Comprendre la facturation manuelle

Objectif de cet article

Découvrez la facturation manuelle (également appelée « facturation contractuelle » ou « comptes sous contrat ») avec Klaviyo.

Avant de commencer

La facturation manuelle n’est pas disponible sur demande depuis Klaviyo. Elle n’est disponible que si :

• Un propriétaire, un administrateur ou un gestionnaire contacte son représentant réussite.
• Le total de vos forfaits Klaviyo est de 2 000 $ par mois ou plus.

Notez que Klaviyo n’autorise pas la facturation manuelle si vous n’en avez besoin que pour une raison temporaire (par exemple, dans l’attente de recevoir une nouvelle carte de crédit). Il n’existe pas non plus d’option hybride combinant facturation manuelle et facturation automatique.

Fonctionnement de la facturation manuelle

Lorsque vous êtes un client facturé manuellement, vous disposez d’un contrat qui détermine tout ce qui concerne vos forfaits et vos informations de facturation, notamment :

• Cycle de facturation (mensuel, trimestriel, semestriel, annuel)
• Cycle/période d’utilisation (mensuel, trimestriel, semestriel, annuel)
• Limites du forfait et utilisation
• Moyen de paiement et conditions
• Tarifs et conditions de dépassement

Cela signifie que la facturation manuelle peut fonctionner différemment pour chaque client. 

Afficher les limites de l’abonnement

Pour consulter les limites de votre abonnement :

1. Sélectionnez le nom de votre compte en bas à gauche.

2. Cliquez sur Facturation.

3. Consultez l’onglet Aperçu (Forfaits) pour voir les dates de début et de fin de votre contrat, le calendrier de facturation, les limites du forfait souscrit et les dépassements d’utilisation (le cas échéant), le tout affiché par produit sur des cartes d’utilisation individuelles.

Pourquoi ne puis-je pas changer d’abonnement dans Klaviyo ?

Si vous souhaitez modifier votre contrat afin qu’il reflète un nouvel abonnement et éviter tout dépassement, vous devrez le modifier. Pour ce faire, contactez votre responsable de la réussite (p. ex., CSM). Étant donné que votre compte est sous contrat, vous ne verrez pas de bouton « Changer de forfait » dans l’onglet Forfaits ; à la place, vous verrez un avis indiquant que votre compte est sous contrat, avec une invite à contacter votre représentant Klaviyo.

Cycles de facturation

Notez que les cycles de facturation des clients facturés manuellement ne correspondent pas nécessairement au cycle d’utilisation du forfait.

Limites du forfait et cycle d’utilisation

Les limites du forfait pour les clients facturés manuellement sont déterminées par le contrat :

• Toutes les factures sont basées sur le contrat.
• L’utilisation du forfait est réinitialisée le 1er du mois (pour ceux qui paient mensuellement), du trimestre (pour ceux qui paient trimestriellement), etc.

Vous pouvez consulter votre utilisation dans Facturation > Utilisation du compte. Pour en savoir plus, consultez notre article sur la compréhension de l’utilisation de votre compte.

Si votre contrat n’inclut pas un certain produit (p. ex., la messagerie mobile, Reviews, Helpdesk), vous êtes automatiquement sur l’offre gratuite, lorsque celle-ci est disponible. Pour accéder à d’autres produits, vous devrez contacter votre représentant Klaviyo Success.

Votre cycle d’utilisation s’exécute dans le fuseau horaire de votre contrat.

Contrairement aux comptes Stripe (carte de crédit), dont l’utilisation est réinitialisée sur l’heure de l’Est, les comptes facturés manuellement ont un cycle d’utilisation qui est réinitialisé selon le fuseau horaire de votre entreprise contractante. Si votre utilisation semble être réinitialisée quelques heures plus tôt ou plus tard que prévu, c’est la raison.

Consulter l’historique de l’utilisation

Si vous souhaitez consulter votre utilisation trimestrielle, annuelle, etc., cliquez sur Afficher sur n’importe quelle carte d’offre pour ouvrir sa vue de l’utilisation historique, où vous pouvez sélectionner une période de 3, 6 ou 12 mois.

Options de paiement

Les entreprises facturées manuellement peuvent payer de différentes manières, notamment :

• ACH

• Virement bancaire

Le mode de paiement est défini dans le contrat.

Dépassements

Klaviyo vous permet de continuer à utiliser votre forfait et vos fonctionnalités lorsque vous devez dépasser les limites de votre forfait, afin que vous puissiez utiliser le produit sans interruption.

