Comment gérer des utilisateurs en masse dans un portfolio

Vue d’ensemble

Grâce à la gestion groupée des utilisateurs, les utilisateurs de portfolio disposant des rôles d’utilisateur appropriés peuvent gérer l’accès des utilisateurs sur plusieurs comptes associés à partir d’une interface unique et centralisée. Cela élimine le besoin de basculer entre des comptes individuels pour ajouter, modifier ou supprimer des utilisateurs, en offrant une vue d’ensemble des utilisateurs actifs de votre organisation.

Dans cet article, vous apprendrez à :

• Ajoutez de nouveaux utilisateurs à plusieurs comptes simultanément.
• Modifier en masse les rôles et les autorisations des utilisateurs.
• Retirez les utilisateurs de tous les comptes liés au portfolio en une seule action.
• Comprendre les implications du SSO et du journal d’activité.

Avant de commencer

La gestion des utilisateurs en masse est disponible exclusivement au niveau portfolio. Pour accéder à cette fonctionnalité, vous devez disposer de l’un des rôles suivants :

• Propriétaire du portfolio
• Ensemble d’autorisations User Management EDIT

Ajouter de nouveaux utilisateurs aux comptes liés en masse

Vous pouvez inviter un ou plusieurs utilisateurs sur plusieurs comptes à la fois, en vous assurant que les nouveaux membres de l’équipe disposent de l’accès dont ils ont besoin dans l’ensemble du portfolio de votre marque.

1. Accédez à l’onglet Utilisateurs dans le menu de gauche.
2. Cliquez sur Inviter des utilisateurs.
3. Dans le champ Adresse(s) e-mail, saisissez les adresses e-mail des personnes que vous souhaitez inviter. Vous pouvez séparer plusieurs adresses à l’aide de virgules, d’espaces ou en appuyant sur Entrée.
4. Sélectionnez la langue préférée pour ces utilisateurs.
5. Sous Sélectionner des comptes, cochez la case à côté de chaque compte auquel vous souhaitez que les utilisateurs aient accès.
6. Attribuez un rôle à chaque compte sélectionné. Notez que Support est le rôle par défaut ; utilisez la liste déroulante pour le modifier si nécessaire.
7. Cliquez sur Examiner les modifications pour afficher un récapitulatif des invitations.
8. Cliquez sur Envoyer l’invitation.

Modifiez des rôles utilisateur en bloc

Il existe deux façons de modifier les rôles : en cliquant sur le profil d’un utilisateur spécifique ou en utilisant la sélection en masse via les cases à cocher pour un groupe de comptes.

Modifier les rôles via le profil utilisateur

1. Trouvez l’utilisateur dans la liste Utilisateurs, puis cliquez sur son nom.
2. Affichez la liste de chaque compte auquel l’utilisateur accède actuellement, ainsi que son rôle spécifique.
3. Pour mettre à jour un rôle, sélectionnez un nouveau rôle dans la liste déroulante Rôle à côté du compte concerné.
4. Vérifier et confirmer la mise à jour.

Mettre à jour les rôles en masse dans tous les comptes

1. Dans la vue du profil de l’utilisateur, sélectionnez la case à cocher à côté de chaque nom de compte que vous souhaitez modifier.
2. Sélectionnez un nouveau Rôle dans la barre d’actions en masse.
3. Cliquez sur Examiner les modifications.
4. Cliquez sur Mettre à jour les rôles.

Supprimer des utilisateurs en masse

Révoquez rapidement l’accès des utilisateurs qui n’ont plus besoin d’autorisation pour des comptes spécifiques ou pour l’ensemble du portfolio.

1. Trouvez l’utilisateur dans la liste Utilisateurs, puis cliquez sur son nom.
2. Affichez la liste des comptes auxquels l’utilisateur a actuellement accès.
3. Pour retirer l’accès d’un seul compte :
   • Cliquez sur le menu Plus (trois points) à côté du compte.
   • Sélectionnez Supprimer l’accès.
4. Pour supprimer l’accès à plusieurs comptes :
   • Sélectionnez la case à cocher à côté de chaque nom de compte.
   • Sélectionnez Remove Access (Supprimer l’accès) dans le menu d’actions en bloc.
5. Examinez le récapitulatif des suppressions, puis cliquez sur Confirmer.

Journalisation des activités et sécurité

Chaque action effectuée dans l’interface de gestion des utilisateurs en masse est suivie à des fins de sécurité et de conformité :

• Piste d’audit : lorsqu’un rôle d’utilisateur est modifié ou supprimé du portfolio, un événement est automatiquement créé dans le Journal d’activité de chaque compte concerné.
• Traçabilité : L’entrée de journal indique que la modification a été initiée au niveau du portfolio, en identifiant l’administrateur du portfolio ayant effectué l’action.

Résolution de problèmes

• Pourquoi ne puis-je pas modifier un utilisateur spécifique ? Si un utilisateur est géré via un fournisseur d’identité (SSO avec JIT activé), son rôle est verrouillé dans Klaviyo. Vous devez mettre à jour ses autorisations dans votre fournisseur d’identité (par exemple, Okta ou Azure).
• Pourquoi ne vois-je pas l’onglet Utilisateurs ? Assurez-vous que vous êtes au niveau du portfolio (et non dans un compte de marque spécifique) et que votre rôle utilisateur inclut les autorisations de modification de la gestion des utilisateurs.
• Pourquoi ne puis-je pas mettre à jour ou supprimer un utilisateur qui est propriétaire ? Vous ne pouvez pas mettre à jour le rôle d’un propriétaire de compte ni le supprimer d’un compte via l’interface de gestion en masse du portfolio. Étant donné que le rôle de propriétaire implique le plus haut niveau de responsabilité juridique pour un compte individuel, ces modifications doivent être effectuées au niveau du compte individuel par le propriétaire actuel.