Comment gérer les utilisateurs en masse sur un portfolio

Vue d’ensemble

Avec la gestion des utilisateurs en masse, les utilisateurs en portfolio avec les rôles d’utilisateur corrects peuvent gérer l’accès des utilisateurs à travers plusieurs comptes liés à partir d’une interface unique et centralisée. Vous n’avez plus besoin de faire des boutons bascule entre les comptes individuels pour ajouter, modifier ou supprimer des utilisateurs, ce qui vous permet d’avoir une vue d’ensemble des utilisateurs actifs de votre organisation.

Dans cet article, vous apprendrez à :

• Ajoutez simultanément de nouveaux utilisateurs à plusieurs comptes.
• Modifiez les rôles et les autorisations des utilisateurs en masse.
• Hors-bord des utilisateurs de tous les comptes liés au portfolio en une seule action.
• Comprenez les implications de la SSO et du journal d’activité.

Avant de commencer

La gestion des utilisateurs en masse est disponible exclusivement au niveau du Portfolio. Pour accéder à cette fonctionnalité, vous devez avoir l’un des rôles suivants :

• Propriétaire du portfolio
• Gestion des utilisateurs Modifier l’ ensemble d’autorisations 

Ajouter de nouveaux utilisateurs aux comptes liés en masse

Vous pouvez inviter un ou plusieurs utilisateurs à accéder à plusieurs comptes à la fois, afin de vous assurer que les nouveaux membres de l’équipe disposent de l’accès dont ils ont besoin sur l’ensemble de votre portfolio de marque.

1. Accédez à l’onglet Utilisateurs dans la colonne de navigation de gauche.
2. Cliquez sur Inviter des utilisateurs.
3. Dans le champ Adresse(s)e-mail, saisissez les adresses e-mail des personnes que vous souhaitez inviter. Vous pouvez séparer plusieurs adresses à l’aide de virgules, d’espaces ou en appuyant sur Entrée.
4. Sélectionnez la langue préférée pour ces utilisateurs.
5. Sous Sélectionner des comptes, cochez la case à côté de chaque compte auquel vous souhaitez que les utilisateurs accèdent.
6. Attribuez un rôle à chaque compte sélectionné. Notez que l’ assistance est le rôle par défaut. Utilisez le menu déroulant pour modifier cette option si nécessaire.
7. Cliquez sur Vérifier les modifications pour voir un résumé des invitations.
8. Cliquez sur Envoyer une invitation.

Modifier les rôles des utilisateurs en masse

Il existe deux façons de modifier les rôles : en cliquant sur le profil d’un utilisateur spécifique ou en utilisant la case à cocher en masse pour un groupe de comptes.

Modifier les rôles via le profil utilisateur

1. Recherchez l’utilisateur dans la liste Utilisateurs et cliquez sur son nom.
2. Affichez la liste de tous les comptes auxquels l’utilisateur accède actuellement et son rôle spécifique.
3. Pour mettre à jour un rôle, sélectionnez un nouveau rôle dans le menu déroulant Rôle à côté du compte spécifique.
4. Vérifiez et confirmez la mise à jour.

Mettre à jour en masse les rôles sur tous les comptes

1. Dans la vue de profil de l’utilisateur, cochez la case à côté de chaque nom de compte que vous souhaitez modifier.
2. Sélectionnez un nouveau rôle dans la barre d’action en masse.
3. Cliquez sur Vérifier les modifications.
4. Cliquez sur Mettre à jour les rôles.

Supprimer les utilisateurs en masse

Révoquez rapidement l’accès pour les utilisateurs qui n’ont plus besoin d’autorisation pour certains comptes ou pour l’ensemble du portfolio.

1. Recherchez l’utilisateur dans la liste Utilisateurs et cliquez sur son nom.
2. Consultez la liste des comptes auxquels l’utilisateur accède actuellement.
3. Pour supprimer l’accès à un seul compte :
   • Cliquez sur le menu Plus (trois points) à côté du compte.
   • Sélectionnez Supprimer l’accès.
4. Pour supprimer l’accès à plusieurs comptes :
   • Cochez la case à côté du nom de chaque compte.
   • Sélectionnez Supprimer l’accès dans le menu d’action en masse.
5. Consultez le résumé des suppressions et Confirmez.

Journalisation et sécurité de l’activité

Chaque action effectuée dans l’interface de gestion des utilisateurs en masse est suivie pour assurer la sécurité et la conformité :

• Piste d ’ audit : lorsque le rôle d’un utilisateur est modifié ou supprimé du portfolio, un événement est automatiquement créé dans le journal d’activité de chaque compte concerné.
• Traçabilité : La saisie du journal spécifie que la modification a été initiée à partir du niveau du Portfolio , en identifiant l’Administrateur du Portfolio qui a effectué l’action.

Résolution de problèmes

• Pourquoi ne puis-je pas modifier un utilisateur spécifique ? Si un utilisateur est géré via un fournisseur d’identité (SSO avec JIT activé), son rôle est verrouillé dans Klaviyo. Vous devez mettre à jour leurs autorisations dans votre FOURNISSEUR D'IDENTITÉ (par exemple, Okta ou Azure).
• Pourquoi l’onglet Utilisateurs ne s’affiche-t-il pas ? Assurez-vous que vous êtes au niveau du Portfolio (et non dans un compte de marque spécifique) et que votre rôle d’utilisateur inclut les autorisations de modification de la gestion des utilisateurs.
• Pourquoi ne puis-je pas mettre à jour ou supprimer un utilisateur propriétaire ? Vous ne pouvez pas mettre à jour le rôle d’un propriétaire de compte ou le supprimer d’un compte via l’interface de gestion en masse par Portfolio. Étant donné que le rôle de propriétaire est le plus élevé en matière de responsabilité juridique pour un compte individuel, ces modifications doivent être effectuées au niveau du compte individuel par le propriétaire actuel.

Ressources supplémentaires

• Démarrer avec les portefeuilles
• Comprendre les rôles et les autorisations des utilisateurs