Så här vidarebefordrar du automatiskt supportmejl till Klaviyo Helpdesk
Lär dig hur du vidarebefordrar kundmejl till Klaviyo Helpdesk för att hantera support på ett centralt ställe. Du kan konfigurera automatisk vidarebefordran av e-post för att styra alla mejl som skickas till din kundsupportadress till Helpdesk, så att du kan hantera e-postsupport via Klaviyo.
Innan du börjar
- Se till att du har administratörsbehörighet för din e-postleverantör och dina domäninställningar. Bjud in din administratör till Klaviyo om du behöver hjälp med att konfigurera vidarebefordran.
Så fungerar e-postvidarebefordran
Genom att lägga till e-postsupport i Klaviyo Helpdesk kan du hantera kundernas e-postmeddelanden tillsammans med andra supportkanaler. När du har konfigurerat vidarebefordran av e-post levereras alla meddelanden som skickas till din supportadress (till exempel support@yourcompany.com) direkt till din Klaviyo Helpdesk.
Varje inkommande e-postmeddelande visas som ett nytt ärende i Klaviyo Helpdesk. Du och ditt team kan visa, tilldela och svara på ärenden direkt i Klaviyo. Alla svar skickas till kundens e-postadress och stödjer tvåvägskommunikation.
Konfigurera automatisk vidarebefordran av e-post
Du kan vidarebefordra flera e-postadresser till Klaviyo Helpdesk. Upprepa de här stegen för varje adress du vill lägga till.
- I Klaviyo går du till din kontoikon i det nedre vänstra hörnet och klickar på Inställningar > E-post > Inställningar för inkommande eller går direkt till Inställningar för inkommande.
- Under E-postsupport växlar du inställningen till På och klickar på Spara. Du ser din support-e-postadress som tillhandahålls av Klaviyo. Om e-postsupport redan är på fortsätter du till nästa steg.
- Under E-postvidarebefordran klickar du på Lägg till e-postadress.
- Ange din e-postadress för support (t.ex. support@dittföretag.com). Om rullgardinsmenyn Vidarebefordrar till domän visas väljer du måldomänen för vidarebefordrade e-postmeddelanden. Klicka sedan på Nästa.
- I steget Vidarebefordra dina e-postmeddelanden kopierar du den e-postadress som visas för destinationen. Använd exakt den här adressen i din leverantörs inställningar för vidarebefordran; den återspeglar destinationsdomänen som valts för den här supportadressen.
- Ställ in automatisk vidarebefordran direkt från din supportinkorg till den kopierade destinationsadressen i inställningarna hos din e-postleverantör. Vidarebefordra inte enskilda meddelanden manuellt och dirigera dem inte via en annan inkorg först. Den här konfigurationen varierar beroende på din leverantör. Se din leverantörs dokumentation för exakta steg:
Att konfigurera Gmail skiljer sig avsevärt från att konfigurera Google Workspace. Om du är osäker på vilken du har kan du kontrollera om du har en administratör; i så fall är det Google Workspace.
Om du använder Outlook måste du se till att reglaget ”Aktivera extern vidarebefordran” är aktiverat. Om du är osäker på om det är aktiverat eller inaktiverat kan du kontakta ditt IT-team för att aktivera det.
Din leverantör kan be dig att verifiera vidarebefordringsadressen. Om den gör det öppnar du verifieringsmejlet i din Klaviyo Helpdesk och följer leverantörens instruktioner. Titta under fliken Ej tilldelade om du inte ser mejlet i inkorgen.
- När du har konfigurerat vidarebefordran och slutfört eventuell verifiering som krävs av din leverantör går du tillbaka till Klaviyo och klickar på Markera som klar i panelen Lägg till e-postadress.
- Klicka på Skicka test. Detta gör att Klaviyo skickar ett testmejl för att bekräfta din konfiguration. Vänta på att meddelandet om att det lyckades visas innan du avslutar. Detta kan ta en minut att ladda. Om testet misslyckas granskar du din leverantörs inställningar för vidarebefordran och klickar sedan på Skicka test igen.
- Klicka på Slutför för att stänga panelen. Bekräfta att din e-postadress för support har statusen Verifierad i avsnittet E-postvidarebefordran.
Testa din vidarebefordringsadress
Nu när din anslutning för vidarebefordran av e-post är konfigurerad kan du skicka ett testmejl till din supportadress och bekräfta att det visas i din Klaviyo Helpdesk.
