Jak automatycznie zamykać zgłoszenia w Helpdesk po braku aktywności klienta
Dowiedz się, jak automatycznie zamykać zgłoszenia w Klaviyo Helpdesk po ustalonym okresie braku aktywności klienta. Dzięki skonfigurowaniu automatycznego zamykania zgłoszeń usprawnisz organizację pracy zespołu wsparcia i utrzymasz porządek w Skrzynce odbiorczej.
Informacje o automatycznym zamykaniu
Automatyczne zamykanie pozwala określić, jak długo zgłoszenie pozostaje otwarte, jeśli klient nie odpowiedział. Gdy minie określony przez Ciebie okres braku aktywności, Klaviyo automatycznie zamknie zgłoszenie.
To ustawienie dotyczy wszystkich typów zgłoszeń (tj. e-mail, SMS i czat online) i działa także w przypadku zgłoszeń obsługiwanych przez agenta serwisowego AI, jeśli jest włączony.
Skonfiguruj automatyczne zamykanie zgłoszeń
- Przejdź do Konwersacje > Skrzynka odbiorcza.
- Kliknij przycisk Ustawienia.
- Upewnij się, że jesteś na karcie Ogólne.
- W sekcji Automatyczne zamykanie zgłoszeń wybierz Włączone.
- Ustaw Okres braku aktywności, aby określić, jak długo czekać przed zamknięciem zgłoszenia bez odpowiedzi klienta. Można ustawić okres od 1 do 90 dni.
- Wskazówka: domyślnie jest to 2 dni, ale wybierz przedział czasu, który odpowiada typowym wzorcom reakcji klientów, aby uniknąć zbyt wczesnego zamykania zgłoszeń.
- Kliknij Zapisz.
Gdy zgłoszenie jest automatycznie zamykane, jego status automatycznie zmienia się na Zamknięte. Zobaczysz też informację w wątku zgłoszenia: „Zgłoszenie zamknięte z powodu braku aktywności.”
Nadal można uzyskać dostęp do zamkniętych zgłoszeń, filtrując widok Wszystkie zgłoszenia na Zamknięte.
Najczęściej zadawane pytania dotyczące automatycznie zamkniętych zgłoszeń
Jeśli ponownie otworzę zamknięte zgłoszenie, czy okres automatycznego zamknięcia się resetuje?
Tak. Jeśli zamknięte zgłoszenie zostanie ponownie otwarte, licznik czasu bezczynności uruchamia się ponownie, gdy klient odpowie. Automatyczne zamknięcie zostanie zastosowane ponownie, jeśli klient nie odpowie w ustawionym przez Ciebie okresie.
Pamiętaj, że zgłoszeń z czatu online nie można ponownie otworzyć po ich zamknięciu. Ponownie otworzyć można tylko zgłoszenia e-mail i SMS. Dowiedz się więcej o ponownym otwieraniu zgłoszeń według kanału.
Czy odłożone zgłoszenia będą automatycznie zamykane?
Tak. Uśpione zgłoszenia mogą nadal zostać automatycznie zamknięte, jeśli zostanie osiągnięte okno braku aktywności, a klient nie odpowiedział.
Co jeśli klient pisze, gdy upłynie czas timera?
Automatyczne zamknięcie zostanie opóźnione o kilka minut, jeśli klient aktywnie pisze, dając mu szansę na wysłanie wiadomości.
Czy wiadomości od agenta ludzkiego lub agenta AI resetują okno nieaktywności?
Nie. Tylko odpowiedzi klienta resetują licznik czasu braku aktywności. Licznik rozpoczyna odliczanie po ostatniej wiadomości agenta lub agenta AI i automatycznie zamknie zgłoszenie, jeśli klient nie odpowie w ustawionym przedziale czasu.
Dodatkowe źródła
- Guide to Klaviyo Helpdesk
Learn about Klaviyo Helpdesk, which helps you manage support conversations across all channels, powered by the data you already have in Klaviyo.
- How to change your notifications for new Inbox Helpdesk
Learn how to change your notification settings for new tickets in Klaviyo Helpdesk. You can enable notifications to help you keep track of new tickets.
- Getting started with web chat
Learn about web chat, which is a 2-way communication channel you can add to your website. Web chat can be set up on its own for you to use with Customer Agent and Helpdesk, but it's also designed to be a seamless part of Customer Hub. Web chat allows your business to engage in live, personalized conversations with visitors on your website so they can easily get answers to their questions or assistance with issues.