Jak skonfigurować godziny pracy dla czatu online
Dowiedz się, jak skonfigurować godziny dostępności czatu online, aby osoby odwiedzające Twoją stronę wiedziały, kiedy dostępne jest wsparcie czatu na żywo i czego się spodziewać poza tymi godzinami.
Informacje o godzinach dyżuru czatu online
Godziny dostępności pomagają jasno określić, kiedy odwiedzający stronę mogą połączyć się z konsultantem wsparcia na żywo przez czat online. W godzinach dostępności twój zespół monitoruje Klaviyo Helpdesk i może odpowiadać na przychodzące zgłoszenia z czatu online w czasie rzeczywistym.
Poza tymi godzinami odwiedzający automatycznie otrzymują skonfigurowaną przez Ciebie wiadomość o nieobecności, która informuje ich, kiedy obsługa czatu wróci lub jak uzyskać pomoc w międzyczasie.
Możesz dostosować zautomatyzowane wiadomości, które klienci otrzymują po wysłaniu wiadomości na czacie online, zarówno w godzinach pracy biura, jak i poza nimi, aby zachować przejrzystość i zapewnić pozytywne doświadczenie ze wsparciem.
Wskazówka: Nawet jeśli korzystasz z Customer Agent, ustawienie godzin pracy jest ważne. Gdy AI eskaluje zapytanie, godziny pracy informują klientów, kiedy człowiek skontaktuje się z nimi, jeśli w momencie przekazania sprawy nie jest dostępny.
Skonfiguruj godziny dostępności i automatyczne odpowiedzi
Zanim zaczniesz, włącz czat online i upewnij się, że masz uprawnienia do edytowania ustawień Helpdesk. Zobacz Pierwsze kroki z czatem online.
Konfigurowanie godzin pracy obejmuje 2 główne kroki:
- Określ dni i godziny, w których Twój zespół wsparcia jest dostępny (tj. kiedy aktywnie monitoruje nowe zgłoszenia w Klaviyo Helpdesk).
- Dostosuj automatyczne wiadomości, które klienci widzą w tych godzinach i poza nimi.
Ustaw godziny pracy biura
- W Klaviyo przejdź do Obsługa > Helpdesk.
- Kliknij Ustawienia, a następnie wybierz Ogólne.
- W sekcji Godziny pracy kliknij Dodaj godziny, aby ustawić dni i godziny, w których Twój zespół jest dostępny. Godziny są podane w strefie czasowej Twojego konta.
- Aby dodać kolejny zakres czasu, kliknij Dodaj godziny. Aby ponownie użyć zakresu, kliknij obok niego ikonę Duplikuj, a następnie zmień dzień lub godziny w nowym wierszu.
- Godzina zakończenia musi być późniejsza niż godzina rozpoczęcia, a zakresy czasowe w tym samym dniu nie mogą się nakładać.
- Kliknij Zapisz.
Możesz edytować te godziny w dowolnym momencie lub usunąć je, używając ikony kosza obok każdego wpisu. Pamiętaj, aby po wprowadzeniu zmian kliknąć Zapisz.
Skonfiguruj automatyczne wiadomości na godziny pracy
Zadbaj o to, aby każda automatyczna wiadomość miała maksymalnie 240 znaków.
- W ustawieniach Helpdesk wybierz Autorespondery. Jeśli pod nim są wyświetlane kanały, wybierz czat online.
- Jeśli widzisz Włącz autoresponder, włącz jego przełącznik. W przeciwnym razie przewiń do sekcji automatycznych odpowiedzi czatu online.
- W sekcji W godzinach pracy wpisz wiadomość, którą odwiedzający otrzymają, gdy agenci na żywo są dostępni, aby odpowiedzieć na ich wiadomość. Na przykład: „Chwileczkę, członek naszego zespołu wsparcia wkrótce się z Tobą skontaktuje”.
- Jeśli widzisz opcję Włącz autoresponder, oba komunikaty są wymagane. W panelu Autorespondery czatu online ten komunikat jest opcjonalny; jeśli agenci zwykle odpowiadają szybko w godzinach pracy, możesz zostawić to pole puste.
- W sekcji Poza godzinami dostępności (lub Poza godzinami dostępności) wpisz wiadomość, która ma się wyświetlać, gdy wsparcie jest offline. Na przykład: „Dziękujemy za wiadomość. Nasz czat na żywo jest teraz niedostępny, ale zostaw swoje imię i adres e-mail, a wkrótce się z tobą skontaktujemy”.
- Kliknij Zapisz.
Pamiętaj, że klienci widzą te automatyczne odpowiedzi tylko wtedy, gdy ustawiono godziny pracy.