Como declarar isenção de impostos para clientes dos EUA

O que você vai aprender

Saiba o que a Klaviyo exige para aprovar solicitações de isenção de impostos para clientes que compram um plano de e-mail.

A Klaviyo cobra imposto sobre vendas em pagamentos por e-mail de clientes dos EUA para cumprir as leis estaduais; no entanto, empresas e organizações que atendem a critérios específicos podem ser isentas de impostos. Os clientes que fornecerem uma indicação válida, precisa e oportuna de seu status de isenção de impostos não serão cobrados impostos sobre vendas pela Klaviyo. 

Quem se qualifica como isento de impostos

As isenções fiscais variam de acordo com a jurisdição estadual e local, mas geralmente se baseiam em um dos três motivos:

1. Produto
A Klaviyo é considerada um produto de software como serviço (SaaS). Dependendo do estado e da jurisdição em que o senhor se encontra, o SaaS pode ou não ser considerado um produto tributável. Dessa forma, a Klaviyo determina se as taxas de assinatura são tributáveis com base nos locais de compra e uso do produto pelos clientes.
2. Uso pretendido do produto
Essa isenção normalmente se refere a produtos que se destinam a ser revendidos. Essas transações geralmente são isentas de impostos porque o revendedor cobrará o imposto sobre vendas quando os itens forem comprados pelo usuário final.
3. Status do comprador
Algumas organizações sem fins lucrativos e órgãos governamentais não são obrigados a pagar imposto sobre vendas. As regras de isenção de impostos para essas organizações variam de acordo com o estado, portanto, certifique-se de verificar as leis locais para saber se o senhor se qualifica. A isenção para a maioria das organizações sem fins lucrativos exige que a compra esteja relacionada à sua missão beneficente.

Arquivar como isento de impostos

Se o senhor acredita que sua organização é isenta de impostos, precisará comprovar por meio de documentação relevante. Essa documentação varia de acordo com o estado em que o senhor está localizado, portanto, é importante consultar as leis estaduais (geralmente listadas no site do Department of Revenue do estado) antes de enviar sua solicitação.

Para solicitar a isenção, digitalize e envie por e-mail toda a documentação relevante para salestax@klaviyo.com.

Inclua as seguintes informações em seu e-mail:

• O nome de sua empresa
• Seu endereço de cobrança
• Uma cópia de sua fatura mais recente
• Prova válida, precisa e oportuna de que o senhor está isento do imposto sobre vendas em seu local de negócios. Isso incluirá um certificado de isenção de imposto sobre vendas para sua jurisdição aplicável:
  • Revendedor qualificado:
    A Klaviyo aceita certificados de revenda emitidos pelo estado ou certificados de revenda de vários estados, dependendo das leis do estado em que o senhor faz negócios. Consulte o site do Department of Revenue (Departamento de Receita) de seu estado para saber quais são os comprovantes aceitáveis. As formas aceitáveis de suporte podem incluir:
    • Certificados de revenda emitidos pelo Estado
    • Certificado de revenda/isenção de imposto sobre vendas e uso uniforme em várias jurisdições, quando permitido pelas regulamentações estaduais
    • Certificado de isenção de imposto sobre vendas simplificado quando permitido pelas normas estaduais
  • Agência governamental ou sem fins lucrativos:
    A Klaviyo aceita certificados de isenção com base nas regras tributárias estaduais e locais da jurisdição aplicável. Consulte o site do Departamento de Receita do seu estado para confirmar se a sua entidade é isenta de impostos e qual documentação é necessária para validar a isenção. As formas aceitáveis de suporte podem incluir:
    • Certificados de isenção emitidos pelo estado
    • Carta de Determinação do IRS e/ou Formulário 1023 ou 1024 do IRS, com base nas regulamentações estaduais
    • Certificado de isenção de imposto sobre vendas simplificado quando permitido pelas normas estaduais
    • Qualquer outra documentação necessária para validar o status de qualificação com base nos requisitos estaduais (Artigos de Incorporação e/ou Estatutos, demonstrações financeiras e/ou Formulário 990, etc.)

Depois de enviar sua solicitação de isenção de impostos por e-mail, o senhor pode esperar uma resposta da Klaviyo dentro de 3 a 5 dias úteis, notificando-o se sua solicitação foi aprovada ou negada com base na integridade e na precisão das informações enviadas.

Reembolsos

Faturamento automático

A Klaviyo cobra imposto sobre vendas em qualquer assinatura, atualização ou outra compra feita, a menos que um pedido de isenção de imposto sobre vendas seja enviado e aprovado. Se o senhor enviar sua solicitação após a tributação e precisar de um reembolso, entre em contato com nossa equipe de suporte.

Eles fornecerão atualizações sobre o status da isenção solicitada e o prazo esperado para o reembolso; em seguida, reembolsarão o valor do imposto sobre vendas cobrado anteriormente. Normalmente, os reembolsos levam até 7 dias úteis para serem processados.

Faturamento manual

Se o senhor for um cliente faturado manualmente e tiver sido cobrado imposto sobre vendas, siga as instruções acima para solicitar uma isenção, mas encaminhe as informações para salestax@klaviyo.com e não para nossa Equipe de Suporte.

O senhor receberá uma resposta da Klaviyo dentro de 3 a 5 dias úteis sobre a aprovação ou negação da sua solicitação de isenção com base nas informações enviadas. O senhor receberá uma nota de crédito referente à cobrança do imposto sobre vendas, que será aplicada à sua conta no próximo ciclo de faturamento. Observe que os reembolsos não serão processados para clientes ativos e faturados manualmente.

Recursos adicionais

• Entenda o imposto sobre vendas dos EUA no Klaviyo.
• Entenda como funciona o faturamento da Klaviyo