Cómo entender la facturación manual
Objetivos del artículo
Obtén información sobre la facturación manual (también llamada "facturación por contrato" o "cuentas contratadas") con Klaviyo.
Este artículo ofrece información sobre los contratos más comunes para los clientes con facturación manual; sin embargo, puede haber excepciones. Los contratos varían de una empresa a otra y es posible que no toda la información de este artículo aplique a tu acuerdo específico.
Antes de empezar
La facturación manual no se puede solicitar desde Klaviyo. Solo está disponible si:
- Un Propietario, Administrador o Gerente se pone en contacto con su representante de éxito.
- Tus planes de Klaviyo suman $2,000 o más al mes.
Ten en cuenta que Klaviyo no permite la facturación manual si solo la necesitas por un motivo temporal (p. ej., mientras esperas recibir una nueva tarjeta de crédito). Tampoco hay una opción híbrida con facturación manual y automática.
Cómo funciona la facturación manual
Cuando eres un cliente con facturación manual, tienes un contrato que determina todo sobre tus planes y tu información de facturación, incluidos:
- Ciclo de facturación (mensual, trimestral, semestral, anual)
- Ciclo/periodo de uso (mensual, trimestral, semestral, anual)
- Límites del plan y uso
- Método de pago y términos
- Tarifas y términos de excedentes
Esto significa que la facturación manual puede funcionar de forma diferente para cada cliente.
Ver límites del plan
Para ver los límites del plan:
1. Selecciona el nombre de la cuenta en la parte inferior izquierda.
2. Haz clic en Facturación.
3. Revisa la pestaña Descripción general (planes) para ver las fechas de inicio y finalización del contrato, el calendario de facturación, los límites del plan contratado y los excesos de uso (si corresponde), todo mostrado por producto en tarjetas de uso individuales.
¿Por qué no puedo cambiar de plan en Klaviyo?
Si quieres cambiar tu contrato para que refleje un nuevo plan y no incurrir en cargos por excedentes, tendrás que modificar el contrato. Para hacerlo, comunícate con tu representante de éxito (p. ej., CSM). Como tu cuenta está bajo contrato, no verás un botón de “Cambiar plan” en la pestaña Planes; en su lugar, verás un aviso de que tu cuenta está bajo contrato, con una indicación para comunicarte con tu representante de Klaviyo.
Ciclos de facturación
Ten en cuenta que los ciclos de facturación para clientes con facturación manual no necesariamente son los mismos que el ciclo de uso del plan.
Límites del plan y ciclo de uso
Los límites del plan para los clientes con facturación manual se determinan según el contrato:
- Todas las facturas se basan en el contrato.
- El uso del plan se restablece el primer día del mes (para quienes pagan mensualmente), del trimestre (para quienes pagan trimestralmente), etc.
Puedes ver el uso en Facturación > Uso de la cuenta. Para obtener más información, consulta nuestro artículo sobre cómo entender el uso de la cuenta.
Si tu contrato no incluye cierto producto (por ejemplo, mensajería móvil, Reviews, Helpdesk), se te asigna automáticamente al nivel gratuito cuando esté disponible. Para acceder a otros productos, será necesario ponerse en contacto con el representante de Klaviyo Success.
El ciclo de uso se ejecuta en la zona horaria del contrato
A diferencia de las cuentas de Stripe (tarjeta de crédito), que restablecen el uso en horario del este, las cuentas con facturación manual tienen un ciclo de uso que se restablece según la propia zona horaria de la empresa con la que firmaste el contrato. Si tu uso parece restablecerse unas horas antes o después de lo que esperabas, esta es la razón.
Ver uso histórico
Si quieres ver el uso trimestral, anual, etc., haz clic en Ver en cualquier tarjeta del plan para abrir su vista de uso histórico, donde puedes seleccionar un intervalo de 3, 6 o 12 meses.
Opciones de pago
Las empresas con facturación manual pueden pagar de diferentes formas, incluidas:
• ACH
• Transferencia bancaria
El método de pago se define en el contrato.
Excedentes
Klaviyo te permite seguir usando tu plan y funciones cuando necesitas superar los límites de tu plan para que puedas usar el producto sin interrupciones.
El acuerdo de tu contrato incluye información sobre qué productos están sujetos a excedentes, junto con una tarifa de CPM (costo por mil) que puedes esperar pagar cuando necesites uso adicional. La mayoría de nuestros productos basados en consumo (emails, mensajería móvil, etc.) están sujetos a excedentes cuando superas tus límites.
Por ejemplo, supongamos que un cliente tiene contratado un plan de $2 070 al mes que permite 1 700 000 correos electrónicos. Pero cada mes, ese cliente envió alrededor de 2 000 000 correos electrónicos. En este caso, se aplicará la comisión por excedente a la diferencia de 300 000 correos electrónicos. Verás esto reflejado como una insignia roja de exceso en la tarjeta de uso del producto, y el segmento rojo de la barra de uso muestra cuánto superas el límite.
