Hoe je kantooruren voor webchat configureert
Lees hoe je kantooruren instelt voor webchat, zodat je sitebezoekers weten wanneer live chatondersteuning beschikbaar is en wat ze buiten die tijden kunnen verwachten.
Over kantooruren voor webchat
Kantooruren helpen je duidelijke verwachtingen te scheppen over wanneer sitebezoekers via webchat contact kunnen opnemen met een live supportmedewerker. Tijdens kantooruren houdt je team de Klaviyo Inbox in de gaten en kan het in realtime reageren op binnenkomende webchattickets.
Buiten deze uren krijgen bezoekers automatisch een afwezigheidsbericht dat je instelt, zodat ze weten wanneer chatondersteuning terug is of hoe ze in de tussentijd hulp kunnen krijgen.
Je kunt de geautomatiseerde berichten die klanten ontvangen nadat ze een webchat sturen, aanpassen, zowel tijdens als buiten je kantooruren, om transparant te blijven en een positieve supportervaring te bieden.
Tip: Ook als je de AI Service Agent gebruikt, is het belangrijk om kantooruren in te stellen. Wanneer de AI een inquiry escaleert, laten kantooruren klanten weten wanneer een medewerker opvolgt als er op het moment van overdracht geen medewerker beschikbaar is.
Kantoortijden instellen en geautomatiseerde antwoorden
Het instellen van office hours bestaat uit 2 hoofdstappen:
- Geef de dagen en tijden op waarop je supportteam beschikbaar is (d.w.z. wanneer ze actief nieuwe tickets in de Klaviyo Inbox monitoren).
- Pas de geautomatiseerde berichten aan die klanten tijdens en buiten die uren zien.
Stel je kantooruren in
- Ga in Klaviyo naar Gesprekken > Inbox.
- Klik op Instellingen.
- Klik in de sectie Kantooruren op Uren toevoegen om de dagen en tijden in te stellen waarop je team beschikbaar is. Tijden zijn gebaseerd op de tijdzone van je account.
- Voeg extra uren toe, of gebruik de drie puntjes (...) om uren te dupliceren of kopiëren naar andere dagen.
- Klik op Opslaan.
Je kunt deze openingstijden op elk moment bewerken of ze verwijderen met het prullenbakpictogram naast elke invoer. Zorg dat je op Opslaan klikt nadat je wijzigingen hebt aangebracht.
Stel geautomatiseerde berichten in voor kantooruren
- Selecteer in de navigatie van de inboxinstellingen webchat.
- Scrol naar de sectie Automatische antwoorden in webchats.
- Voer onder Tijdens kantooruren het bericht in dat bezoekers ontvangen wanneer live agents beschikbaar zijn om op hun bericht te reageren. Bijvoorbeeld: "Een moment, een lid van ons supportteam is zo bij je."
- Dit bericht is niet verplicht; als agents tijdens kantooruren doorgaans snel reageren, kun je dit veld leeg laten.
- Voer onder Buiten kantooruren je bericht in voor wanneer support offline is. Bijvoorbeeld: "Bedankt voor je bericht. Onze live chat is momenteel niet beschikbaar, maar laat je naam en e-mailadres achter en we nemen snel contact met je op."
- Klik op Opslaan.
Let op: klanten zien deze automatische antwoorden alleen als er kantooruren zijn ingesteld.