Come configurare l'orario di ufficio per web chat

Scopri come impostare gli orari di ufficio per web chat in modo che i visitatori del tuo sito sappiano quando l'assistenza via chat è disponibile e cosa aspettarsi al di fuori di questi orari.

Informazioni sugli orari di ufficio per web chat

Gli orari d'ufficio ti aiutano a stabilire con chiarezza quando i visitatori del sito possono mettersi in contatto con un rappresentante dell'assistenza in carne e ossa tramite web chat. Durante l'orario d'ufficio, il tuo team controlla la casella di posta Klaviyo e può rispondere ai ticket web chat in arrivo in tempo reale.

Al di fuori di questi orari, i visitatori ricevono automaticamente un messaggio di allontanamento da te configurato, che comunica loro quando l'assistenza via chat sarà indietro o come ottenere assistenza nel frattempo.

Puoi personalizzare i messaggi automatici che i clienti ricevono dopo l'invio di web chat sia durante che al di fuori del tuo orario di ufficio per mantenere la trasparenza e fornire un'esperienza di assistenza positiva.

Suggerimento: anche se utilizzi l'agente di assistenza intelligenza artificiale, è importante impostare l'orario di ufficio. Quando l'intelligenza artificiale intensifica una richiesta, l'orario di ufficio consente al cliente di sapere quando un umano seguirà la richiesta se non è disponibile al momento della consegna.

Imposta l'orario d'ufficio e le risposte automatiche

L'impostazione dell'orario d'ufficio prevede due fasi principali:

• Specifica i giorni e gli orari in cui il tuo team di assistenza è disponibile (cioè quando controlla attivamente i nuovi ticket nella Inbox di Klaviyo).
• Personalizza i messaggi automatici che i clienti vedono durante e al di fuori di questi orari.

Imposta il tuo orario di ufficio

1. In Klaviyo, vai su Conversazioni > Posta in arrivo.
2. Clicca su Impostazioni.
3. Nella sezione Orari dell'ufficio, clicca su Aggiungi ore per impostare i giorni e gli orari in cui il tuo team è disponibile. Gli orari si basano sul fuso orario del tuo account.
   
4. Aggiungi altre ore o usa i tre punti (...) per duplicare o copiare le ore in altri giorni.
5. Clicca su Salva.

Puoi modificare queste ore in qualsiasi momento o cancellarle utilizzando l'icona del cestino accanto a ciascuna voce. Assicurati di cliccare su Salva dopo aver apportato le modifiche.

Imposta messaggi automatici per l'orario di ufficio

1. Nella navigazione delle impostazioni della posta in arrivo, seleziona la chat web.
2. Scorri fino alla sezione dei risponditori automatici della web chat.
   
3. Alla voce Orario di ufficio, inserisci il messaggio che i visitatori ricevono quando gli agenti in carne e ossa sono disponibili a rispondere al loro messaggio. Ad esempio, "Un momento, un membro del nostro team di assistenza sarà da te a breve".
   • Questo messaggio non è obbligatorio; se di solito gli agenti rispondono rapidamente durante l'orario di ufficio, puoi lasciare questo campo vuoto.
4. Alla voce Fuori orario, inserisci il tuo messaggio per quando l'assistenza è offline. Ad esempio: "Grazie per il tuo messaggio. La nostra live chat non è disponibile in questo momento, ma lasciaci il tuo nome e la tua e-mail e ti invieremo indietro al più presto".
5. Clicca su Salva.

Nota che i clienti vedono queste risposte automatiche solo se sono impostate le ore di ufficio.

Risorse aggiuntive

• Primi passi con web chat
• Guida alla casella di posta Klaviyo
• Primi passi con l'intelligenza artificiale Service Agent