So konfigurierst du Bürozeiten für den Web-Chat
Erfahre, wie du Sprechstunden für den Web-Chat einrichtest, damit deine Website-Besucher*innen wissen, wann Live-Chat-Support verfügbar ist und was sie außerhalb dieser Zeiten erwarten können.
Informationen zu den Bürozeiten für den Web-Chat
Mit Geschäftszeiten kannst du klare Erwartungen dafür festlegen, wann Website-Besucher*innen per Web-Chat mit eine*r Live-Support-Mitarbeiter*in in Kontakt treten können. Während der Geschäftszeiten überwacht dein Team den Klaviyo Helpdesk und kann in Echtzeit auf eingehende Web-Chat-Tickets antworten.
Außerhalb dieser Zeiten erhalten Besucher*innen automatisch eine Abwesenheitsnachricht, die du konfigurierst. Darin erfahren sie, wann der Chat-Support wieder verfügbar ist oder wie sie in der Zwischenzeit Hilfe erhalten.
Du kannst die automatisierten Nachrichten anpassen, die Kund*innen erhalten, nachdem sie einen Web-Chat gesendet haben – sowohl während als auch außerhalb deiner Bürozeiten –, um Transparenz zu wahren und ein positives Support-Erlebnis zu bieten.
Tipp: Auch wenn du den Customer Agent verwendest, ist es wichtig, Geschäftszeiten festzulegen. Wenn die KI eine Anfrage eskaliert, zeigen Geschäftszeiten Kund*innen, wann ein Mensch nachfasst, falls zu dem Zeitpunkt der Übergabe niemand verfügbar ist.
Richte Sprechzeiten und automatisierte Antworten ein
Bevor du beginnst, aktiviere den Web-Chat und stelle sicher, dass du die Berechtigung hast, die Helpdesk-Einstellungen zu bearbeiten. Siehe Erste Schritte mit dem Web-Chat.
Das Einrichten von Bürozeiten umfasst 2 Hauptschritte:
- Gib die Tage und Zeiten an, zu denen dein Support-Team verfügbar ist (d. h. wann es neue Tickets im Klaviyo Helpdesk aktiv überwacht).
- Passe die automatisierten Nachrichten an, die Kund*innen während und außerhalb dieser Zeiten sehen.
Lege deine Office Hours fest
- Gehe in Klaviyo zu Service > Helpdesk.
- Klicke auf Einstellungen und wähle dann Allgemein aus.
- Klicke im Abschnitt Office Hours auf Stunden hinzufügen, um die Tage und Zeiten festzulegen, zu denen dein Team verfügbar ist. Die Zeiten basieren auf der Zeitzone deines Kontos.
- Um einen weiteren Zeitbereich hinzuzufügen, klicke auf Stunden hinzufügen. Um einen Bereich wiederzuverwenden, klicke auf das Symbol Duplizieren daneben und ändere dann den Tag oder die Uhrzeiten in der neuen Zeile.
- Die Endzeit muss später als die Startzeit sein, und Zeiträume am selben Tag dürfen sich nicht überschneiden.
- Klicke auf Speichern.
Du kannst diese Stunden jederzeit bearbeiten oder sie über das Papierkorb-Symbol neben jedem Eintrag löschen. Klicke nach dem Vornehmen von Änderungen unbedingt auf Speichern.
Automatisierte Nachrichten für Office Hours einrichten
Behalte jede automatisierte Nachricht bei 240 Zeichen oder weniger.
- Wähle in den Helpdesk-Einstellungen Autoresponder aus. Wenn darunter Kanäle aufgelistet sind, wähle Web-Chat aus.
- Wenn du Autoresponder aktivieren siehst, aktiviere den Schalter. Andernfalls scrolle zum Abschnitt Web-Chat-Autoresponder.
- Gib unter Während der Bürozeiten die Nachricht ein, die Besucher*innen erhalten, wenn Live-Agent*innen verfügbar sind, um auf ihre Nachricht zu antworten. Zum Beispiel: „Einen Moment, ein Mitglied unseres Support-Teams ist gleich für dich da.“
- Wenn du Autoresponder aktivieren siehst, sind beide Nachrichten erforderlich. Im Bereich Web-Chat-Autoresponder ist diese Nachricht optional; wenn Agent*innen während der Bürozeiten normalerweise schnell antworten, kannst du dieses Feld leer lassen.
- Gib unter Außerhalb der Bürozeiten (oder Außerhalb der Bürozeiten) deine Nachricht ein, die angezeigt wird, wenn der Support offline ist. Zum Beispiel: „Danke für deine Nachricht. Unser Live-Chat ist im Moment nicht verfügbar, aber hinterlasse deinen Namen und deine E-Mail-Adresse, und wir melden uns bald bei dir.“
- Klicke auf Speichern.
Beachte, dass Kund*innen diese automatischen Antworten nur sehen, wenn die Geschäftszeiten festgelegt sind.