Hoe je Helpdesk-tickets automatisch sluit na inactiviteit van klanten
Leer hoe je Klaviyo Helpdesk-tickets automatisch sluit na een vaste periode van inactiviteit van de klant. Door automatisch sluiten van tickets in te stellen, kun je je support-workflow stroomlijnen en je Inbox georganiseerd houden.
Over automatisch sluiten
Met automatisch sluiten kun je bepalen hoe lang een ticket open blijft als een klant niet heeft gereageerd. Zodra de door jou opgegeven periode van inactiviteit is bereikt, sluit Klaviyo het ticket automatisch.
Deze instelling is van toepassing op alle tickettypen (d.w.z. e-mail, sms en webchat) en werkt ook voor tickets die worden afgehandeld door de AI Service Agent, als dit is ingeschakeld.
Ticket automatisch sluiten instellen
Automatisch sluiten van tickets is niet beschikbaar in gratis Inbox. Om deze instelling te wijzigen, heb je toestemming nodig om de Helpdesk-instellingen te bewerken.
- Navigeer naar Service > Helpdesk.
- Klik op Instellingen.
- Selecteer Algemeen in de navigatie van de instellingen.
- Zet de schakelaar Tickets automatisch sluiten aan.
- Stel de inactiviteitsperiode in om te bepalen hoe lang je moet wachten voordat je een ticket sluit zonder reactie van een klant. Voer een getal in en selecteer een eenheid in de dropdown:
- Minuten: 1–4.320
- Uren: 1–168
- Dagen: 1–90
- Tip: de standaardinstelling is 2 dagen, maar kies een tijdsbestek dat past bij je gebruikelijke responspatronen van klanten om te voorkomen dat je tickets te snel sluit.
- Klik in de opslaanbalk op Opslaan. Een melding "Instellingen zijn opgeslagen" bevestigt je wijzigingen.
Wanneer een ticket automatisch wordt gesloten, verandert de status automatisch in Gesloten. Je ziet ook een melding in de ticketthread: "Ticket gesloten vanwege inactiviteit."
Je kunt nog steeds gesloten tickets openen door in de weergave Alle tickets te filteren op Gesloten.
Veelgestelde vragen over automatisch gesloten tickets
Als ik een gesloten ticket opnieuw open, wordt de periode voor automatisch sluiten dan opnieuw ingesteld?
Ja. Als een gesloten ticket opnieuw wordt geopend, start de inactiviteitstimer opnieuw zodra de klant antwoordt. Automatisch sluiten wordt opnieuw toegepast als de klant niet reageert binnen de door jou ingestelde periode.
Let op: webchattickets kunnen niet opnieuw worden geopend nadat ze zijn gesloten. Alleen e-mail- en sms-tickets kunnen opnieuw worden geopend. Meer informatie over tickets opnieuw openen per kanaal.
Worden gesnoozede tickets automatisch gesloten?
Ja. Gesnoozede tickets kunnen nog steeds automatisch worden gesloten als het inactiviteitsvenster wordt bereikt en de klant niet heeft gereageerd.
Wat als een klant aan het typen is wanneer de timer afloopt?
Automatisch sluiten wordt een paar minuten uitgesteld als een klant actief aan het typen is, zodat diegene de kans krijgt om hun bericht te verzenden.
Stellen berichten van een menselijke agent of een AI-agent het inactiviteitsvenster opnieuw in?
Nee. Alleen reacties van klanten resetten de inactiviteitstimer. De timer start na het laatste bericht van de agent of AI-agent en sluit de ticket automatisch als de klant niet binnen het ingestelde venster heeft gereageerd.
Extra hulpbronnen
- Guide to Klaviyo Helpdesk
Learn about Klaviyo Helpdesk, which helps you manage support conversations across all channels, powered by the data you already have in Klaviyo.
- How to change your notifications for new Inbox Helpdesk
Learn how to change your notification settings for new tickets in Klaviyo Helpdesk. You can enable notifications to help you keep track of new tickets.
- Getting started with web chat
Learn about web chat, which is a 2-way communication channel you can add to your website. Web chat can be set up on its own for you to use with Customer Agent and Helpdesk, but it's also designed to be a seamless part of Customer Hub. Web chat allows your business to engage in live, personalized conversations with visitors on your website so they can easily get answers to their questions or assistance with issues.