Så konfigurerar du kontorstider för webbchatt
Läs mer om hur du konfigurerar öppettider för Webbchatt så att dina webbplatsbesökare vet när support via livechatt är tillgänglig och vad de kan förvänta sig utanför dessa tider.
Om kontorstider för webbchatt
Kontorstider hjälper dig att sätta tydliga förväntningar på när webbplatsbesökare kan komma i kontakt med en supportmedarbetare via Webbchatt. Under kontorstiderna övervakar ditt team Klaviyo Helpdesk och kan svara på inkommande Webbchatt-ärenden i realtid.
Utanför dessa tider får besökare automatiskt ett frånvaromeddelande som du konfigurerar, så att de vet när chattsupporten är tillbaka eller hur de kan få hjälp under tiden.
Du kan anpassa de automatiserade meddelanden som kunder får efter att de har skickat en Webbchatt, både under och utanför dina kontorstider, för att vara transparent och ge en positiv supportupplevelse.
Tips: Även om du använder Customer Agent är det viktigt att ställa in kontorstider. När AI eskalerar en fråga visar kontorstider kunderna när en människa kommer att följa upp om ingen finns tillgänglig vid överlämningen.
Konfigurera kontorstider och automatiska svar
Innan du börjar, aktivera Webbchatt och se till att du har behörighet att redigera Helpdesk-inställningar. Se Komma igång med Webbchatt.
Att konfigurera kontorstider omfattar 2 huvudsakliga steg:
- Ange vilka dagar och tider ditt supportteam är tillgängligt (dvs. när de aktivt övervakar nya ärenden i Klaviyo Helpdesk).
- Anpassa de automatiska meddelanden som kunderna ser under och utanför dessa tider.
Konfigurera dina kontorstider
- Gå till Tjänst > Helpdesk i Klaviyo.
- Klicka på Inställningar och välj sedan Allmänt.
- I avsnittet Kontorstid klickar du på Lägg till timmar för att ställa in de dagar och tider då ditt team är tillgängligt. Tiderna baseras på ditt kontos tidszon.
- Om du vill lägga till ytterligare ett tidsintervall klickar du på Lägg till timmar. Om du vill återanvända ett intervall klickar du på ikonen Duplicera bredvid det och ändrar sedan dag eller tider i den nya raden.
- Sluttiden måste vara senare än starttiden och tidsintervall samma dag får inte överlappa varandra.
- Klicka på Spara.
Du kan redigera de här öppettiderna när som helst, eller ta bort dem med papperskorgsikonen bredvid varje post. Se till att klicka på Spara efter att du har gjort ändringar.
Ställ in automatiserade meddelanden för kontorstid
Se till att varje automatiserat meddelande är 240 tecken eller färre.
- I Helpdesk-inställningarna väljer du Autosvar. Om kanaler listas under den väljer du Webbchatt.
- Om du ser Aktivera autosvar ska du slå på reglaget. Annars rullar du ned till avsnittet Autosvar för webbchatt.
- Under Under kontorstid anger du meddelandet som besökare får när liveagenter är tillgängliga för att svara på deras meddelande. Till exempel: ”Ett ögonblick, en medlem av vårt supportteam är med dig snart.”
- Om du ser Aktivera autosvar krävs båda meddelandena. I panelen Autosvar för Webbchatt är det här meddelandet valfritt. Om handläggare vanligtvis svarar snabbt under kontorstid kan du lämna det här fältet tomt.
- Under Utanför kontorstider (eller Utanför kontorstiderna) anger du ditt meddelande för när supporten är offline. Till exempel: ”Tack för ditt meddelande. Vår livechatt är inte tillgänglig just nu, men lämna ditt namn och din e-postadress så hör vi av oss snart.”
- Klicka på Spara.
Observera att kunder bara ser dessa automatiska svar om kontorstider är inställda.