Så här vidarebefordrar du automatiskt supportmeddelanden till Klaviyo Helpdesk

Lär dig hur du vidarebefordrar kundmeddelanden till Klaviyo Helpdesk för att hantera support på en central plats. Du kan ställa in automatisk vidarebefordran av e-post för att styra alla e-postmeddelanden som skickas till din kundsupportadress till Helpdesk, så att du kan hantera e-postsupport via Klaviyo.

Innan du börjar

• Se till att du har administratörsbehörighet till din e-postleverantör och domäninställningar. Bjud in din administratör till Klaviyo om du behöver hjälp med att konfigurera vidarebefordran.

Hur vidarebefordran av e-post fungerar

Om du lägger till e-postsupport på Klaviyo Helpdesk kan du hantera kundernas e-postmeddelanden tillsammans med andra supportkanaler. När du har konfigurerat vidarebefordran av e-post kommer alla meddelanden som skickas till din supportadress (till exempel support@yourcompany.com) att levereras direkt till din Klaviyo Helpdesk.

Varje inkommande e-postmeddelande visas som ett nytt ärende i Klaviyo Helpdesk. Du och ditt team kan visa, tilldela och svara på ärenden från Klaviyo. Alla svar skickas till din kunds e-post, vilket stöder tvåvägskommunikation.

Ställ in automatisk vidarebefordran av e-post

Du kan vidarebefordra flera e-postadresser till Klaviyo Helpdesk. Upprepa dessa steg för varje adress som du vill lägga till.

1. I Klaviyo går du till Service > Helpdesk.
2. Klicka på Inställningar.
   
3. Välj fliken e-post längst upp.
4. Under E-postsupport växlar du inställningen till På. Du kommer att se en autogenererad e-postadress för Workspace. E-postmeddelanden som vidarebefordras här kommer att skapa ärenden i din Helpdesk.
   
5. Klicka på Lägg till e-postadress.
6. Ange din e-postadress support (t.ex. support@yourcompany.com) och klicka på Nästa.
7. I steget Vidarebefordra dina e-post meddelanden kopierar du e-postadressen till din arbetsyta. Det här är samma adress som visades tidigare.
   
8. Ställ in vidarebefordran från din e-post support till e-postadressen för workspace i inställningarna för din e-postleverantör. Observera att denna inställning varierar beroende på din leverantör. Se dokumentationen från din leverantör för exakta steg:
   • Gmail 

   • Google Arbetsyta

     Att konfigurera Gmail skiljer sig avsevärt från att konfigurera Google Workspace. Om du är osäker på vilken du har, kontrollera om du har en administratör; om så är fallet är det Google Workspace.

   • Outlook
   • Yahoo

   • Apple iCloud Mail

     Din leverantör kan be dig att verifiera eftersändningsadressen. Leta efter ett verifieringsmeddelande i din Klaviyo Helpdesk, vanligtvis under fliken Unassigned.

9. När du har slutfört verifieringen går du tillbaka till Klaviyo och klickar på Mark done i menyn Add e-post address.
10. Klicka på Skicka test. Detta uppmanar Klaviyo att skicka ett testmeddelande för att bekräfta din installation. När vidarebefordran är Aktiv ser du ett meddelande om att det har gått bra. Det kan ta en minut att ladda.
    
11. Klicka på Slutför installation. När den har bekräftats visas den e-postadress som du just har lagt till i avsnittet Vidarebefordran av e-post.
    

Testa din eftersändningsadress

Nu när din e-post vidarebefordringsanslutning är konfigurerad skickar du ett testmeddelande till din supportadress och bekräftar att det visas i din Klaviyo Helpdesk.

• Om test-e-posten inte visas, kontrollera att din adress är markerad som verifierad i eftersändningstabellen och att inställningarna är fullständiga.
• Om du fortfarande inte får vidarebefordrad e-post, dubbelkolla inställningarna för vidarebefordran i din e-postleverantör och läs igenom dokumentationen för din e-postleverantör.

Hantera ärenden via e-post support i KlaviyoHelpdesk

När du har ställt in vidarebefordran av e-post kommer alla e-postmeddelanden som skickas till din supportadress att visas som ärenden i Klaviyo Helpdesk.

Ditt supportteam kan göra det:

• Klicka på en biljett för att se hela e-postkonversationen och eventuella bilagor från kund.
  • Om avsändarens e-postmeddelande matchar en befintlig profil på Klaviyo visas deras profilinformation och kommunikationshistorik i sidofältet.
  • Om det inte finns någon matchning skapas automatiskt en ny profil.
• Svara direkt från Klaviyo Helpdesk; ditt svar skickas till kundens e-postadress.
• Hantera alla uppföljningsmeddelanden i samma ärendetråd tills ärendet stängs, antingen av en medlem i teamet eller automatiskt.

Supportmeddelanden som skickas via Helpdesk påverkar inte leveransbarheten för marknadsföringsmeddelanden och ingår inte i din fakturering för marknadsföringsmeddelanden. Läs mer om Klaviyo Helpdesk.

Felsökning

Symptom: Mina vidarebefordrade supportmeddelanden visas inte i Helpdesk, eller så misslyckas mina testmeddelanden.

Trolig orsak: E-postmeddelandena vidarebefordras manuellt (dvs. en teammedlem klickar på "Forward" i sin inkorg). Manuellt vidarebefordrade e-postmeddelanden saknar de ursprungliga rubrikerna som Klaviyo Helpdesk behöver för att identifiera kunden. Dessa e-postmeddelanden kommer att tappas bort och inte skapa ett ärende.

Åtgärd: Du måste ställa in automatisk vidarebefordran på serversidan från din supportinkorg till din e-post för Klaviyo-arbetsytan. Instruera ditt team att inte manuellt vidarebefordra meddelanden till helpdesken; låt dem istället hantera alla ärenden från Klaviyo Helpdesk UI.

Symptom: Biljetter skapas, men "kunden" är en av mitt eget företags e-postadresser (t.ex. info@mybrand. com) istället för den faktiska kunden.

Trolig orsak: Du använder kedjad eller nästlad vidarebefordran. Till exempel skickar kunder e-post till info@mybrand.com, som sedan vidarebefordrar till help@mybrand.com, som sedan vidarebefordras till din Klaviyo workspace-adress. I det här fallet kan Helpdesk felaktigt identifiera den mellanliggande adressen(info@mybrand.com) som den ursprungliga avsändaren.

Åtgärd: Konfigurera din e-postleverantör så att meddelanden vidarebefordras direkt från den första inkorgen som dina kunder kontaktar (t.ex. info@mybrand.com) till din e-postadress för Klaviyo Helpdesk-arbetsytan. Ta bort alla mellanliggande vidarebefordringssteg.

Ytterligare resurser

• Så här tilldelar du biljetter i Klaviyo Inbox
• Så här skapar du makron för Inbox-biljetter
• Komma igång med Webbchatt