Votre contrat contient des informations sur les produits soumis à des dépassements, ainsi que sur un taux CPM (Cost Per Mille) que vous pouvez vous attendre à payer lorsque vous avez besoin d’une utilisation supplémentaire. La plupart de nos produits basés sur la consommation (e-mails, messagerie mobile, etc.) sont soumis à des dépassements lorsque vous dépassez vos limites.

Supposons par exemple qu'un client ait souscrit un contrat de 2 070 $ par mois qui lui permet d'envoyer 1 700 000 e-mails. Mais chaque mois, ce client envoie environ 2 000 000 d'e-mails. Dans ce cas, les frais de dépassement s’appliqueront à la différence de 300 000 e-mails. Vous le verrez sous la forme d’un badge de dépassement rouge sur la carte d’utilisation du produit, et le segment rouge de sa barre d’utilisation indique dans quelle mesure vous dépassez la limite.

Comment définir les dépassements

Les préférences relatives aux dépassements peuvent être contrôlées via votre tableau de bord de facturation.

Ce que c’est : un paramètre qui permet aux comptes facturés manuellement de continuer à envoyer au-delà de leur limite contractuelle, selon un taux de dépassement convenu à l’avance, plutôt que d’être interrompus.

Pourquoi c’est ici : à l’instar de la mise à niveau automatique pour les comptes en libre-service, cela signifie qu’un mois chargé n’interrompt pas votre marketing pendant que vous procédez à une modification de contrat avec votre représentant Klaviyo.

Ce que cela vous permet de faire :

• Activé par défaut pour la plupart des produits.
• S’applique aux profils actifs même si le paramètre n’est pas activé ; les dépassements d’e-mail et de SMS ne s’accumulent que si le paramètre est activé (voir le tableau ci-dessous).
• Les dépassements sont facturés selon les tarifs et les limites prévus par votre contrat, et non selon un tarif générique

Où le trouver : Facturation > Préférences (pour activer ou désactiver) ; Facturation > Aperçu, sur la carte d’utilisation de chaque produit, pour voir s’il est actuellement actif.

Remarque : les préférences de facturation d’opt-in de Klaviyo (Mise à niveau automatique et Dépassements flexibles) ne sont pas disponibles pour les clients facturés manuellement.

Quels produits ont des dépassements ?

Le tableau ci-dessous indique dans quelles sections de votre compte vous pouvez accumuler des dépassements, selon que vous avez activé le paramètre de dépassement.

* Même sans le paramètre de dépassement, votre compte peut accumuler des dépassements de profils actifs sur un cycle de facturation.

Où voir vos dépassements en un clin d’œil

Dans Paramètres > Facturation > Vue d’ensemble , tout produit pour lequel vous avez dépassé votre limite contractuelle affiche un badge « En dépassement » directement sur sa carte d’utilisation, ainsi que votre tarif de dépassement contractuel (par exemple : « Tarif de dépassement : $X par unité »).

Les produits sans flexibilité de dépassement, comme les profils actifs, affichent « Conformité du profil activée », car les dépassements de profils s’appliquent toujours.

Cliquez sur « Historique des paiements » dans le menu de gauche pour afficher des vues supplémentaires où vous pouvez consulter, au même endroit, votre taux de dépassement par unité et une estimation du coût de dépassement pour le cycle en cours.

Activer ou désactiver vos paramètres de dépassement

Si vous aviez déjà désactivé les dépassements et que vous souhaitez maintenant activer ce paramètre, vous pouvez suivre les mêmes étapes, mais cochez plutôt les cases.

1. Cliquez sur le nom de votre compte dans le coin inférieur gauche.

2. Accédez à Facturation > Préférences.

3. Dans la section Aperçu du plan, décochez la case « Autoriser l’envoi de X supplémentaires » pour chaque produit pour lequel vous ne voulez plus de dépassements.

4. Cliquez sur Mettre à jour les paramètres de l’abonnement pour enregistrer.

Consultez vos factures

Afficher les factures Les factures des clients facturés manuellement se trouvent sous Facturation > Paiement & Factures (cet onglet s’appelait auparavant Historique des paiements).

Si vous disposez d’une hiérarchie de comptes, la facture se trouve sur le compte principal ou parent. Étant donné que vous êtes sous contrat, vous ne verrez pas les cartes relatives au mode de paiement ou au graphique des coûts que voient les clients Stripe ; à la place, vous verrez les conditions de votre contrat, le panneau du taux de dépassement et d’estimation, ainsi que l’historique de vos factures. Vous pouvez consulter et télécharger une facture à tout moment.

Télécharger le formulaire W9

Tous les clients facturés manuellement reçoivent un formulaire W-9. Cependant, si vous ne disposez pas de ce formulaire, vous pouvez télécharger le formulaire W-9 ici.