Inzicht in handmatige facturering

Wat je leert

Lees meer over handmatige facturering (ook wel "Contract billing" of "gecontracteerde accounts" genoemd) met Klaviyo.

Voordat je van start gaat

Handmatige facturering is niet beschikbaar om aan te vragen vanuit Klaviyo. Deze is alleen beschikbaar als:

• Een eigenaar, beheerder of manager neemt contact op met hun success representative.
• Je Klaviyo-abonnementen komen in totaal op $ 2.000 of meer per maand.

Houd er rekening mee dat Klaviyo handmatige facturering niet toestaat als je het alleen om een tijdelijke reden nodig hebt (bijv. terwijl je wacht op een nieuwe creditcard). Er is ook geen hybride optie met handmatige en automatische facturering.

Hoe handmatige facturering werkt

Als je als klant handmatig wordt gefactureerd, heb je een contract waarin alles over je abonnementen en factuurgegevens is vastgelegd, waaronder:

• Factureringscyclus (maandelijks, per kwartaal, halfjaarlijks, jaarlijks)
• Gebruiksfrequentie/-periode (maandelijks, per kwartaal, halfjaarlijks, jaarlijks)
• Planimieten en gebruik
• Betaalmethode en -voorwaarden
• Tarieven en voorwaarden voor overschrijdingen

Dit betekent dat handmatige facturering voor elke klant anders kan werken. 

Abonnementslimieten bekijken

Om de limieten van je abonnement te bekijken:

1. Selecteer linksonder je accountnaam.

2. Klik op Facturering.

3. Bekijk het tabblad Overzicht (abonnementen) om je start- en einddatums van je contract, factuurschema, gecontracteerde abonnementslimieten en gebruiksoverschrijdingen (indien van toepassing) te zien, allemaal per product weergegeven op afzonderlijke gebruikskaarten.

Waarom kan ik geen abonnementen wijzigen in Klaviyo?

Als je je contract wilt wijzigen zodat het aansluit op een nieuw abonnement en je geen overschrijdingen krijgt, moet je je contract aanpassen. Neem hiervoor contact op met je succesvertegenwoordiger (bijv. CSM). Omdat je account onder contract valt, zie je geen knop "Abonnement wijzigen" op het tabblad Abonnementen; in plaats daarvan zie je een melding dat je account onder contract valt, met een aanwijzing om contact op te nemen met je Klaviyo-vertegenwoordiger.

Factureringscycli

Houd er rekening mee dat factureringscycli voor klanten die handmatig worden gefactureerd niet per se hetzelfde zijn als de cyclus voor plangebruik.

Plangrenzen en gebruikscyclus

Plangrenzen voor handmatig gefactureerde klanten worden bepaald door het contract:

• Alle facturen zijn gebaseerd op het contract.
• Het gebruik van je abonnement wordt gereset op de eerste van de maand (voor degenen die maandelijks betalen), het kwartaal (voor degenen die per kwartaal betalen), enz.

Je kunt je gebruik bekijken onder Facturering > Accountgebruik. Lees voor meer informatie ons artikel over inzicht krijgen in je accountgebruik.

Als je contract geen bepaald product bevat (bijv. mobiele berichten, Reviews, Helpdesk), zit je automatisch in het gratis niveau waar beschikbaar. Neem contact op met je Klaviyo Success-vertegenwoordiger om toegang te krijgen tot andere producten.

Je gebruikscyclus loopt volgens de tijdzone van je contract

In tegenstelling tot Stripe-accounts (creditcard), waarbij het gebruik wordt gereset op Eastern Time, hebben handmatig gefactureerde accounts een gebruikscyclus die wordt gereset volgens de eigen tijdzone van je gecontracteerde bedrijf. Als je gebruik een paar uur eerder of later lijkt te resetten dan je verwacht, komt dat hierdoor.

Historisch gebruik bekijken

Als je je kwartaal-, jaar-, enz. gebruik wilt bekijken, klik je op Weergeven op een plankaart om de historische gebruiksweergave te openen. Daar kun je een periode van 3, 6 of 12 maanden selecteren.

Betalingsopties

Handmatig gefactureerde bedrijven kunnen op verschillende manieren betalen, waaronder:

• ACH

• Bankoverschrijving

De betaalmethode is vastgelegd in het contract.

Overschrijdingen

Met Klaviyo kun je je abonnement en functies blijven gebruiken wanneer je je abonnementslimieten moet overschrijden, zodat je het product zonder onderbreking kunt blijven gebruiken.

