Comprendre la facturation manuelle

Objectif de cet article

Découvrez la facturation manuelle (également appelée « facturation contractuelle » ou « comptes sous contrat ») avec Klaviyo.

Avant de commencer

La facturation manuelle n’est pas disponible sur demande depuis Klaviyo. Elle n’est disponible que si :

• Un propriétaire, un administrateur ou un gestionnaire contacte son représentant réussite.
• Le total de vos forfaits Klaviyo est de 2 000 $ par mois ou plus.

Notez que Klaviyo n’autorise pas la facturation manuelle si vous n’en avez besoin que pour une raison temporaire (par exemple, dans l’attente de recevoir une nouvelle carte de crédit). Il n’existe pas non plus d’option hybride combinant facturation manuelle et facturation automatique.

Fonctionnement de la facturation manuelle

Lorsque vous êtes un client facturé manuellement, vous disposez d’un contrat qui détermine tout ce qui concerne vos forfaits et vos informations de facturation, notamment :

• Cycle de facturation (mensuel, trimestriel, semestriel, annuel)
• Cycle/période d’utilisation (mensuel, trimestriel, semestriel, annuel)
• Limites du forfait et utilisation
• Moyen de paiement et conditions
• Tarifs et conditions de dépassement

Cela signifie que la facturation manuelle peut fonctionner différemment pour chaque client. 

Afficher les limites de l’abonnement

Pour consulter les limites de votre abonnement :

1. Sélectionnez le nom de votre compte en bas à gauche.
2. Cliquez sur Facturation.
3. Consultez l’onglet Aperçu pour voir les détails de votre contrat, les limites de votre forfait et votre utilisation actuelle. Dans la vue de facturation mise à jour, chaque carte d’utilisation affiche la limite contractuelle d’un produit et son cycle d’utilisation.

Pourquoi ne puis-je pas changer d’abonnement dans Klaviyo ?

Pour modifier votre forfait souscrit, contactez votre responsable de la réussite client (par exemple, votre customer success manager) afin de modifier votre contrat. Les comptes facturés manuellement ne peuvent pas modifier directement leurs forfaits contractuels dans Klaviyo.

Cycles de facturation

Notez que les cycles de facturation des clients facturés manuellement ne correspondent pas nécessairement au cycle d’utilisation du forfait.

Limites du forfait et cycle d’utilisation

Les limites du forfait pour les clients facturés manuellement sont déterminées par le contrat :

• Toutes les factures sont basées sur le contrat.
• L’utilisation est réinitialisée au début du cycle d’utilisation défini dans votre contrat. Par exemple, un cycle d’utilisation mensuel est réinitialisé chaque mois, et un cycle d’utilisation trimestriel est réinitialisé chaque trimestre. La date de réinitialisation est basée sur la date de début de votre contrat, elle n’est donc pas nécessairement le 1er du mois.

Consultez votre utilisation actuelle sous Facturation > Vue d’ensemble. Si votre vue de facturation inclut un onglet Utilisation du compte, vous pouvez également y consulter l’utilisation. Pour en savoir plus, consultez notre article sur la compréhension de l’utilisation de votre compte.

Si votre contrat n’inclut pas un certain produit (p. ex., la messagerie mobile, Reviews, Helpdesk), vous êtes automatiquement sur l’offre gratuite, lorsque celle-ci est disponible. Pour accéder à d’autres produits, vous devrez contacter votre représentant Klaviyo Success.

Votre cycle d’utilisation est basé sur l’heure normale de l’Est (Eastern Standard Time)

Les comptes facturés manuellement utilisent l’Eastern Standard Time (EST, UTC-05:00) pour les cycles d’utilisation tout au long de l’année. Ce fuseau horaire ne change pas pour l’heure d’été et ne suit pas le paramètre de fuseau horaire de votre compte. L’utilisation est réinitialisée au début du cycle défini dans votre contrat.

Consulter l’historique de l’utilisation

Dans la vue de facturation mise à jour, cliquez sur Afficher sur une carte d’utilisation pour ouvrir sa page de détails. L’utilisation historique affiche les 3, 6 ou 12 derniers cycles d’utilisation. Vérifiez les dates affichées, en particulier si votre contrat comporte des cycles d’utilisation trimestriels ou annuels. Si votre vue de facturation inclut un onglet Utilisation du compte, ouvrez cet onglet pour consulter l’utilisation historique.

Options de paiement

Les entreprises facturées manuellement peuvent payer de différentes manières, notamment :

• ACH
• Virement bancaire

Le mode de paiement est défini dans le contrat.

Dépassements

Pour les produits qui prennent en charge les dépassements contractuels, vous pouvez continuer à utiliser le produit au-delà de votre limite contractuelle et payer l’utilisation supplémentaire à votre tarif contractuel. L’e-mail et la messagerie mobile nécessitent que les dépassements soient activés ; certains autres produits ont des dépassements qui ne peuvent pas être désactivés.

Votre contrat indique quels produits sont soumis à des dépassements et les tarifs applicables à une utilisation supplémentaire. Un tarif CPM (cost per mille) correspond au coût pour 1 000 unités. Les produits basés sur la consommation, comme les e-mails et la messagerie mobile, peuvent entraîner des dépassements lorsque l’utilisation dépasse les limites contractuelles et que les dépassements sont activés.

