Hoe aangifte doen als belastingvrijstelling voor Amerikaanse klant

Wat je leert

Lees wat Klaviyo nodig heeft om verzoeken om belastingvrijstelling goed te keuren voor klant die een e-mailabonnement koopt.

Klaviyo rekent omzetbelasting op e-mailbetalingen voor US klanten om te voldoen aan de wetgeving van de staat; bedrijven en organisaties die aan specifieke criteria voldoen, kunnen echter vrijgesteld zijn van belasting. klant die een geldige, nauwkeurige en tijdige indicatie van hun belastingvrije status geven, worden geen omzetbelasting in rekening gebracht door Klaviyo. 

Wie komt in aanmerking voor belastingvrijstelling

Belastingvrijstellingen verschillen per staat en lokale jurisdictie, maar zijn over het algemeen gebaseerd op een van de volgende drie redenen:

1. Product
Klaviyo wordt beschouwd als een Software as a Service (SaaS) product. Afhankelijk van de staat en jurisdictie waarin je je bevindt, kan SaaS wel of niet worden beschouwd als een belastbaar product. Als zodanig bepaalt Klaviyo of abonnementsgelden belastbaar zijn op basis van de aankooplocaties en het gebruik van het product door klanten.
2. Beoogd gebruik van het product
Deze vrijstelling heeft meestal betrekking op producten die bedoeld zijn om doorverkocht te worden. Deze transacties zijn meestal vrijgesteld van belasting omdat de wederverkoper omzetbelasting in rekening brengt wanneer de artikelen door de eindgebruiker worden gekocht.
3. Status van de koper
Sommige non-profitorganisaties en overheidsinstellingen hoeven geen omzetbelasting te betalen. De regels voor belastingvrijstelling voor deze organisaties verschillen per staat, dus controleer je lokale wetgeving om te zien of je hiervoor in aanmerking komt. Vrijstelling voor de meeste non-profitorganisaties vereist dat de aankoop gerelateerd is aan hun liefdadigheidsmissie.

Als belastingvrijstelling indienen

Als je denkt dat je organisatie is vrijgesteld van belasting, moet je dit bewijzen met relevante documentatie. Deze documentatie is afhankelijk van de staat waarin je je bevindt, dus het is belangrijk om de wetten van de staat te raadplegen (vaak te vinden op de website van het Ministerie van Inkomsten) voordat je een aanvraag indient.

Om een vrijstelling aan te vragen, scan en e-mail je alle relevante documentatie naar salestax@klaviyo.com.

Vermeld de volgende informatie in je e-mail:

• Je bedrijfsnaam
• Je factuuradres
• Een kopie van je meest recente factuur
• Geldig, nauwkeurig en tijdig bewijs dat je bent vrijgesteld van omzetbelasting in je vestigingsplaats. Dit is inclusief een certificaat van vrijstelling van omzetbelasting voor jouw rechtsgebied:
  • Gekwalificeerde wederverkoper:
    Klaviyo accepteert door de staat uitgegeven wederverkoopcertificaten of multi-state wederverkoopcertificaten, afhankelijk van de wetten van de staat waarin u zaken doet. Kijk op de website van het Ministerie van Inkomsten van jouw staat voor aanvaardbare bewijzen. Aanvaardbare vormen van support kunnen zijn:
    • Door de staat uitgegeven wederverkoopcertificaten
    • Eenvormig vrijstellings-/verkoopcertificaat voor omzet- en gebruiksbelasting voor meerdere jurisdicties wanneer toegestaan door staatsvoorschriften
    • Gestroomlijnd certificaat van vrijstelling van omzetbelasting wanneer toegestaan door staatsregels
  • Non-profit of overheidsinstelling:
    Klaviyo accepteert vrijstellingscertificaten op basis van de staats- en lokale belastingregels voor de van toepassing zijnde jurisdictie. Kijk op de website van het Ministerie van Inkomsten van je staat om te controleren of je entiteit is vrijgesteld van belasting en welke documentatie nodig is om je vrijstelling te valideren. Aanvaardbare vormen van support kunnen zijn:
    • Door de staat uitgegeven vrijstellingscertificaten
    • IRS Determination Letter en/of IRS-formulier 1023 of 1024, gebaseerd op de regelgeving van de staat
    • Gestroomlijnd certificaat van vrijstelling van omzetbelasting wanneer toegestaan door staatsregels
    • Alle andere documentatie die nodig is om de status van in aanmerking komende organisatie te valideren op basis van de vereisten van de staat (oprichtingsakte en/of statuten, financiële overzichten en/of formulier 990, etc.)

Nadat je je verzoek om belastingvrijstelling hebt gemaild, kun je binnen 3-5 werkdagen een reactie verwachten van Klaviyo waarin staat of je verzoek is goedgekeurd of afgewezen op basis van de volledigheid en juistheid van de informatie die je hebt ingediend.

Terugbetalingen

Automatische facturering

Klaviyo rekent omzetbelasting op elk abonnement, upgrade of andere aankoop tenzij een aanvraag voor vrijstelling van omzetbelasting is ingediend en goedgekeurd. Als je je aanvraag na de belasting indient en je wilt je geld terug, neem dan contact op met ons supportteam.

Ze zullen je op de hoogte houden van de status van je gevraagde vrijstelling en de verwachte tijdlijn van je teruggaaf; daarna zullen ze het bedrag aan omzetbelasting terugbetalen dat eerder in rekening is gebracht. Restituties worden meestal binnen 7 werkdagen verwerkt.

Handmatige facturering

Als je een klant bent die handmatig wordt gefactureerd en er is omzetbelasting in rekening gebracht, volg dan de bovenstaande instructies om een vrijstelling aan te vragen, maar stuur de informatie naar salestax@klaviyo.com in plaats van naar ons supportteam.

Je hoort binnen 3-5 werkdagen terug van Klaviyo of je verzoek om vrijstelling is goedgekeurd of afgewezen op basis van de ingediende informatie. Je ontvangt dan een creditnota voor de omzetbelasting die in de volgende factureringscyclus op je account wordt toegepast. Houd er rekening mee dat restituties niet worden verwerkt voor actieve, handmatig gefactureerde klanten.

Extra hulpbronnen

• Begrijp de Amerikaanse omzetbelasting in Klaviyo.
• Begrijpen hoe Klaviyo facturering werkt