Comment transférer automatiquement les e-mails d’assistance vers le service d’assistance Klaviyo

Découvrez comment transférer les e-mails des clients vers le service d’assistance Klaviyo pour gérer l’assistance au même endroit. Vous pouvez configurer le transfert automatique des e-mails pour diriger tous les e-mails envoyés à votre service d'assistance client vers le service d'assistance, ce qui vous permet de gérer l'assistance par e-mail via Klaviyo.

Avant de commencer

• Assurez-vous d’avoir un accès administrateur à votre fournisseur d’e-mail et aux paramètres de domaine. Invitez votre administrateur à Klaviyo si vous avez besoin d’aide pour configurer le transfert.

Fonctionnement du transfert d’e-mails

L’ajout de l’assistance par e-mail au service d’assistance Klaviyo vous permet de gérer les e-mails des clients en parallèle d’autres canaux d’assistance. Après avoir configuré le transfert d’e-mails, tout message envoyé à votre adresse d’assistance (par exemple, support@yourcompany.com) est remis directement à votre service d’assistance Klaviyo.

Chaque e-mail entrant apparaît comme un nouveau ticket dans le service d’assistance Klaviyo. Vous et votre équipe pouvez consulter les tickets, les attribuer et y répondre depuis Klaviyo. Toutes les réponses sont envoyées à l’adresse e-mail de votre client, ce qui permet une communication bidirectionnelle.

Configurez le transfert automatique des e-mails

Vous pouvez transférer plusieurs adresses e-mail vers le service d’assistance Klaviyo. Répétez ces étapes pour chaque adresse à ajouter.

1. Dans Klaviyo, accédez à Service > Assistance.
2. Cliquez sur Paramètres.
   
3. Sélectionnez l’onglet Email en haut de la page.
4. Sous Prise en charge d’Email, activez le bouton bascule sur. Une adresse e-mail d’espace de travail générée automatiquement s’affiche. Les e-mails transférés ici créeront des tickets dans votre service d’assistance.
   
5. Cliquez sur Add email address.
6. Saisissez votre adresse e-mail d’assistance (par exemple, support@yourcompany.com) et cliquez sur Suivant.
7. À l’étape Transférer vos e-mails, copiez l’adresse e-mail de votre espace de travail. Il s’agit de la même adresse que celle indiquée précédemment.
   
8. Configurez le transfert de votre e-mail d’assistance vers l’adresse e-mail de l’espace de travail dans les paramètres de votre fournisseur d’e-mail. Notez que cette configuration varie en fonction de votre fournisseur. Consultez la documentation de votre fournisseur pour connaître les étapes précises :
   • Gmail 

   • Google Workspace

     La configuration de Gmail est très différente de celle de Google Workspace. Si vous ne savez pas lequel vous avez, vérifiez si vous avez un administrateur. Si c’est le cas, il s’agit de Google Workspace.

   • Outlook
   • Yahoo

   • Apple iCloud Mail

     Votre fournisseur peut vous demander de confirmer l’adresse de transfert. Recherchez un e-mail de vérification dans votre service d’assistance Klaviyo, généralement sous l’onglet Non attribué.

9. Une fois la vérification terminée, retournez sur Klaviyo et cliquez sur Marquer comme terminé dans le menu Ajouter une adresse e-mail.
10. Cliquez sur Envoyer le test. Klaviyo est alors invité à envoyer un e-mail de test pour confirmer votre configuration. Lorsque le transfert est actif, vous verrez un message de réussite. Le chargement peut prendre une minute.
    
11. Cliquez sur Terminer la configuration. Une fois confirmé, l’e-mail que vous venez d’ajouter s’affichera dans la section Transfert Email.
    

Tester votre adresse de transfert

Maintenant que votre connexion de transfert d’e-mail est configurée, envoyez un e-mail de test à votre adresse d’assistance et confirmez qu’il apparaît dans votre service d’assistance Klaviyo.

• Si l’e-mail de test n’apparaît pas, assurez-vous que votre adresse est marquée comme Vérifié dans le tableau de transfert et que la configuration est terminée.
• Si vous ne recevez toujours pas d’e-mails transférés, vérifiez vos paramètres de transfert dans votre fournisseur et consultez la documentation de votre fournisseur.

Gestion des tickets d’assistance par e-mail dans le service d’assistance de Klaviyo

Une fois que vous avez configuré le transfert d'e-mails, tous les e-mails envoyés à votre adresse d'assistance apparaîtront comme des tickets dans le service d'assistance Klaviyo.

Votre équipe d’assistance peut :

• Cliquez sur n’importe quel ticket pour voir l’intégralité de la conversation par e-mail et les pièces jointes du client.
  • Si l’adresse e-mail de l’expéditeur correspond à un profil existant dans Klaviyo, les détails de ce profil et son historique de communication sont visibles dans la barre latérale.
  • En l’absence de correspondance, un nouveau profil est automatiquement créé.
• Répondez directement depuis le service d’assistance Klaviyo. Votre réponse est envoyée à l’adresse e-mail du client.
• Gérez tous les messages de suivi dans le même thread de ticket jusqu’à ce que le ticket soit fermé, soit par un membre de l’équipe, soit automatiquement.

Les e-mails d’assistance envoyés via le service d’assistance n’affectent pas la délivrabilité par e-mail marketing et ne sont pas inclus dans votre facturation par e-mail marketing. Apprenez-en plus sur le service d’assistance Klaviyo.

Ressources supplémentaires

• Comment attribuer des tickets dans Klaviyo Inbox
• Comment créer des macros pour les tickets de boite de réception
• Démarrer avec le chat web