So konfigurierst du Bürozeiten für den Web-Chat
Erfahre, wie du Sprechstunden für den Web-Chat einrichtest, damit deine Website-Besucher*innen wissen, wann Live-Chat-Support verfügbar ist und was sie außerhalb dieser Zeiten erwarten können.
Informationen zu den Bürozeiten für den Web-Chat
Sprechzeiten helfen dir, klare Erwartungen dafür festzulegen, wann Website-Besucher*innen per Web-Chat mit einer Live-Support-Mitarbeiter*in in Kontakt treten können. Während der Bürozeiten überwacht dein Team den Klaviyo Inbox und kann in Echtzeit auf eingehende Web-Chat-Tickets antworten.
Außerhalb dieser Zeiten erhalten Besucher*innen automatisch eine Abwesenheitsnachricht, die du konfigurierst. Darin wird ihnen mitgeteilt, wann der Chat-Support wieder verfügbar ist oder wie sie in der Zwischenzeit Unterstützung erhalten.
Du kannst die automatisierten Nachrichten anpassen, die Kund*innen erhalten, nachdem sie einen Web-Chat gesendet haben – sowohl während als auch außerhalb deiner Bürozeiten –, um Transparenz zu wahren und ein positives Support-Erlebnis zu bieten.
Tipp: Auch wenn du den AI Service Agent verwendest, ist es wichtig, Bürozeiten festzulegen. Wenn die KI eine Anfrage eskaliert, helfen Bürozeiten Kund*innen zu verstehen, wann ein*e Mitarbeiter*in nachfasst, falls zum Zeitpunkt der Übergabe niemand verfügbar ist.
Bürozeiten und automatisierte Antworten einrichten
Das Einrichten von Bürozeiten umfasst 2 Hauptschritte:
- Gib die Tage und Zeiten an, zu denen dein Supportteam verfügbar ist (d. h., wenn es neue Tickets im Klaviyo Inbox aktiv überwacht).
- Passe die automatisierten Nachrichten an, die Kund*innen während und außerhalb dieser Zeiten sehen.
Lege deine Office Hours fest
- Gehe in Klaviyo zu Conversations > Inbox.
- Klicke auf Einstellungen.
- Im Abschnitt Office hours auf Stunden hinzufügen klicken, um die Tage und Uhrzeiten festzulegen, zu denen dein Team verfügbar ist. Die Uhrzeiten basieren auf der Zeitzone deines Kontos.
- Zusätzliche Stunden hinzufügen oder die drei Punkte (...) verwenden, um Stunden zu duplizieren oder zu kopieren oder Stunden auf andere Tage zu übertragen.
- Klicke auf Speichern.
Du kannst diese Stunden jederzeit bearbeiten oder sie über das Papierkorb-Symbol neben jedem Eintrag löschen. Klicke nach dem Vornehmen von Änderungen unbedingt auf Speichern.
Automatisierte Nachrichten für Office Hours einrichten
- Wähle in der Navigation der Inbox-Einstellungen Web-Chat aus.
- Scrolle zum Abschnitt Web-Chat-Auto-Responder.
- Gib unter Während der Bürozeiten die Nachricht ein, die Besucher*innen erhalten, wenn Live-Agent*innen verfügbar sind, um auf ihre Nachricht zu antworten. Zum Beispiel: „Einen Moment, ein*e Mitarbeiter*in unseres Support-Teams ist gleich für dich da.“
- Diese Nachricht ist nicht erforderlich; wenn Agent*innen in der Regel während der Geschäftszeiten schnell antworten, kannst du dieses Feld leer lassen.
- Gib unter Außerhalb der Bürozeiten deine Nachricht ein, wenn der Support offline ist. Zum Beispiel: „Vielen Dank für deine Nachricht. Unser Live-Chat ist im Moment nicht verfügbar, aber hinterlasse deinen Namen und deine E-Mail-Adresse, und wir melden uns bald bei dir.“
- Klicke auf Speichern.
Beachte, dass Kund*innen diese automatischen Antworten nur sehen, wenn die Geschäftszeiten festgelegt sind.