So schließt du Helpdesk-Tickets nach Inaktivität von Kund*innen automatisch

Erfahre, wie du Klaviyo Helpdesk-Tickets nach einer festgelegten Zeit der Inaktivität von Kund*innen automatisch schließen kannst. Durch das Einrichten des automatischen Schließens von Tickets kannst du deinen Support-Workflow optimieren und deinen Posteingang übersichtlich halten.

Über automatisches Schließen

Mit Automatischem Schließen kannst du festlegen, wie lange ein Ticket offen bleibt, wenn Kund*innen nicht geantwortet haben. Sobald der von dir festgelegte Zeitraum ohne Aktivität erreicht ist, schließt Klaviyo das Ticket automatisch.

Diese Einstellung gilt für alle Tickettypen (d. h. E-Mail, SMS und Web-Chat) und funktioniert auch für Tickets, die vom KI-Service-Agent bearbeitet werden, falls aktiviert.

Ticket automatisch schließen einrichten

1. Gehe zu Conversations > Inbox.
2. Klicke auf Einstellungen.
   

3. Stelle sicher, dass du dich auf dem Tab Allgemein befindest.
4. Wähle unter Ticket auto-close die Option Ein aus.
   

5. Lege den Inaktivitätszeitraum fest, um zu bestimmen, wie lange gewartet werden soll, bevor ein Ticket ohne Antwort einer*s Kund*in geschlossen wird. Du kannst einen Zeitraum von 1 bis 90 Tagen festlegen.
   • Tipp: Der Standardwert beträgt 2 Tage, aber wähle einen Zeitraum, der zu deinen typischen Kunden*innnen-Antwortmustern passt, damit Tickets nicht zu früh geschlossen werden.
6. Klicke auf Speichern.

Wenn ein Ticket automatisch geschlossen wird, ändert sich sein Status automatisch zu Geschlossen. Du siehst außerdem einen Hinweis im Ticket-Thread: „Ticket aufgrund von Inaktivität geschlossen.“

Du kannst weiterhin auf geschlossene Tickets zugreifen, indem du die Ansicht Alle Tickets nach Geschlossen filterst.

FAQs zu automatisch geschlossenen Tickets

Wenn ich ein geschlossenes Ticket erneut öffne, wird der Zeitraum bis zum automatischen Schließen zurückgesetzt?

Ja. Wenn ein geschlossenes Ticket wieder geöffnet wird, startet der Inaktivitäts-Timer neu, sobald Kund*innen antworten. Die automatische Schließung wird erneut angewendet, wenn Kund*innen innerhalb des festgelegten Zeitraums nicht antworten.

Beachte, dass Web-Chat-Tickets nach dem Schließen nicht wieder geöffnet werden können. Nur E-Mail- und SMS-Tickets können wieder geöffnet werden. Mehr dazu, wie du Tickets je Kanal wieder öffnest, findest du unter Ticket-Wiederöffnung nach Kanal.

Werden zurückgestellte Tickets automatisch geschlossen?

Ja. Zurückgestellte Tickets können weiterhin automatisch geschlossen werden, wenn das Inaktivitätsfenster erreicht wird und Kund*innen nicht geantwortet haben.

Was passiert, wenn Kund*innen gerade tippen, wenn der Timer abläuft?

Wenn eine Kund*in aktiv tippt, wird das automatische Schließen um ein paar Minuten verzögert, damit sie die Chance hat, ihre Nachricht zu senden.

Setzen Nachrichten von menschlichen Agent*innen oder KI-Agent*innen das Inaktivitätsfenster zurück?

Nr. Nur Antworten von Kund*innen setzen den Inaktivitäts-Timer zurück. Der Timer startet nach der letzten Nachricht der Agent*in oder des KI-Agenten und schließt das Ticket automatisch, wenn Kund*innen nicht innerhalb des festgelegten Zeitfensters geantwortet haben.

Weitere Ressourcen