Comment déposer une demande d’exonération fiscale pour les clients américains

Objectif de cet article

Découvrez ce que Klaviyo exige pour approuver les demandes d’exonération fiscale des clients qui achètent un forfait e-mail.

Klaviyo facture une taxe de vente sur les paiements d’e-mail pour les clients américains afin de se conformer aux lois des États ; toutefois, les entreprises et les organisations qui répondent à des critères spécifiques peuvent être exonérées de taxes. Les clients qui fournissent une preuve valide, exacte et en temps voulu de leur statut d’exonération fiscale ne se verront pas facturer de taxe de vente par Klaviyo.

Qui est admissible à l’exonération fiscale

Les exonérations fiscales varient selon l’État et la juridiction locale, mais elles reposent généralement sur l’une des trois raisons suivantes :

1. ProduitKlaviyo est considéré comme un produit SaaS (Software as a Service). Selon l’État et la juridiction dans lesquels vous vous trouvez, le SaaS peut être considéré ou non comme un produit taxable. Ainsi, Klaviyo détermine si les frais d’abonnement sont taxables en fonction du lieu d’achat du client et de son utilisation du produit.
2. Utilisation prévue du produitCette exemption fait généralement référence aux produits destinés à être revendus. Ces transactions sont généralement exonérées de taxes, car le revendeur facturera la taxe de vente lorsque les articles seront achetés par l’utilisateur final.
3. Statut de l’acheteurCertaines organisations à but non lucratif et certaines agences gouvernementales ne sont pas tenues de payer la taxe de vente. Les règles d’exonération fiscale pour ces organisations varient selon les États, alors assurez-vous de vérifier vos lois locales pour voir si vous êtes éligible. L’exonération pour la plupart des organisations à but non lucratif nécessite que l’achat soit lié à leur mission caritative.

Déclarer comme exonéré de taxes

Si vous pensez que votre organisation est exonérée de taxes, vous devrez fournir une preuve via une documentation pertinente. Cette documentation varie selon l’État où vous vous trouvez ; il est donc important de consulter les lois de l’État (souvent indiquées sur le site web du Department of Revenue de l’État) avant d’envoyer votre demande.

Pour déposer une demande d’exonération, scannez et envoyez par e-mail tous les documents pertinents à salestax@klaviyo.com.

Veuillez inclure les informations suivantes dans votre e-mail :

• Nom de votre entreprise
• Votre adresse de facturation
• Une copie de votre facture la plus récente
• Une preuve valide, précise et à jour que vous êtes exonéré de taxe de vente dans votre lieu d’activité. Cela inclura un certificat d’exonération de taxe sur les ventes pour votre juridiction applicable :
  • Revendeur qualifié :
    Klaviyo accepte les certificats de revente délivrés par l’État ou les certificats de revente mult-États, selon les lois de l’État dans lequel vous exercez vos activités. Veuillez consulter le site web du Department of Revenue de votre État pour connaître les justificatifs acceptables. Les justificatifs acceptables peuvent inclure :
    • Certificats de revente délivrés par l’État
    • Certificat d’exonération/revente uniforme multi-juridictionnel de taxe de vente et d’utilisation lorsque cela est autorisé par les réglementations de l’État
    • Certificat d’exonération de la taxe de vente simplifié lorsque la réglementation de l’État le permet
  • Organisation à but non lucratif ou agence gouvernementale :
    Klaviyo accepte les certificats d’exonération en fonction des règles fiscales nationales et locales pour la juridiction applicable. Veuillez consulter le site web du Department of Revenue de votre État afin de confirmer si votre entité est exonérée d’impôts et quels documents sont requis pour valider votre exonération. Les justificatifs acceptables peuvent inclure :
    • Certificats d’exonération délivrés par l’État
    • Lettre de détermination de l’IRS et/ou formulaire 1023 ou 1024 de l’IRS, selon la réglementation de l’État
    • Certificat d’exonération de taxe de vente simplifié lorsque la réglementation de l’État l’autorise
    • Toute autre documentation requise pour valider le statut d’admissibilité en fonction des exigences de l’État (statuts constitutifs et/ou règlements, états financiers et/ou formulaire 990, etc.)

Après avoir envoyé votre demande d’exonération fiscale par e-mail, vous pouvez vous attendre à recevoir une réponse de Klaviyo sous 3 à 5 jours ouvrables vous informant si votre demande a été approuvée ou refusée, en fonction de l’exhaustivité et de l’exactitude des informations que vous avez transmises.

Remboursements

Facturation automatique

Klaviyo facture la taxe de vente sur tout abonnement, toute mise à niveau ou tout autre achat effectué, sauf si une demande d’exonération de la taxe de vente est soumise et approuvée. Si vous soumettez votre demande après imposition et avez besoin d’un remboursement, veuillez contacter notre équipe d’assistance.

Ils vous fourniront des informations sur le statut de l’exonération demandée et le calendrier prévu pour votre remboursement ; puis, ils vous rembourseront le montant de la taxe de vente précédemment facturée. Le traitement des remboursements prend généralement jusqu’à 7 jours ouvrables.

Facturation manuelle

Si vous êtes un client facturé manuellement et que la taxe de vente vous a été facturée, veuillez suivre les instructions ci-dessus pour demander une exonération, mais envoyez les informations à salestax@klaviyo.com plutôt qu’à notre équipe d’assistance.

Klaviyo vous répondra sous 3 à 5 jours ouvrés pour vous indiquer si votre demande de dérogation est approuvée ou refusée, en fonction des informations soumises. Vous recevrez ensuite un avoir pour le montant de la taxe de vente, qui sera appliqué à votre compte lors du prochain cycle de facturation. Veuillez noter qu’aucun remboursement ne sera traité pour les clients actifs facturés manuellement.