Hoe inloopsessie configureren voor webchat

Leer hoe je inloopsessie kunt instellen voor webchat zodat bezoekers van je site weten wanneer live chat support beschikbaar is en wat ze buiten die tijden kunnen verwachten.

Over inloopsessie voor webchat

inloopsessie helpen je om duidelijke verwachtingen op te stellen voor wanneer sitebezoekers contact kunnen maken met een live support vertegenwoordiger via webchat. Tijdens de inloopsessie houdt je team de Klaviyo Inbox in de gaten en kan het in realtime reageren op binnenkomende webchat tickets.

Buiten deze uren ontvangen bezoekers automatisch een bericht dat je instelt, zodat ze weten wanneer chat support terug is of hoe ze in de tussentijd hulp kunnen krijgen.

Je kunt de geautomatiseerde berichten die klanten ontvangen nadat ze een webchat hebben verzonden zowel tijdens als buiten je inloopsessie aanpassen om transparantie te behouden en een positieve support ervaring te bieden.

Tip: Zelfs als je de kunstmatige intelligentie Service Agent gebruikt, is het belangrijk om inloopsessie in te stellen. Als de kunstmatige intelligentie een vraag escaleert, laat inloopsessie de klant weten wanneer een mens de vraag zal opvolgen als er geen mens beschikbaar is op het moment van de handoff.

Kantooruren en automatische antwoorden instellen

Het opzetten van inloopsessie bestaat uit 2 hoofdstappen:

• Geef aan op welke dagen en tijden je supportteam beschikbaar is (d.w.z. wanneer ze actief nieuwe tickets in de Klaviyo Inbox controleren).
• Pas de geautomatiseerde berichten aan die klanten tijdens en buiten deze uren te zien krijgen.

Stel je inloopsessie in

1. Ga in Klaviyo naar Gesprekken > Inbox.
2. Klik op Instellingen.
3. Klik in het gedeelte Inloopsessie op Uren toevoegen om de dagen en tijden in te stellen waarop je team beschikbaar is. Tijden zijn gebaseerd op de tijdzone van je account.
   
4. Voeg extra uren toe of gebruik de drie puntjes (...) om uren te dupliceren of te kopiëren naar andere dagen.
5. Klik op Opslaan.

Je kunt deze uren op elk gewenst moment bewerken of verwijderen met het prullenbak-icoontje naast elke vermelding. Zorg ervoor dat je op Opslaan klikt nadat je wijzigingen hebt aangebracht.

Geautomatiseerde berichten instellen voor inloopsessie

1. Selecteer webchat in de navigatie Inbox-instellingen.
2. Scroll naar de sectie webchat autoresponders.
   
3. Voer onder Tijdens inloopsessie het bericht in dat bezoekers krijgen als er live agents beschikbaar zijn om op hun bericht te reageren. Bijvoorbeeld: "Een moment, een lid van ons supportteam zal zo bij je zijn."
   • Dit bericht is niet verplicht; als agenten meestal snel reageren tijdens een inloopsessie, kun je dit veld leeg laten.
4. Voer onder Buiten inloopsessie je bericht in voor als support offline is. Bijvoorbeeld: "Bedankt voor je bericht. Onze live chat is op dit moment niet beschikbaar, maar laat je naam en e-mail achter en we nemen snel contact met je op."
5. Klik op Opslaan.

Merk op dat klant deze automatische antwoorden alleen ziet als inloopsessie is ingesteld.

Extra hulpbronnen

• Aan de slag met webchat
• Handleiding voor de Klaviyo Inbox
• Aan de slag met de kunstmatige intelligentie Service Agent