Como gerenciar usuários em massa em um portfólio

Visão geral

Com o gerenciamento de usuários em massa, os usuários do portfólio com as funções de usuário corretas podem gerenciar o acesso de usuários em várias contas vinculadas a partir de uma interface única e centralizada. " Isso elimina a necessidade de alternar entre contas individuais para adicionar, editar ou remover usuários, fornecendo uma visão panorâmica "dos usuários de atividade da sua organização.

Neste artigo, você aprenderá como:

• Adicione novos usuários a várias contas simultaneamente.
• Edite funções e permissões de usuários em massa.
• Usuários externos de todos os portfólios vinculados contam em uma única ação.
• Entenda as implicações do SSO e do registro de atividades.

Antes de começar

O gerenciamento de usuários em massa está disponível exclusivamente no nível do portfólio. Para acessar essa funcionalidade, você deve ter uma das seguintes funções:

• Proprietário do portfólio
• Gerenciamento de usuários EDITAR conjunto de permissões 

Adicionar novos usuários a contas vinculadas em massa

Você pode convidar um ou mais usuários para várias contas ao mesmo tempo, garantindo que os novos membros da equipe tenham o acesso necessário em todo o portfólio da sua marca.

1. Navegue até a guia Usuários na coluna de navegação esquerda.
2. Clique em Invite Users (Convidar usuários).
3. No campo Email Address(es), digite os endereços de e-mail das pessoas que você deseja convidar. Você pode separar vários endereços usando vírgulas, espaços ou pressionando Enter.
4. Selecione o idioma preferido para esses usuários.
5. Em Select conta (Selecionar conta), marque a caixa ao lado de cada conta que você deseja que os usuários acessem.
6. Atribua uma função para cada conta selecionada. Observe que Suporte é a função padrão; use o menu suspenso para alterar isso, se necessário.
7. Clique em Revisar alterações para ver um resumo dos convites.
8. Clique em Send Invite (Enviar convite).

Editar funções de usuário em massa

Há duas maneiras de editar funções: clicando no perfil de um usuário específico ou usando a seleção de caixa de seleção em massa para um grupo de contas.

Editar funções por meio do perfil do usuário

1. Localize o usuário na lista Usuários e clique no nome dele.
2. Veja a lista de todas as contas que o usuário acessa no momento e sua função específica.
3. Para atualizar uma função, selecione uma nova função no menu suspenso Função ao lado da conta específica.
4. Revise e confirme a atualização.

Atualizar funções em massa em todas as contas

1. Na visualização do perfil do usuário, marque a caixa de seleção ao lado de cada nome de conta que você deseja modificar.
2. Selecione uma nova função na barra de ações em massa.
3. Clique em Revisar alterações.
4. Clique em Update Roles (Atualizar funções).

Remover usuários em massa

Revogue rapidamente o acesso de usuários que não precisam mais de permissão para contas específicas ou para todo o portfólio.

1. Localize o usuário na lista Usuários e clique no nome dele.
2. Visualize a lista de contas que o usuário acessa no momento.
3. Para remover o acesso de uma única conta:
   • Clique no menu Mais (três pontos) ao lado da conta.
   • Selecione Remover acesso.
4. Para remover o acesso de várias contas:
   • Marque a caixa de seleção ao lado de cada nome de conta.
   • Selecione Remover acesso no menu de ações em massa.
5. Revise o resumo das remoções e confirme.

Registro de atividades e segurança

Todas as ações realizadas na interface de gerenciamento de usuários em massa são rastreadas para fins de segurança e conformidade:

• Trilha de auditoria: Quando a função de um usuário é alterada ou removida do portfólio, um evento é criado automaticamente no registro de atividades de cada conta afetada.
• Rastreabilidade: A entrada de registro especificará que a alteração foi iniciada no nível do portfólio, identificando qual portfólio o administrador executou a ação.

Solução de problemas

• Por que não consigo editar um usuário específico? Se um usuário for gerenciado por um provedor de identidade (SSO com JIT ativado), sua função será bloqueada no Klaviyo. Você deve atualizar as permissões deles no seu IdP (por exemplo, Okta ou Azure).
• Por que não vejo a guia Usuários? Verifique se você está no nível do portfólio (não dentro de uma conta de marca específica) e se a sua função de usuário inclui permissões de edição do User Management.
• Por que não posso atualizar ou remover um usuário que é um Proprietário? Você não pode atualizar a função de um proprietário de conta ou removê-lo de uma conta por meio da interface de gerenciamento em massa do portfólio. Como a função de Proprietário detém o nível mais alto de responsabilidade legal por uma conta individual, essas alterações devem ser realizadas no nível da conta individual pelo Proprietário atual.

Recursos adicionais

• Guia de introdução com portfólio
• Compreensão das funções e permissões do usuário