Jak automatycznie zamykać zgłoszenia w Helpdesk po braku aktywności klienta
Dowiedz się, jak automatycznie zamykać zgłoszenia w Klaviyo Helpdesk po ustalonym okresie braku aktywności klienta. Dzięki skonfigurowaniu automatycznego zamykania zgłoszeń usprawnisz organizację pracy zespołu wsparcia i utrzymasz porządek w Skrzynce odbiorczej.
Informacje o automatycznym zamykaniu
Automatyczne zamykanie pozwala określić, jak długo zgłoszenie pozostaje otwarte, jeśli klient nie odpowiedział. Gdy minie określony przez Ciebie okres braku aktywności, Klaviyo automatycznie zamknie zgłoszenie.
To ustawienie dotyczy wszystkich typów zgłoszeń (tj. e-mail, SMS i czat online) i działa także w przypadku zgłoszeń obsługiwanych przez agenta serwisowego AI, jeśli jest włączony.
Skonfiguruj automatyczne zamykanie zgłoszeń
- Przejdź do Konwersacje > Skrzynka odbiorcza.
- Kliknij przycisk Ustawienia.
- Upewnij się, że jesteś na karcie Ogólne.
- W sekcji Automatyczne zamykanie zgłoszeń wybierz Włączone.
- Ustaw Okres braku aktywności, aby określić, jak długo czekać przed zamknięciem zgłoszenia bez odpowiedzi klienta. Można ustawić okres od 1 do 90 dni.
- Wskazówka: domyślnie jest to 2 dni, ale wybierz przedział czasu, który odpowiada typowym wzorcom reakcji klientów, aby uniknąć zbyt wczesnego zamykania zgłoszeń.
- Kliknij Zapisz.
Gdy zgłoszenie jest automatycznie zamykane, jego status automatycznie zmienia się na Zamknięte. Zobaczysz też informację w wątku zgłoszenia: „Zgłoszenie zamknięte z powodu braku aktywności.”
Nadal można uzyskać dostęp do zamkniętych zgłoszeń, filtrując widok Wszystkie zgłoszenia na Zamknięte.
Najczęściej zadawane pytania dotyczące automatycznie zamkniętych zgłoszeń
Jeśli ponownie otworzę zamknięte zgłoszenie, czy okres automatycznego zamknięcia się resetuje?
Tak. Jeśli zamknięte zgłoszenie zostanie ponownie otwarte, licznik czasu bezczynności uruchamia się ponownie, gdy klient odpowie. Automatyczne zamknięcie zostanie zastosowane ponownie, jeśli klient nie odpowie w ustawionym przez Ciebie okresie.
Pamiętaj, że zgłoszeń z czatu online nie można ponownie otworzyć po ich zamknięciu. Ponownie otworzyć można tylko zgłoszenia e-mail i SMS. Dowiedz się więcej o ponownym otwieraniu zgłoszeń według kanału.
Czy odłożone zgłoszenia będą automatycznie zamykane?
Tak. Uśpione zgłoszenia mogą nadal zostać automatycznie zamknięte, jeśli zostanie osiągnięte okno braku aktywności, a klient nie odpowiedział.
Co jeśli klient pisze, gdy upłynie czas timera?
Automatyczne zamknięcie zostanie opóźnione o kilka minut, jeśli klient aktywnie pisze, dając mu szansę na wysłanie wiadomości.
Czy wiadomości od agenta ludzkiego lub agenta AI resetują okno nieaktywności?
Nie. Tylko odpowiedzi klienta resetują licznik czasu braku aktywności. Licznik rozpoczyna odliczanie po ostatniej wiadomości agenta lub agenta AI i automatycznie zamknie zgłoszenie, jeśli klient nie odpowie w ustawionym przedziale czasu.
Dodatkowe źródła
- Przewodnik po Klaviyo Helpdesk
Poznaj Helpdesk Klaviyo, który dzięki danym już zebranym w Klaviyo pomoże Ci zarządzać kontaktami z działem wsparcia ze wszystkich stron.
- Jak zmienić powiadomienia o nowych zgłoszeniach w skrzynce odbiorczej Helpdesk
Dowiedz się, jak zmienić ustawienia powiadomień o nowych zgłoszeniach w Klaviyo Helpdesk. Możesz włączyć powiadomienia, aby łatwiej śledzić nowe zgłoszenia.
- Pierwsze kroki z czatem online
Dowiedz się więcej o czacie online — dwukierunkowym kanale komunikacji, który możesz dodać do swojej witryny. Czat online można skonfigurować niezależnie, aby używać go z Customer Agent i Helpdesk, ale jest też zaprojektowany jako spójna część Klaviyo Customer Hub. Czat online umożliwia Twojej firmie prowadzenie na żywo spersonalizowanych rozmów z osobami odwiedzającymi Twoją witrynę, dzięki czemu mogą łatwo uzyskać odpowiedzi na pytania lub pomoc w rozwiązaniu problemów.