So reichst du für US-Kund*innen eine Steuerbefreiung ein

Übersicht

Erfahre, was Klaviyo benötigt, um Anträge auf Steuerbefreiung für Kund*innen zu genehmigen, die einen E-Mail-Plan kaufen.

Klaviyo berechnet für US-Kund*innen gemäß den staatlichen und lokalen Gesetzen Umsatzsteuer auf steuerpflichtige Käufe von E-Mail-Tarifen. Unternehmen und Organisationen, die bestimmte Kriterien erfüllen, können von der Steuer befreit sein. Sobald Klaviyo deine gültigen, korrekten und fristgerecht eingereichten Befreiungsunterlagen genehmigt, wird dir keine anfallende Umsatzsteuer berechnet.

Wer ist von der Steuer befreit

Steuerbefreiungen variieren je nach Bundesstaat und lokaler Zuständigkeit, basieren aber im Allgemeinen auf 1 von 3 Gründen:

1. Produkt:
   Klaviyo gilt als Software-as-a-Service(SaaS)-Produkt. Je nach Bundesstaat und Zuständigkeitsbereich kann SaaS als steuerpflichtiges Produkt eingestuft werden oder nicht. Daher ermittelt Klaviyo anhand der Kund*innenstandorte beim Kauf und bei der Nutzung des Produkts, ob Abonnementgebühren steuerpflichtig sind.
2. Verwendungszweck des Produkts:
   Diese Ausnahme bezieht sich in der Regel auf Produkte, die zum Wiederverkauf bestimmt sind. Diese Transaktionen sind in der Regel von der Steuer befreit, da der Wiederverkäufer beim Kauf der Artikel durch den Endnutzer die Verkaufssteuer erhebt.
3. Status der Käufer*in:
   Einige gemeinnützige Organisationen und Behörden müssen keine Umsatzsteuer zahlen. Die Regeln für die Steuerbefreiung dieser Organisationen variieren je nach Bundesstaat, also prüfe unbedingt deine lokalen Gesetze, um zu sehen, ob du berechtigt bist. Für die Steuerbefreiung der meisten gemeinnützigen Organisationen ist erforderlich, dass der Kauf mit ihrem gemeinnützigen Auftrag zusammenhängt.

Als steuerbefreit einreichen

Wenn du glaubst, dass deine Organisation von der Steuer befreit ist, musst du einen Nachweis durch entsprechende Dokumentation vorlegen. Diese Dokumentation variiert je nach Bundesstaat, in dem du dich befindest. Deshalb ist es wichtig, vor dem Einreichen deiner Anfrage die Gesetze des Bundesstaats zu prüfen (oft auf der Website des Revenue Department des jeweiligen Bundesstaats aufgeführt).

Um eine Befreiung zu beantragen, scanne und sende alle relevanten Unterlagen per E-Mail an salestax@klaviyo.com.

Bitte füge die folgenden Informationen in deine E-Mail ein:

• Name deines Unternehmens
• Deine Rechnungsadresse
• Eine Kopie deiner letzten Rechnung
• Gültiger, korrekter und fristgerechter Nachweis, dass du an deinem Unternehmensstandort von der Umsatzsteuer befreit bist. Dazu gehört eine Bescheinigung über die Befreiung von der Umsatzsteuer für deine zuständige Gerichtsbarkeit:
  • Qualifizierte Wiederverkäufer*innen:
    Klaviyo akzeptiert je nach den Gesetzen des Bundesstaats, in dem du dein Geschäft betreibst, staatlich ausgestellte Wiederverkaufszertifikate oder Mehrstaaten-Wiederverkaufszertifikate. Bitte sieh auf der Website des Department of Revenue deines Bundesstaats nach, welche Nachweise akzeptiert werden. Zulässige Nachweise können Folgendes umfassen:
    • Staatlich ausgestellte Wiederverkaufsbescheinigungen
    • Einheitliche Umsatzsteuerbefreiungs-/Wiederverkaufsbescheinigung für mehrere Rechtsräume, wenn nach staatlichen Vorschriften zulässig
    • Optimierte Sales-Tax-Befreiungsbescheinigung, sofern dies gemäß den staatlichen Vorschriften zulässig ist
  • Gemeinnützige Organisation oder staatliche Behörde:
    Klaviyo akzeptiert Befreiungsbescheinigungen gemäß den bundesstaatlichen und lokalen Steuervorschriften für die jeweils zuständige Rechtsordnung. Bitte prüfe auf der Website des Department of Revenue deines Bundesstaats, ob deine Organisation von der Steuer befreit ist und welche Unterlagen erforderlich sind, um deine Befreiung zu bestätigen. Zulässige Nachweise können Folgendes umfassen:
    • Von der Behörde ausgestellte Befreiungsbescheinigungen
    • IRS Determination Letter und/oder IRS Form 1023 oder 1024, basierend auf bundesstaatlichen Vorschriften
    • Vereinfachte Sales-Tax-Befreiungsbescheinigung, sofern durch staatliche Vorschriften zulässig
    • Alle weiteren Unterlagen, die erforderlich sind, um den qualifizierenden Status gemäß den Anforderungen des Bundesstaats zu bestätigen (Gründungsurkunde und/oder Satzung, Jahresabschlüsse und/oder Formular 990 usw.)

Nachdem du deine Anfrage auf Steuerbefreiung per E-Mail gesendet hast, kannst du innerhalb von 3–5 Werktagen mit einer Antwort von Klaviyo rechnen, die dich darüber informiert, ob deine Anfrage auf Grundlage der Vollständigkeit und Richtigkeit der von dir eingereichten Informationen genehmigt oder abgelehnt wurde.

Erstattungen

Automatische Abrechnung

Klaviyo berechnet Umsatzsteuer auf steuerpflichtige Abonnements, Upgrades und andere Käufe, sofern dein Antrag auf Umsatzsteuerbefreiung nicht genehmigt wurde. Wenn du deinen Antrag erst einreichst, nachdem dir bereits Umsatzsteuer berechnet wurde, und du eine Rückerstattung benötigst, wende dich bitte an unser Support-Team.

Der Support wird dich über dein Freistellungsanliegen und den voraussichtlichen Zeitplan für die Rückerstattung auf dem Laufenden halten. Sobald deine Freistellung genehmigt ist, erstatten sie die zuvor berechnete Umsatzsteuer zurück. Rückerstattungen benötigen zur Bearbeitung in der Regel bis zu 7 Werktage.

Manuelle Abrechnung

Wenn dir manuell Rechnungen gestellt werden und dir Umsatzsteuer berechnet wurde, befolge die Dokumentationsanforderungen im Abschnitt „Als steuerbefreit einreichen“ oben. Sende deine Befreiungsanfrage per E-Mail an salestax@klaviyo.com, statt den Support zu kontaktieren.

Du erhältst innerhalb von 3–5 Geschäftstagen eine Rückmeldung von Klaviyo dazu, ob dein Antrag auf Befreiung auf Grundlage der eingereichten Informationen genehmigt oder abgelehnt wird. Wenn deine Befreiung genehmigt wird, erhältst du eine Gutschrift für die Umsatzsteuerbelastung, die deinem Konto im nächsten Abrechnungszyklus gutgeschrieben wird. Rückerstattungen werden für aktive, manuell abgerechnete Kund*innen nicht bearbeitet.

Weitere Ressourcen