Par exemple, supposons que votre contrat coûte 2 070 $ par mois et inclut 1 700 000 e-mails par cycle d’utilisation mensuel. Si vous envoyez 2 000 000 e-mails avec les dépassements d’e-mails activés, les frais de dépassement s’appliquent aux 300 000 e-mails supplémentaires. Dans la vue de facturation mise à jour, un badge « In overages » et un segment rouge sur la carte d’utilisation des e-mails indiquent que vous avez dépassé la limite.

Fonctionnement des paramètres de dépassement

Vous pouvez gérer les préférences de dépassement modifiables dans Facturation > Préférences.

Lorsque les dépassements d’e-mail ou de messagerie mobile sont activés, vous pouvez continuer à envoyer au-delà de votre limite contractuelle, au tarif de dépassement convenu. Si vous désactivez ces paramètres, les envois supplémentaires sont bloqués une fois la limite atteinte.

Les dépassements vous permettent d’utiliser une capacité d’utilisation supplémentaire pendant que vous discutez d’un changement de forfait avec votre représentant Klaviyo. Ils ne modifient pas votre forfait contractuel.

Les paramètres de dépassement varient selon le produit :

• Les dépassements d’utilisation des e-mails et de la messagerie mobile sont activés lors de la première mise en place de l’utilisation contractuelle payante. Vous pouvez les désactiver dans vos préférences de facturation.
• Les dépassements liés au profil actif, aux conversations Customer Agent, aux tickets Helpdesk et aux crédits d’IA Composer ne peuvent pas être désactivés pour une utilisation contractuelle payante (voir le tableau ci-dessous).
• Les dépassements sont facturés selon vos tarifs et limites contractuels.

Ouvrez Facturation > Préférences pour modifier les paramètres de dépassement modifiables. Dans la vue de facturation mise à jour, ouvrez Facturation > Vue d’ensemble pour voir l’état du dépassement sur vos cartes d’utilisation.

Les préférences de facturation en libre-service de Klaviyo, la mise à niveau automatique et les dépassements flexibles, ne sont pas disponibles pour les comptes facturés manuellement. Les paramètres de dépassement contractuel sont distincts.

Quels produits ont des dépassements ?

Le tableau indique quels types d’utilisation contractuelle payante peuvent entraîner des dépassements. Pour l’e-mail, et la messagerie mobile, le résultat dépend du paramètre de dépassement. Pour les autres produits répertoriés, les dépassements ne peuvent pas être désactivés. Ces règles s’appliquent aux produits disponibles pour votre compte, et couverts par votre contrat.

*Le profil actif, la conversation Customer Agent, le ticket Helpdesk et les dépassements de crédits IA Composer restent activés pour une utilisation contractuelle payante. Vous ne pouvez pas les désactiver dans les préférences de facturation.

Où voir vos dépassements en un clin d’œil

Dans l’affichage de facturation mis à jour, ouvrez Facturation > Aperçu. Lorsqu’un produit compatible avec les dépassements contractuels dépasse sa limite, sa carte d’utilisation affiche un badge En dépassement.

Les cartes d’utilisation mises à jour affichent Dépassements activés ou Dépassements désactivés pour les paramètres de dépassement contractuels. Il est impossible de désactiver les dépassements des profils actifs.

Ouvrez Paiements et factures (ou Historique des paiements, selon votre vue de facturation) pour consulter les informations sur les dépassements. Lorsque cela est disponible, le panneau des dépassements affiche les tarifs contractuels et les estimations pour le cycle d’utilisation en cours. Les estimations ne correspondent pas à votre facture finale.

Activer ou désactiver vos paramètres de dépassement

Vous avez besoin d’une autorisation pour modifier les paramètres de facturation. Vous pouvez activer ou désactiver les dépassements pour l’e-mail et la messagerie mobile ; les autres produits répertoriés dans le tableau ont des dépassements qui ne peuvent pas être désactivés.

1. Cliquez sur le nom de votre compte dans le coin inférieur gauche.
2. Accédez à Facturation > Préférences.
3. Sur la carte du produit, cochez ou décochez Autoriser l’envoi d’e-mails supplémentaires ou Autoriser l’envoi de messages supplémentaires via la messagerie mobile. Cochez la case pour autoriser les dépassements, ou décochez-la pour arrêter les envois supplémentaires à la limite.
4. Cliquez sur Mettre à jour sur la fiche de ce produit pour enregistrer. Répétez l’opération pour chaque produit que vous modifiez.

Consultez vos factures

Trouvez les factures sous Facturation > Paiements et factures. Si votre vue de facturation utilise le libellé Historique des paiements, ouvrez plutôt cet onglet.

Si vous avez une hiérarchie de comptes, trouvez la facture sur le compte principal ou le compte parent. La vue de facture mise à jour pour les comptes facturés manuellement inclut les détails du contrat, les estimations de dépassement lorsque disponibles, et l’historique des factures. Dans la vue de facture mise à jour, cliquez sur Télécharger à côté d’une facture pour télécharger son PDF.

Obtenir le formulaire W-9 de Klaviyo

Tous les clients facturés manuellement reçoivent un formulaire W9. Si vous avez besoin d’une autre copie du formulaire W9 rempli de Klaviyo, contactez votre représentant Klaviyo. Le formulaire IRS W9 vierge vers lequel renvoie ce lien n’est pas le formulaire rempli de Klaviyo.

Ressources supplémentaires