Hoe je gebruikers in bulk beheert in een portfolio

Overzicht

Met bulkgebruikersbeheer kunnen portfoliogebruikers met de juiste gebruikersrollen gebruikerstoegang beheren voor meerdere gekoppelde accounts vanuit één gecentraliseerde interface. Hierdoor hoef je niet meer te schakelen tussen afzonderlijke accounts om gebruikers toe te voegen, te bewerken of te verwijderen, en krijg je een "vogelvluchtperspectief" van de actieve gebruikers van je organisatie.

In dit artikel leer je het volgende:

• Voeg nieuwe gebruikers tegelijk toe aan meerdere accounts.
• Bewerk gebruikersrollen en -machtigingen in bulk.
• Verwijder in één keer de toegang van een gebruiker tot geselecteerde gekoppelde accounts.
• Begrijp de implicaties van SSO en het activiteitenlogboek.

Voordat je van start gaat

Om gebruikers toe te voegen of hun toegang in gekoppelde accounts te wijzigen vanuit een portfolio, moet je een van de volgende zijn:

• Portfolio-eigenaar
• Een portfolio-gebruiker met de machtiging Gebruikersbeheer bewerken

Deze acties veranderen de toegang tot gekoppelde accounts. Ze voegen geen gebruikers toe aan of verwijderen geen gebruikers uit het portfolio zelf.

Nieuwe gebruikers in bulk toevoegen aan gekoppelde accounts

Je kunt 1 of meer gebruikers tegelijk uitnodigen voor meerdere accounts, zodat nieuwe teamleden de toegang hebben die ze nodig hebben binnen je volledige merkportfolio.

Alle e-mailadressen in een uitnodigingsbatch krijgen dezelfde account- en roltoewijzingen. Accounts gemarkeerd met Beheerd door IdP kun je hier niet selecteren.

1. Navigeer in je portfolio naar Beheren > Gebruikers.
2. Klik op Gebruikers uitnodigen.
3. Voer onder E-mailadressen van gebruikers toevoegen maximaal 100 e-mailadressen in. Je kunt meerdere adressen scheiden met komma's, spaties of door op Enter te drukken.
4. Onder Selecteer taal kies je de standaardtaal voor nieuwe gebruikers en klik je vervolgens op Volgende.
5. Open bij Accounts en rollen toewijzen Een of meer accounts toevoegen en selecteer de accounts waartoe je de gebruikers toegang wilt geven.
6. Wijs een rol toe aan elk geselecteerd account. Houd er rekening mee dat Support de standaardrol is; gebruik de vervolgkeuzelijst om dit indien nodig te wijzigen.
7. Klik op Volgende om Controleer je wijzigingen te openen. Controleer de uitnodigingen en eventuele rolwijzigingen: door de uitnodigingen te verzenden worden ook de rolwijzigingen toegepast die worden weergegeven voor gebruikers die al toegang hebben.
8. Klik op Uitnodiging verzenden. Als er een bericht Regioconflict verschijnt, klik je op Doorgaan om door te gaan met de gebruikers die hiervoor in aanmerking komen; gebruikers die al in een andere regio zitten, worden niet uitgenodigd.

Gebruikersrollen in bulk bewerken

Je kunt de rol van een gebruiker bewerken voor 1 account of dezelfde rol toepassen op meerdere accounts. Bulkwijzigingen bieden alleen statische rollen. Als je een beschikbare aangepaste rol wilt toewijzen, gebruik je de vervolgkeuzelijst Rol voor dat account.

Je kunt hier je eigen rol niet wijzigen en je kunt hier ook geen Eigenaar -rol toewijzen of wijzigen. Rollen voor accounts die in de kolom Beheerd door zijn gemarkeerd als SSO of SCIM, zijn op dit scherm alleen-lezen.

Een rol bewerken voor 1 account

1. Navigeer in je portfolio naar Beheren > Gebruikers > Actief en klik op de naam van de gebruiker.
2. Bekijk de lijst met alle accounts waartoe de gebruiker momenteel toegang heeft en de specifieke rol.
3. Als je een rol wilt bijwerken, selecteer je een nieuwe rol in de vervolgkeuzelijst Rol naast het specifieke account.
4. Klik in Bevestig rol bijwerken op Bijwerken.

Rollen in bulk bijwerken in accounts

1. Navigeer in je portfolio naar Beheren > Gebruikers > Actief en klik op de naam van de gebruiker. Selecteer het selectievakje naast elk account dat je wilt wijzigen.
2. Klik in de balk voor bulkacties op Rol wijzigen.
3. Selecteer in Wijzigingen controleren een nieuwe Rol en controleer de kolommen Huidige rol en Nieuwe rol.
4. Klik op Werk rollen bij.

Gebruikers in bulk verwijderen

Trek snel de toegang van een gebruiker tot geselecteerde gekoppelde accounts in. Hiermee wordt hun lidmaatschap van de portfolio zelf niet verwijderd. Je kunt de eigenaar van een account niet verwijderen via bulkgebruikersbeheer.

1. Navigeer in je portfolio naar Beheren > Gebruikers > Actief en klik op de naam van de gebruiker.
2. Bekijk de lijst met accounts waartoe de gebruiker momenteel toegang heeft.
3. Toegang verwijderen voor één account:
   • Open het menu met 3 puntjes naast het account.
   • Selecteer Verwijderen.
4. Toegang verwijderen uit meerdere accounts:
   • Selecteer het selectievakje naast elke accountnaam.
   • Klik op Accounts verwijderen in de bulkactiebalk.
5. Controleer het bevestigingsbericht en klik op Verwijderen.

Openstaande uitnodigingen intrekken

1. Selecteer in Beheren > Gebruikers In behandeling en klik op de naam van de gebruiker.
2. Selecteer de accounts waarvan je de uitnodigingen wilt intrekken en klik vervolgens op Uitnodiging intrekken.
3. Controleer het bevestigingsbericht en klik op Intrekken.

Activiteitenlogboekregistratie en beveiliging

Elke actie die wordt uitgevoerd binnen de interface voor bulkgebruikersbeheer wordt bijgehouden voor beveiliging en compliance:

• Audit trail: Wanneer de rol van een gebruiker verandert of hun toegang wordt verwijderd uit een gekoppelde account, wordt er een gebeurtenis aangemaakt in het activiteitenlogboek van die account.
• Traceerbaarheid: De logvermelding identificeert het portfolio waar de wijziging is gestart en de portfoliogebruiker die de actie heeft uitgevoerd.

Probleemoplossing

• Waarom kan ik een specifieke gebruiker niet bewerken? Controleer de kolom Beheerd door: rollen voor accounts die zijn gemarkeerd als SSO of SCIM kunnen niet worden gewijzigd op dit scherm. Voor gebruikers die worden beheerd via SSO met just-in-time (JIT)-inrichting of SCIM, werk je hun rollen bij in je identiteitsprovider (bijv. Okta of Microsoft Entra ID). Je kunt ook je eigen rol niet wijzigen.
• Waarom zie ik geen gebruikers? Zorg ervoor dat je je in je portfolio bevindt en dat je rol de machtiging Gebruikersbeheer weergeven bevat. De machtiging Gebruikersbeheer bewerken is nodig om wijzigingen aan te brengen.
• Waarom kan ik een gebruiker die een eigenaar is niet bijwerken of verwijderen? Je kunt de rol van een account eigenaar niet bijwerken of ze niet uit een account verwijderen via portfolio bulk user management. De huidige eigenaar moet het eigendom van het account overdragen binnen het afzonderlijke account voordat de voormalige eigenaar kan worden verwijderd.

Extra hulpbronnen