Hoe je belastingvrij kunt indienen voor klanten in de VS

Wat je leert

Ontdek wat Klaviyo vereist om verzoeken voor belastingvrijstelling goed te keuren voor klanten die een e-mailabonnement kopen.

Klaviyo brengt omzetbelasting in rekening op e-mailbetalingen voor klanten in de VS om te voldoen aan de wetten van de staat; bedrijven en organisaties die aan specifieke criteria voldoen, kunnen echter zijn vrijgesteld van belasting. Klanten die tijdig een geldige, nauwkeurige indicatie van hun belastingvrijgestelde status doorgeven, betalen geen omzetbelasting aan Klaviyo.

Wie komt in aanmerking voor belastingvrijstelling

Belastingvrijstellingen verschillen per staat en lokale jurisdictie, maar zijn doorgaans gebaseerd op een van de volgende drie redenen:

1. ProductKlaviyo wordt beschouwd als een Software as a Service (SaaS)-product. Afhankelijk van de staat en het rechtsgebied waarin je je bevindt, kan SaaS wel of niet worden beschouwd als een belastbaar product. Daarom bepaalt Klaviyo of abonnementskosten belastbaar zijn op basis van de locatie waar klanten het product kopen en gebruiken.
2. Beoogd gebruik van het productDeze vrijstelling verwijst doorgaans naar producten die bedoeld zijn om opnieuw te worden verkocht. Deze transacties zijn meestal vrijgesteld van belasting omdat de wederverkoper omzetbelasting in rekening brengt wanneer de artikelen door de eindgebruiker worden gekocht.
3. Status van de koperSommige non-profitorganisaties en overheidsinstanties hoeven geen omzetbelasting te betalen. De regels voor belastingvrijstelling voor deze organisaties verschillen per staat, dus controleer je lokale wetgeving om te zien of je in aanmerking komt. Voor de meeste non-profitorganisaties geldt dat de vrijstelling vereist dat de aankoop verband houdt met hun liefdadigheidsmissie.

Opslaan als belastingvrijgesteld

Als je denkt dat je organisatie is vrijgesteld van belasting, moet je dit aantonen met relevante documentatie. Deze documentatie verschilt per staat waar je bent gevestigd, dus het is belangrijk om de staatswetten te raadplegen (vaak vermeld op de website van de Department of Revenue van een staat) voordat je je verzoek indient.

Als je een vrijstelling wilt aanvragen, scan en e-mail je alle relevante documentatie naar salestax@klaviyo.com.

Neem de volgende informatie op in je e-mail:

• De naam van je bedrijf
• Je factuuradres
• Een kopie van je meest recente factuur
• Geldig, nauwkeurig en tijdig bewijs dat je bent vrijgesteld van omzetbelasting op de plek waar je zaken doet. Dit omvat een certificaat van vrijstelling van omzetbelasting voor je toepasselijke rechtsgebied:
  • Gekwalificeerde wederverkoper:
    Klaviyo accepteert door de staat uitgegeven wederverkoopcertificaten of wederverkoopcertificaten voor meerdere staten, afhankelijk van de wetgeving van de staat waarin je zaken doet. Controleer de website van het Department of Revenue van je staat voor acceptabel bewijs. Acceptabele vormen van ondersteuning kunnen het volgende omvatten:
    • Door de staat uitgegeven wederverkoopcertificaten
    • Multi-jurisdiction uniform sales and use tax exemption/resale certificate, indien toegestaan volgens de regelgeving van de staat
    • Gestroomlijnd vrijstellingscertificaat voor verkoopbelasting wanneer dit is toegestaan volgens de regelgeving van de staat
  • Non-profitorganisatie of overheidsinstantie:
    Klaviyo accepteert vrijstellingscertificaten op basis van staats- en lokale belastingregels voor het toepasselijke rechtsgebied. Bekijk de website van het Department of Revenue van je staat om te bevestigen of je entiteit is vrijgesteld van belasting en welke documentatie vereist is om je vrijstelling te valideren. Acceptabele vormen van ondersteuning kunnen het volgende omvatten:
    • Vrijstellingscertificaten uitgegeven door de staat
    • IRS-beschikkingsbrief en/of IRS-formulier 1023 of 1024, op basis van staatsregelgeving
    • Gestroomlijnd vrijstellingscertificaat voor omzetbelasting wanneer toegestaan volgens de regelgeving van de staat
    • Alle andere documentatie die vereist is om de kwalificatiestatus te valideren op basis van staatsvereisten (statuten en/of reglementen, financiële overzichten en/of Form 990, enz.)

Nadat je je verzoek om belastingvrijstelling per e-mail hebt verstuurd, kun je binnen 3-5 werkdagen een reactie van Klaviyo verwachten. Daarin staat of je verzoek is goedgekeurd of afgewezen op basis van de volledigheid en nauwkeurigheid van de informatie die je hebt ingediend.

Terugbetaalde klanten

Automatische facturering

Klaviyo brengt omzetbelasting in rekening voor elk abonnement, upgrade of andere aankoop, tenzij een aanvraag voor vrijstelling van omzetbelasting wordt ingediend en goedgekeurd. Als je je aanvraag indient nadat er belasting is geheven en je een terugbetaling nodig hebt, neem dan contact op met ons supportteam.

Ze geven updates over de status van je aangevraagde vrijstelling en de verwachte tijdlijn van je terugbetaling; daarna betalen ze het eerder in rekening gebrachte bedrag aan omzetbelasting terug. Terugbetalingen worden meestal binnen 7 werkdagen verwerkt.

Handmatige facturering

Als je een klant bent die handmatig wordt gefactureerd en waarbij btw in rekening is gebracht, volg dan de bovenstaande instructies om een vrijstelling aan te vragen, maar stuur de informatie naar salestax@klaviyo.com in plaats van naar ons supportteam.

Je krijgt binnen 3-5 werkdagen bericht van Klaviyo of je verzoek om vrijstelling wordt goedgekeurd of afgewezen op basis van de ingediende informatie. Vervolgens ontvang je een creditnota voor de omzetbelastingkosten, die in de volgende factureringscyclus op je account wordt toegepast. Let op: er worden geen terugbetalingen verwerkt voor actieve klanten met handmatige facturering.

Extra hulpbronnen