Cómo configurar cargos por excedentes
Las preferencias de excedente se pueden controlar desde el panel de Facturación.
Qué es: Una configuración que permite que las cuentas con facturación manual sigan enviando más allá del límite contratado, a una tarifa de excedente acordada previamente, en lugar de que se les suspenda el servicio.
Por qué está aquí: Al igual que la actualización automática para cuentas de autoservicio, significa que un mes con mucha actividad no interrumpe tu marketing mientras resuelves un cambio de contrato con tu representante de Klaviyo.
Lo que te permite hacer:
- Activado de forma predeterminada para la mayoría de los productos.
- Se aplica a perfiles con actividad incluso sin la configuración habilitada; los excedentes de correo electrónico y SMS solo se acumulan si la configuración está activada (consulta la tabla a continuación).
- Los excedentes se facturan según la tarifa y los límites contratados, no según una tarifa genérica
Dónde encontrarlo: Facturación > Preferencias (para activarlo o desactivarlo); Facturación > Resumen, en la tarjeta de uso de cada producto, para ver si actualmente está con actividad.
Nota: Las preferencias de facturación de suscripción de Klaviyo (actualización automática y excedentes flexibles) no están disponibles para los clientes con facturación manual.
Los cargos por excedente están activados por defecto. Consulta esta sección para ver detalles sobre desactivar los excedentes.
¿Qué productos tienen excesos?
La siguiente tabla describe en qué partes de la cuenta pueden acumularse cargos por excedente, según si la configuración de excedentes está habilitada.
Sin la configuración de excedente | Con la configuración de cargos excedentes | |
Perfiles activos | ✔* | ✔ |
Límites de correo electrónico | ✖ | ✔ |
Límites de mensajería móvil | ✖ | ✔ |
Límites de Agente de Clientes | ✖ | ✔ |
Límites de Helpdesk | ✖ | ✔ |
Límites de Composer | ✖ | ✔ |
*Incluso sin la configuración de excedentes, la cuenta puede acumular excedentes de perfiles con actividad durante un ciclo de facturación.
Dónde ver tus excedentes de un vistazo
En Configuración > Facturación > Descripción general , cualquier producto en el que hayas superado el límite contratado muestra una insignia de “En excedentes” directamente en su tarjeta de uso, junto con la tarifa de excedente contratada (por ejemplo, “Tarifa de excedente: $X por unidad”).
Los productos sin flexibilidad de excedentes, como los perfiles con actividad, muestran “Cumplimiento de perfiles activado”, ya que los excedentes de perfiles siempre aplican.
Haz clic en "Historial de pagos" en el menú izquierdo para ver vistas adicionales donde puedes ver la tarifa de excedente por unidad y un costo estimado de excedente para el ciclo actual en un solo lugar.
Los cargos por exceso se aplican según las tarifas y los límites de tu plan contratado. Debes comunicarte con tu representante de Klaviyo si deseas cambiar tu plan contratado.
Activar o desactivar la configuración de excesos
Si anteriormente deshabilitaste los cargos excedentes y ahora quieres activar esta configuración, puedes seguir los mismos pasos, pero en su lugar marca las casillas.
1. Haz clic en el nombre de la cuenta en la esquina inferior izquierda.
2. Ve a Facturación > Preferencias.
3. En la sección Resumen del plan, desmarca la casilla “Permitir que se envíe X adicional” para cada producto en el que ya no quieras excedentes.
4. Haz clic en Actualizar la configuración del plan para guardar.
Ver facturas
Ver facturas Las facturas de los clientes con facturación manual se pueden encontrar en Facturación > Pago e invoices (esta pestaña antes se llamaba Historial de pagos).
Si tienes una jerarquía de cuentas, la factura está en la cuenta principal o en la cuenta primaria. Debido a que tienes un contrato, no verás las tarjetas de método de pago ni de gráfico de costos que ven los clientes de Stripe; en su lugar, verás los términos del contrato, el panel de tasa y estimación de excedentes, y el historial de facturas. Puedes ver y descargar una factura en cualquier momento.
Descarga el formulario W9
A todos los clientes facturados de forma manual se les proporciona un W9. Sin embargo, si no tienes este formulario, puedes descargar el formulario W9 aquí.
Recursos adicionales
- Understanding your account usage
Learn how to review your account usage in Klaviyo. For all non-contracted accounts (including those using shared billing), the Account usage tab breaks down the usage of each plan for that account; e.g., how many emails and SMS you’ve sent.
- User management and privileges reference for Static User Roles
Learn about the different Klaviyo user roles, their account permissions and access, as well as their potential restrictions inside the platform. Depending on your role, the view of Klaviyo may look different. For instance, Owners see different account setting options than Admins do.
- How to set up single sign-on (SSO)
Learn how to set up single sign-on (SSO) for your Klaviyo account or portfolio. Currently, only identity provided (IdP) single sign-on is supported in Klaviyo.