Comment déposer une demande d’exonération fiscale pour les clients américains

Objectif de cet article

Découvrez ce que Klaviyo exige pour approuver les demandes d’exonération fiscale des clients qui achètent un forfait e-mail.

Klaviyo facture une taxe de vente sur les achats de forfaits e-mail taxables pour les clients américains, conformément aux lois nationales et locales. Les entreprises et les organisations qui répondent à des critères spécifiques peuvent être exonérées de taxe. Une fois que Klaviyo aura approuvé votre documentation d’exonération valide, exacte et soumise en temps voulu, aucune taxe de vente applicable ne vous sera facturée.

Qui est admissible à l’exonération fiscale

Les exonérations fiscales varient selon l’État et la juridiction locale, mais reposent généralement sur 1 de ces 3 raisons :

1. Produit :
   Klaviyo est considéré comme un produit de type Software as a Service (SaaS). Selon l’État et la juridiction dans lesquels vous vous trouvez, le SaaS peut être considéré, ou non, comme un produit taxable. Ainsi, Klaviyo détermine si les frais d’abonnement sont taxables en fonction des lieux d’achat et d’utilisation du produit par les clients.
2. Utilisation prévue du produit :
   Cette exemption concerne généralement les produits destinés à être revendus. Ces transactions sont généralement exonérées de taxes, car le revendeur facturera la taxe sur les ventes lorsque les articles seront achetés par l’utilisateur final.
3. Statut de l’acheteur :
   Certaines organisations à but non lucratif et agences gouvernementales ne sont pas tenues de payer la taxe de vente. Les règles d’exonération fiscale pour ces organisations varient selon l’État, alors assurez-vous de vérifier vos lois locales pour voir si vous êtes admissible. L’exonération pour la plupart des organisations à but non lucratif exige que l’achat soit lié à leur mission caritative.

Déclarer comme exonéré de taxes

Si vous pensez que votre organisation est exonérée de taxes, vous devrez fournir une preuve via une documentation pertinente. Cette documentation varie selon l’État où vous vous trouvez ; il est donc important de consulter les lois de l’État (souvent indiquées sur le site web du Department of Revenue de l’État) avant d’envoyer votre demande.

Pour déposer une demande d’exonération, scannez et envoyez par e-mail tous les documents pertinents à salestax@klaviyo.com.

Veuillez inclure les informations suivantes dans votre e-mail :

• Nom de votre entreprise
• Votre adresse de facturation
• Une copie de votre facture la plus récente
• Une preuve valide, précise et à jour que vous êtes exonéré de taxe de vente dans votre lieu d’activité. Cela inclura un certificat d’exonération de taxe sur les ventes pour votre juridiction applicable :
  • Revendeur qualifié :
    Klaviyo accepte les certificats de revente délivrés par l’État ou les certificats de revente mult-États, selon les lois de l’État dans lequel vous exercez vos activités. Veuillez consulter le site web du Department of Revenue de votre État pour connaître les justificatifs acceptables. Les justificatifs acceptables peuvent inclure :
    • Certificats de revente délivrés par l’État
    • Certificat d’exonération/revente uniforme multi-juridictionnel de taxe de vente et d’utilisation lorsque cela est autorisé par les réglementations de l’État
    • Certificat d’exonération de la taxe de vente simplifié lorsque la réglementation de l’État le permet
  • Organisation à but non lucratif ou agence gouvernementale :
    Klaviyo accepte les certificats d’exonération en fonction des règles fiscales nationales et locales pour la juridiction applicable. Veuillez consulter le site web du Department of Revenue de votre État afin de confirmer si votre entité est exonérée d’impôts et quels documents sont requis pour valider votre exonération. Les justificatifs acceptables peuvent inclure :
    • Certificats d’exonération délivrés par l’État
    • Lettre de détermination de l’IRS et/ou formulaire 1023 ou 1024 de l’IRS, selon la réglementation de l’État
    • Certificat d’exonération de taxe de vente simplifié lorsque la réglementation de l’État l’autorise
    • Toute autre documentation requise pour valider le statut d’admissibilité en fonction des exigences de l’État (statuts constitutifs et/ou règlements, états financiers et/ou formulaire 990, etc.)

Après avoir envoyé votre demande d’exonération fiscale par e-mail, vous pouvez vous attendre à recevoir une réponse de Klaviyo dans un délai de 3 à 5 jours ouvrables vous informant si votre demande a été approuvée ou refusée, en fonction de l’exhaustivité et de l’exactitude des informations que vous avez fournies.

Remboursements

Facturation automatique

Klaviyo facture une taxe de vente sur les abonnements, les mises à niveau, et les autres achats imposables, sauf si votre demande d’exonération de taxe de vente a été approuvée. Si vous soumettez votre demande après avoir été facturé(e) de la taxe de vente, et que vous avez besoin d’un remboursement, veuillez contacter notre équipe d’assistance.

L’assistance vous tiendra informé des avancées concernant votre demande d’exonération et du délai de remboursement prévu. Une fois votre exonération approuvée, l’équipe procédera au remboursement de la taxe de vente précédemment facturée. Le traitement des remboursements prend généralement jusqu’à 7 jours ouvrables.

Facturation manuelle

Si votre facturation est manuelle et que des taxes de vente vous ont été facturées, suivez les exigences en matière de documentation dans la section Déclarer une exonération fiscale ci-dessus. Envoyez votre demande d’exonération par e-mail à salestax@klaviyo.com, plutôt que de contacter l’assistance.

Klaviyo vous répondra sous 3 à 5 jours ouvrés pour vous indiquer si votre demande d’exonération est approuvée ou refusée, sur la base des informations transmises. Si votre exonération est approuvée, vous recevrez une note de crédit pour les frais de taxe sur les ventes, qui sera appliquée à votre compte lors du prochain cycle de facturation. Aucun remboursement ne sera traité pour les clients actifs facturés manuellement.

Ressources supplémentaires