So konfigurierst du die Bürozeiten für den Web-Chat

Erfahre, wie du Sprechzeiten für Web-Chat einrichtest, damit deine Website-Besucher wissen, wann der Live-Chat-Support verfügbar ist und was sie außerhalb dieser Zeiten erwartet.

Über Sprechstunden für Web-Chat

Bürozeiten helfen dir, klare Erwartungen zu formulieren, wann Besucher der Website mit einem Live-Support-Mitarbeiter über den Web-Chat in Kontakt treten können. Während der Bürozeiten überwacht dein Team den Posteingang von Klaviyo und kann in Echtzeit auf eingehende Web-Chat-Tickets antworten.

Außerhalb dieser Zeiten erhalten Besucher automatisch eine von dir konfigurierte Abwesenheitsnachricht, die ihnen mitteilt, wann der Chat-Support zurück ist oder wie sie in der Zwischenzeit Hilfe bekommen können.

Du kannst die automatischen Nachrichten, die Kunden erhalten, nachdem sie einen Web-Chat gesendet haben, sowohl während als auch außerhalb deiner Bürozeiten anpassen, um die Transparenz aufrechtzuerhalten und eine positive Support-Erfahrung zu bieten.

Tipp: Auch wenn du den künstlichen Intelligenz Service Agent benutzt, ist es wichtig, die Bürozeiten einzustellen. Wenn die künstliche Intelligenz eine Anfrage eskaliert, lässt Office Hours den Kunden wissen, wann ein Mensch nachfassen wird, wenn er zum Zeitpunkt der Übergabe nicht verfügbar ist.

Bürozeiten und automatische Antworten einrichten

Das Einrichten der Sprechstunde umfasst 2 Hauptschritte:

• Lege fest, an welchen Tagen und zu welchen Zeiten dein Support-Team erreichbar ist (d.h. wann es aktiv neue Tickets in der Klaviyo Inbox überwacht).
• Passe die automatischen Nachrichten an, die Kunden während und außerhalb dieser Zeiten sehen.

Lege deine Bürozeiten fest

1. In Klaviyo gehst du auf Konversationen > Posteingang.
2. Klicke auf Einstellungen.
3. Im Abschnitt Bürozeiten klickst du auf Stunden hinzufügen, um die Tage und Zeiten festzulegen, an denen dein Team verfügbar ist. Die Zeiten basieren auf der Zeitzone deines Kontos.
   
4. Füge weitere Stunden hinzu oder benutze die drei Punkte (...), um Stunden an anderen Tagen zu duplizieren oder zu kopieren.
5. Klicke auf Speichern.

Du kannst diese Stunden jederzeit bearbeiten oder sie mit dem Papierkorbsymbol neben dem jeweiligen Eintrag löschen. Klicke unbedingt auf Speichern, nachdem du die Änderungen vorgenommen hast.

Automatische Nachrichten für Bürozeiten einstellen

1. Wähle in der Navigation der Posteingangseinstellungen die Option Web-Chat.
2. Scrolle zum Abschnitt Web-Chat-Auto-Responder.
   
3. Gib unter During Office Hours die Nachricht ein, die Besucher erhalten, wenn Live-Agenten verfügbar sind, um ihre Nachricht zu beantworten. Zum Beispiel: "Einen Moment, ein Mitglied unseres Support-Teams wird gleich bei dir sein."
   • Diese Nachricht ist nicht erforderlich. Wenn Agenten während der Bürozeiten normalerweise schnell antworten, kannst du dieses Feld leer lassen.
4. Gib unter Außerhalb der Geschäftszeiten deine Nachricht ein, wenn der Support offline ist. Zum Beispiel: "Vielen Dank für deine Nachricht. Unser Live-Chat ist im Moment nicht verfügbar, aber hinterlasse deinen Namen und deine E-Mail und wir melden uns bald bei dir zurück."
5. Klicke auf Speichern.

Beachte, dass Kunden diese automatischen Antworten nur sehen, wenn die Bürozeiten eingestellt sind.

Weitere Ressourcen

• Erste Schritte mit dem Web-Chat
• Leitfaden für den Klaviyo Posteingang
• Erste Schritte mit dem künstliche Intelligenz Service Agent