Hoe je Helpdesk-tickets automatisch sluit na inactiviteit van klanten

Leer hoe je Klaviyo Helpdesk-tickets automatisch sluit na een vaste periode van inactiviteit van de klant. Door automatisch sluiten van tickets in te stellen, kun je je support-workflow stroomlijnen en je Inbox georganiseerd houden.

Over automatisch sluiten

Met automatisch sluiten kun je bepalen hoe lang een ticket open blijft als een klant niet heeft gereageerd. Zodra de door jou opgegeven periode van inactiviteit is bereikt, sluit Klaviyo het ticket automatisch.

Deze instelling is van toepassing op alle tickettypen (d.w.z. e-mail, sms en webchat) en werkt ook voor tickets die worden afgehandeld door de AI Service Agent, als dit is ingeschakeld.

Ticket automatisch sluiten instellen

1. Navigeer naar Conversations > Inbox.
2. Klik op Instellingen.
   

3. Zorg ervoor dat je op het tabblad Algemeen staat.
4. Selecteer onder Tickets automatisch sluiten Aan.
   

5. Stel de Inactiviteitsperiode in om te bepalen hoe lang je wacht voordat je een ticket sluit zonder reactie van een klant. Je kunt een periode instellen van 1 tot 90 dagen.
   • Tip: de standaardinstelling is 2 dagen, maar kies een tijdsbestek dat past bij je gebruikelijke responspatronen van klanten om te voorkomen dat je tickets te snel sluit.
6. Klik op Opslaan.

Wanneer een ticket automatisch wordt gesloten, verandert de status automatisch in Gesloten. Je ziet ook een melding in de ticketthread: "Ticket gesloten vanwege inactiviteit."

Je kunt nog steeds gesloten tickets openen door in de weergave Alle tickets te filteren op Gesloten.

Veelgestelde vragen over automatisch gesloten tickets

Als ik een gesloten ticket opnieuw open, wordt de periode voor automatisch sluiten dan opnieuw ingesteld?

Ja. Als een gesloten ticket opnieuw wordt geopend, start de inactiviteitstimer opnieuw zodra de klant antwoordt. Automatisch sluiten wordt opnieuw toegepast als de klant niet reageert binnen de door jou ingestelde periode.

Let op: webchattickets kunnen niet opnieuw worden geopend nadat ze zijn gesloten. Alleen e-mail- en sms-tickets kunnen opnieuw worden geopend. Meer informatie over tickets opnieuw openen per kanaal.

Worden gesnoozede tickets automatisch gesloten?

Ja. Gesnoozede tickets kunnen nog steeds automatisch worden gesloten als het inactiviteitsvenster wordt bereikt en de klant niet heeft gereageerd.

Wat als een klant aan het typen is wanneer de timer afloopt?

Automatisch sluiten wordt een paar minuten uitgesteld als een klant actief aan het typen is, zodat diegene de kans krijgt om hun bericht te verzenden.

Stellen berichten van een menselijke agent of een AI-agent het inactiviteitsvenster opnieuw in?

Nee. Alleen reacties van klanten resetten de inactiviteitstimer. De timer start na het laatste bericht van de agent of AI-agent en sluit de ticket automatisch als de klant niet binnen het ingestelde venster heeft gereageerd.

Extra hulpbronnen