Hoe je kantooruren voor webchat configureert
Lees hoe je kantooruren instelt voor webchat, zodat je sitebezoekers weten wanneer live chatondersteuning beschikbaar is en wat ze buiten die tijden kunnen verwachten.
Over kantooruren voor webchat
Met kantooruren stel je duidelijke verwachtingen in over wanneer sitebezoekers via webchat contact kunnen opnemen met een live supportmedewerker. Tijdens kantooruren houdt je team de Klaviyo Helpdesk in de gaten en kan het in realtime reageren op binnenkomende webchat-tickets.
Buiten deze uren ontvangen bezoekers automatisch een afwezigheidsbericht dat je instelt, zodat ze weten wanneer chatsupport weer beschikbaar is of hoe ze in de tussentijd hulp kunnen krijgen.
Je kunt de geautomatiseerde berichten die klanten ontvangen nadat ze een webchat sturen, aanpassen, zowel tijdens als buiten je kantooruren, om transparant te blijven en een positieve supportervaring te bieden.
Tip: Zelfs als je de Klantenserviceagent gebruikt, is het belangrijk om openingstijden in te stellen. Wanneer de AI een vraag doorspeelt, laten spreekuren klanten weten wanneer een medewerker opvolgt als er op het moment van overdracht niemand beschikbaar is.
Stel kantooruren en automatische antwoorden in
Voordat je begint, schakel je webchat in en zorg je dat je toestemming hebt om de Helpdesk-instellingen te bewerken. Zie Aan de slag met webchat.
Het instellen van office hours bestaat uit 2 hoofdstappen:
- Geef de dagen en tijden op waarop je supportteam beschikbaar is (d.w.z. wanneer ze actief nieuwe tickets in de Klaviyo Helpdesk monitoren).
- Pas de geautomatiseerde berichten aan die klanten tijdens en buiten die uren zien.
Stel je kantooruren in
- Ga in Klaviyo naar Service > Helpdesk.
- Klik op Instellingen en selecteer vervolgens Algemeen.
- Klik in het gedeelte Office hours op Hours toevoegen om de dagen en tijden in te stellen waarop je team beschikbaar is. Tijden zijn gebaseerd op de tijdzone van je account.
- Als je nog een periode wilt toevoegen, klik je op Uren toevoegen. Als je een periode opnieuw wilt gebruiken, klik je op het pictogram Dupliceren ernaast en wijzig je daarna de dag of tijden in de nieuwe rij.
- De eindtijd moet later zijn dan de starttijd en tijdvakken op dezelfde dag mogen elkaar niet overlappen.
- Klik op Opslaan.
Je kunt deze openingstijden op elk moment bewerken of ze verwijderen met het prullenbakpictogram naast elke invoer. Zorg dat je op Opslaan klikt nadat je wijzigingen hebt aangebracht.
Stel geautomatiseerde berichten in voor kantooruren
Houd elk geautomatiseerd bericht op 240 tekens of minder.
- Selecteer in de Helpdesk-instellingen Autoresponders. Als er kanalen onder staan, selecteer je webchat.
- Als je Automatische beantwoorder inschakelen ziet, zet je de schakelaar aan. Anders scroll je naar het gedeelte Auto-responders voor webchat.
- Voer onder Tijdens kantooruren het bericht in dat bezoekers ontvangen wanneer live agents beschikbaar zijn om op hun bericht te reageren. Bijvoorbeeld: "Een moment, iemand van ons supportteam is zo bij je."
- Als je Automatische beantwoorder inschakelen ziet, zijn beide berichten vereist. In het paneel Automatische beantwoorders voor webchat is dit bericht optioneel; als agents doorgaans tijdens kantooruren snel reageren, kun je dit veld leeg laten.
- Voer onder Buiten kantooruren (of Buiten de kantooruren) je bericht in voor wanneer support offline is. Bijvoorbeeld: “Bedankt voor je bericht. Onze live chat is op dit moment niet beschikbaar, maar laat je naam en e-mailadres achter en we nemen snel contact met je op.”
- Klik op Opslaan.
Let op: klanten zien deze automatische antwoorden alleen als er kantooruren zijn ingesteld.