Come configurare l'orario di apertura per la web chat
Scopri come configurare gli orari di disponibilità per la web chat, in modo che chi visita il tuo sito sappia quando l'assistenza tramite chat dal vivo è disponibile e cosa aspettarsi al di fuori di questi orari.
Informazioni sugli orari di apertura per la web chat
Gli orari di disponibilità ti aiutano a definire aspettative chiare su quando i visitatori del sito possono mettersi in contatto con un operatore dell'assistenza dal vivo tramite web chat. Durante l'orario d'ufficio, il tuo team monitora l'Helpdesk di Klaviyo e può rispondere in tempo reale ai ticket in arrivo dalla web chat.
Al di fuori di questi orari, chi visita il sito riceve automaticamente un messaggio di assenza che configuri tu, che informa su quando l'assistenza via chat sarà di nuovo disponibile o su come ottenere supporto nel frattempo.
Puoi personalizzare i messaggi automatizzati che i clienti ricevono dopo aver inviato una web chat, sia durante sia al di fuori del tuo orario di ufficio, per mantenere la trasparenza e offrire un’esperienza di assistenza positiva.
Suggerimento: anche se usi il Customer Agent, è importante impostare l’orario di ufficio. Quando l’IA inoltra una richiesta a un livello superiore, l’orario di ufficio consente ai clienti di sapere quando un membro del team farà un follow-up se al momento del passaggio non ce n’è uno disponibile.
Configura l'orario di ricevimento e le risposte automatiche
Prima di iniziare, abilita la web chat e assicurati di avere l’autorizzazione per modificare le impostazioni di Helpdesk. Consulta Primi passi con web chat.
La configurazione degli orari d’ufficio prevede 2 passaggi principali:
- Specifica i giorni e gli orari in cui il tuo team di assistenza è disponibile (ad es., quando monitora attivamente i nuovi ticket nel Klaviyo Helpdesk).
- Personalizza i messaggi automatici che i clienti vedono durante e al di fuori di questi orari.
Imposta gli orari di apertura
- In Klaviyo, vai a Servizio > Helpdesk.
- Fai clic su Impostazioni, quindi seleziona Generale.
- Nella sezione Orari di assistenza, fai clic su Aggiungi orari per impostare i giorni e gli orari in cui il tuo team è disponibile. Gli orari si basano sul fuso orario del tuo account.
- Per aggiungere un altro intervallo di tempo, fai clic su Aggiungi ore. Per riutilizzare un intervallo, fai clic sull’icona Duplica accanto, quindi modifica il giorno o gli orari nella nuova riga.
- L'orario di fine deve essere successivo all'orario di inizio e gli intervalli di tempo nello stesso giorno non devono sovrapporsi.
- Clicca su Salva.
Puoi modificare questi orari in qualsiasi momento o eliminarli utilizzando l'icona del cestino accanto a ciascuna voce. Assicurati di cliccare su Salva dopo aver apportato le modifiche.
Imposta messaggi automatici per l'orario di lavoro
Mantieni ogni messaggio automatizzato entro un massimo di 240 caratteri.
- Nelle impostazioni di Helpdesk, seleziona Risponditori automatici. Se sotto sono elencati dei canali, seleziona web chat.
- Se vedi Abilita autoresponder, attiva l’interruttore. Altrimenti, scorri fino alla sezione Risponditori automatici web chat.
- In Durante l’orario di ufficio, inserisci il messaggio che i visitatori ricevono quando gli operatori dal vivo sono disponibili a rispondere al loro messaggio. Ad esempio, "Un momento, un membro del nostro team di assistenza sarà da te a breve."
- Se vedi Abilita risposta automatica, entrambi i messaggi sono obbligatori. Nel pannello Risponditori automatici della web chat, questo messaggio è facoltativo; se in genere gli agenti rispondono rapidamente durante l’orario d’ufficio, puoi lasciare vuoto questo campo.
- In Outside office hours (o Outside of office hours), inserisci il messaggio da mostrare quando l'assistenza non è online. Ad esempio: "Grazie per il tuo messaggio. La nostra chat live non è disponibile al momento, ma lascia il tuo nome e la tua e-mail e ti ricontatteremo presto."
- Clicca su Salva.
Tieni presente che i clienti vedono queste risposte automatiche solo se sono impostati gli orari di ufficio.