Hoe je gebruikers in bulk beheert in een portfolio

Overzicht

Met bulk gebruikersbeheer kunnen portfolio gebruikers met de juiste gebruikersrollen gebruikerstoegang beheren voor meerdere gekoppelde accounts vanuit één centrale interface. " Hierdoor hoef je niet meer tussen individuele accounts te schakelen om gebruikers toe te voegen, te bewerken of te verwijderen, waardoor je een overzicht krijgt op "van alle actieve gebruikers in je organisatie.

In dit artikel leer je hoe je:

• Voeg nieuwe gebruikers toe aan meerdere accounts tegelijk.
• Bewerk gebruikersrollen en -rechten in bulk.
• Verwijder met één handeling gebruikers van alle portfolio gekoppelde accounts.
• De implicaties van SSO en Activity Log begrijpen.

Voordat je van start gaat

Bulkgebruikersbeheer is uitsluitend beschikbaar op portfolioniveau. Om toegang te krijgen tot deze functionaliteit moet je een van de volgende rollen hebben:

• Portfolio-eigenaar
• Gebruikersbeheer EDIT machtigingsset 

Nieuwe gebruikers in bulk toevoegen aan gekoppelde account

Je kunt een of meer gebruikers tegelijk uitnodigen voor meerdere accounts, zodat nieuwe teamleden de toegang hebben die ze nodig hebben voor je hele merk portfolio.

1. Navigeer naar het tabblad Gebruikers in de linker navigatiekolom.
2. Klik op Gebruikers uitnodigen.
3. Voer in het veld E-mailadres(sen) de e-mailadressen in van de personen die je wilt uitnodigen. Je kunt meerdere adressen scheiden met komma's, spaties of door op Enter te drukken.
4. Selecteer de voorkeurstaal voor deze gebruikers.
5. Onder Selecteer account vink je het vakje aan naast elke account waartoe je de gebruikers toegang wilt geven.
6. Wijs een rol toe aan elke geselecteerde account. Merk op dat Ondersteuning de standaardrol is; gebruik de vervolgkeuzelijst om dit te wijzigen als dat nodig is.
7. Klik op Wijzigingen bekijken om een samenvatting van de uitnodigingen te zien.
8. Klik op Uitnodiging verzenden.

Gebruikersrollen in bulk bewerken

Er zijn twee manieren om rollen te bewerken: door in het profiel van een specifieke gebruiker te klikken of door de bulk selectievakjes te gebruiken voor een groep accounts.

Rollen bewerken via gebruikersprofiel

1. Zoek de gebruiker in de lijst Gebruikers en klik op zijn naam.
2. Bekijk de lijst met alle account waartoe de gebruiker momenteel toegang heeft en hun specifieke rol.
3. Om een rol bij te werken, selecteer je een nieuwe rol in de vervolgkeuzelijst Rol naast de specifieke account.
4. Bekijk en bevestig de update.

Rollen in bulk bijwerken voor meerdere accounts

1. Schakel in de profielweergave van de gebruiker het selectievakje in naast elke account naam die je wilt wijzigen.
2. Selecteer een nieuwe rol in de bulkactiebalk.
3. Klik op Wijzigingen bekijken.
4. Klik op Rollen bijwerken.

Gebruikers in bulk verwijderen

Snel toegang intrekken voor gebruikers die geen toestemming meer nodig hebben voor een specifiek account of het hele portfolio.

1. Zoek de gebruiker in de lijst Gebruikers en klik op zijn naam.
2. Bekijk de lijst met accounts waartoe de gebruiker momenteel toegang heeft.
3. Toegang verwijderen van een enkele account:
   • Klik op het menu Meer (met drie puntjes) naast het account.
   • Selecteer Toegang verwijderen.
4. Toegang van meerdere accounts verwijderen:
   • Schakel het selectievakje naast elke account naam in.
   • Selecteer Toegang verwijderen in het bulkactiemenu.
5. Bekijk de samenvatting van verhuizingen en Bevestig.

Activiteitenregistratie en beveiliging

Elke actie die wordt ondernomen binnen de interface voor bulkgebruikersbeheer wordt bijgehouden voor beveiliging en compliance:

• Auditspoor: Wanneer de rol van een gebruiker wordt gewijzigd of verwijderd uit het portfolio, wordt er automatisch een gebeurtenis aangemaakt in het Activiteitenlogboek van elke betrokken account.
• Traceerbaarheid: De logboekvermelding geeft aan dat de wijziging is geïnitieerd vanuit het portfolioniveau en identificeert welke portefeuillebeheerder de actie heeft uitgevoerd.

Probleemoplossing

• Waarom kan ik een specifieke gebruiker niet bewerken? Als een gebruiker wordt beheerd via een Identity Provider (SSO met JIT ingeschakeld), wordt zijn rol vergrendeld binnen Klaviyo. Je moet hun machtigingen bijwerken in je IdP (bijv. Okta of Azure).
• Waarom zie ik het tabblad Gebruikers niet? Zorg ervoor dat je op portfolioniveau bent (niet binnen een specifiek merk account) en dat je gebruikersrol wijzigrechten voor Gebruikersbeheer bevat.
• Waarom kan ik een gebruiker die eigenaar is niet bijwerken of verwijderen? Je kunt de rol van een accounteigenaar niet bijwerken of verwijderen van een account via de portfolio bulkbeheer interface. Omdat de eigenaar het hoogste niveau van wettelijke verantwoordelijkheid heeft voor een individuele account, moeten deze wijzigingen worden uitgevoerd op individueel account niveau door de huidige eigenaar.

Extra hulpbronnen

• Aan de slag met portfolio's
• Gebruikersrollen en -rechten begrijpen