina kunder kontaktar (t.ex. info@mybrand.com) till e-postadressen för din Klaviyo Helpdesk-arbetsyta. Ta bort alla mellanliggande vidarebefordringssteg.

Ytterligare resurser