- Om testmejlet inte visas kan du kontrollera adressens status i vidarebefordringstabellen. Om den inte är Verifierad öppnar du åtgärdsmenyn för den raden och klickar på Slutför installationen för att öppna panelen igen och slutföra vidarebefordringstestet.
- Om du fortfarande inte får vidarebefordrade e-postmeddelanden ska du kontrollera dina vidarebefordringsinställningar hos din e-postleverantör och läsa igenom e-postleverantörens dokumentation.
Hantera supportsupportärenden via e-post i Klaviyo Helpdesk
När du har konfigurerat vidarebefordran av e-post visas alla mejl som skickas till din supportadress som ärenden i Klaviyo Helpdesk.
Ditt supportteam kan:
- Klicka på valfritt ärende för att se hela e-postkonversationen och eventuella bilagor från kunden.
- Om avsändarens e-post matchar en befintlig profil i Klaviyo visas profilens uppgifter och kommunikationshistorik i sidofältet.
- Om det inte finns någon matchning skapas en ny profil automatiskt.
- Svara direkt från Klaviyo Helpdesk; ditt svar skickas till kundens e-postadress.
- Hantera alla uppföljningsmeddelanden i samma supportärendetråd tills supportärendet är stängt, antingen av en teammedlem eller automatiskt.
Supportmeddelanden som skickas via Helpdesk påverkar inte leveransbarheten för marknadsföringsmejl och ingår inte i din fakturering för marknadsföringsmejl. Läs mer om Klaviyo Helpdesk.
Felsökning
Symtom: Mitt vidarebefordrade supportmejl markerades som misslyckat trots att jag följde dokumentationen.
Sannolik orsak: Enterprise-e-postleverantörer inaktiverar ofta vidarebefordran till externa mottagare som standard av säkerhetsskäl.
Åtgärd: Kontakta din IT-administratör för att aktivera vidarebefordran till externa mottagare och försök sedan igen med vidarebefordringstestet i Klaviyo.
Symptom: Mina vidarebefordrade supportmejl visas inte i Helpdesk, eller så misslyckas mina testmejl.
Trolig orsak: E-postmeddelandena vidarebefordras manuellt (dvs. att en teammedlem klickar på "Vidarebefordra" i sin inkorg). Manuellt vidarebefordrade e-postmeddelanden saknar de ursprungliga rubrikerna som Klaviyo Helpdesk behöver för att identifiera kunden. De här e-postmeddelandena kommer att ignoreras och skapar inget ärende.
Åtgärd: Du måste ställa in automatisk, vidarebefordran på serversidan från din supportinkorg till din Klaviyo-arbetsyte-e-post. Instruera teamet att inte vidarebefordra meddelanden manuellt till helpdesk. I stället ska de hantera alla ärenden i Klaviyo Helpdesk-gränssnittet.
Symptom: Ärenden skapas, men ”kunden” är en av ditt företags egna e-postadresser (t.ex. info@mybrand.com) i stället för den faktiska kunden.
Trolig orsak: Du använder vidarebefordran i kedja eller nästlad vidarebefordran. Till exempel mejlar kunder info@mybrand.com, som sedan vidarebefordrar till help@mybrand.com, som sedan vidarebefordrar till adressen för din Klaviyo-arbetsyta. I det här fallet kan Helpdesk felaktigt identifiera en av ditt företags adresser (till exempel info@mybrand.com) som den ursprungliga avsändaren.
Lösning: Konfigurera din e-postleverantör så att den vidarebefordrar meddelanden direkt från den första inkorgen som dina kunder kontaktar (t.ex. info@mybrand.com) till e-postadressen för din Klaviyo Helpdesk-arbetsyta. Ta bort alla mellanliggande vidarebefordringssteg.
Ytterligare resurser
- How to assign tickets in your Klaviyo Helpdesk
Learn how to assign tickets within your Klaviyo Helpdesk to efficiently manage customer inquiries and delegate responsibilities among your support team. By understanding views in Helpdesk and assignment actions, you can ensure efficient, organized customer support operations.
- How to create and use macros for Helpdesk tickets
Find out how to create and use macros (previously called “quick responses”) in tickets in Klaviyo Helpdesk. Macros are pre-written, reusable responses your support agents can insert into replies for SMS and web chat tickets.
- Getting started with web chat
Learn about web chat, which is a 2-way communication channel you can add to your website. Web chat can be set up on its own for you to use with Customer Agent and Helpdesk, but it's also designed to be a seamless part of Customer Hub. Web chat allows your business to engage in live, personalized conversations with visitors on your website so they can easily get answers to their questions or assistance with issues.