Je contractovereenkomst bevat informatie over voor welke producten extra kosten gelden, samen met een CPM-tarief (Cost Per Mille) dat je kunt verwachten te betalen wanneer je extra gebruik nodig hebt. De meeste van onze producten op basis van verbruik (e-mails, mobiele berichten, enz.) vallen onder extra kosten wanneer je je limieten overschrijdt.

Stel bijvoorbeeld dat een klant een contract heeft voor een plan van $ 2.070 per maand dat 1.700.000 e-mails toestaat. Maar maandelijks verstuurde die klant ongeveer 2.000.000 e-mails. In dit geval worden de overage-kosten toegepast op het verschil van 300.000 e-mails. Je ziet dit terug als een rode overage-badge op de gebruikskaart van het product, en het rode segment van de gebruiksbalk laat zien hoeveel je over de limiet zit.

Overgebruik instellen

Voorkeuren voor overschrijdingen kun je beheren via je Billing dashboard.

Wat het is: Een instelling waarmee handmatig gefactureerde accounts kunnen blijven versturen voorbij hun gecontracteerde limiet, tegen een vooraf afgesproken tarief voor extra kosten, in plaats van dat ze worden afgesloten.

Waarom het er is: Net als automatisch upgraden voor self-serve accounts zorgt dit ervoor dat een drukke maand je marketing niet onderbreekt terwijl je een contractwijziging regelt met je Klaviyo-vertegenwoordiger.

Wat je ermee kunt doen:

• Standaard ingeschakeld voor de meeste producten.
• Geldt voor actieve profielen, zelfs als de instelling niet is ingeschakeld; overschrijdingen voor e-mail en sms worden alleen opgebouwd als de instelling aanstaat (zie onderstaande tabel).
• Overschrijdingen worden gefactureerd tegen het tarief en de limieten in je contract, niet tegen een algemeen tarief.

Waar je het vindt: Facturering > Voorkeuren (om in of uit te schakelen); Facturering > Overzicht, op de gebruikskaart van elk product, om te zien of het momenteel actief is.

Opmerking: Klaviyo's aanmeldingsvoorkeuren voor facturering (automatisch upgraden & flexibele overschrijdingen) zijn niet beschikbaar voor klanten met handmatige facturering.

Voor welke producten heb je overages?

De onderstaande tabel laat zien waar je in je account overages kunt opbouwen, afhankelijk van of je overage-instelling is ingeschakeld.

*Ook zonder de instelling voor overschrijdingen kan je account actieve profieloverschrijdingen opbouwen voor een factureringscyclus.

Waar je je overschrijdingen in één oogopslag ziet

In Instellingen > Facturering > Overzicht wordt bij elk product waarvoor je je contractlimiet hebt overschreden een badge "In overages" direct op de gebruikskaart weergegeven, samen met je overeengekomen overagestarief (bijvoorbeeld: "Overage rate: $X per unit").

Producten zonder flexibiliteit voor overschrijdingen, zoals actieve profielen, tonen "Profiel compliance on", omdat profieloverschrijdingen altijd van toepassing zijn.

Klik in het linkermenu op "Betalingsgeschiedenis" om extra weergaven te zien waarin je je overschrijdingstarief per eenheid en een geschatte overschrijdingskosten voor de huidige cyclus op één plek kunt bekijken.

Je instellingen voor overschrijdingen in- of uitschakelen

Als je eerder overages hebt uitgeschakeld en je de instelling nu wilt inschakelen, kun je dezelfde stappen volgen, maar vink je in plaats daarvan de selectievakjes aan.

1. Klik linksonder op je accountnaam.

2. Ga naar Facturering > Voorkeuren.

3. Schakel in de sectie Planoverzicht het vakje "Toestaan dat er extra X wordt verzonden" uit voor elk product waarvoor je geen overschrijdingen meer wilt.

4. Klik op Instellingen van abonnement bijwerken om op te slaan.

Facturen bekijken

Facturen bekijken Facturen voor klanten die handmatig worden gefactureerd, vind je onder Facturering > Betaling & facturen (dit tabblad heette eerder Betalingsgeschiedenis).

Als je een accounthiërarchie hebt, staat de factuur op het primaire of bovenliggende account. Omdat je onder contract valt, zie je niet de kaarten voor betaalmethode of kostengrafiek die Stripe-klanten zien; in plaats daarvan zie je je contractvoorwaarden, het paneel met het overschrijdingstarief en de schatting, en je factuurgeschiedenis. Je kunt op elk moment een factuur bekijken en downloaden.

Download het W9-formulier

Alle klanten die handmatig gefactureerd worden, krijgen een W9. Maar als je dit formulier niet hebt, kun je het W9-formulier hier downloaden.

Extra hulpbronnen