Cómo gestionar usuarios de forma masiva en un porfolio

Información general

Con la gestión de usuarios en bloque, los usuarios del porfolio con los roles de usuario correctos pueden gestionar el acceso de los usuarios a través de varias cuentas vinculadas desde una única interfaz centralizada. Esto elimina la necesidad de alternar entre cuentas individuales para añadir, editar o eliminar usuarios, proporcionando una «vista aérea» de los usuarios activos de tu organización.

En este artículo, aprenderás a:

• Añade nuevos usuarios a varias cuentas simultáneamente.
• Edita los roles y permisos de usuario de forma masiva.
• Incorpora usuarios de todas las cuentas vinculadas al porfolio en una sola acción.
• Comprende las implicaciones del inicio de sesión único y el registro de actividad.

Antes de empezar

La gestión de usuarios en bloque está disponible exclusivamente a nivel de porfolio. Para acceder a esta funcionalidad, debes tener uno de los siguientes roles:

• Propietario de porfolio
• Conjunto de permisos EDIT de gestión de usuarios 

Añadir nuevos usuarios a cuentas vinculadas de forma masiva

Puedes invitar a uno o más usuarios a varias cuentas a la vez, lo que garantizará que los nuevos miembros del equipo tengan el acceso que necesitan en todo el porfolio de tu marca.

1. Ve a la pestaña Usuarios en la columna de navegación de la izquierda.
2. Haz clic en Invitar a usuarios.
3. En el campo Direcciones de correo electrónico, introduce las direcciones de correo electrónico de las personas a las que quieras invitar. Puedes separar varias direcciones usando comas, espacios o presionando Intro.
4. Selecciona el idioma preferido para estos usuarios.
5. En Seleccionar cuentas, marca la casilla junto a cada cuenta a la que quieras que los usuarios accedan.
6. Asigna un rol para cada cuenta seleccionada. Ten en cuenta que Support es el rol predeterminado; utiliza el menú desplegable para cambiar este rol si es necesario.
7. Haz clic en Revisar cambios para ver un resumen de las invitaciones.
8. Haz clic en Enviar invitación.

Editar roles de usuario de forma masiva

Hay dos formas de editar los roles: al hacer clic en el perfil de un usuario específico o al usar la casilla de selección masiva para un grupo de cuentas.

Editar roles a través del perfil de usuario

1. Busca al usuario en la lista Usuarios y haz clic en su nombre.
2. Visualiza la lista de todas las cuentas a las que accede actualmente el usuario y su rol específico.
3. Para actualizar un rol, selecciona uno nuevo en el desplegable Rol junto a la cuenta específica.
4. Revisa y confirma la actualización.

Actualizar roles de forma masiva en todas las cuentas

1. Dentro de la vista de perfil del usuario, selecciona la casilla junto al nombre de cada cuenta que quieras modificar.
2. Selecciona un nuevo rol en la barra de acciones masivas.
3. Haz clic en Revisar cambios.
4. Haz clic en Actualizar roles.

Eliminar usuarios de forma masiva

Revoca rápidamente el acceso a los usuarios que ya no necesiten permiso para acceder a cuentas específicas o a todo el porfolio.

1. Busca al usuario en la lista Usuarios y haz clic en su nombre.
2. Visualiza la lista de cuentas a las que el usuario accede actualmente.
3. Para eliminar el acceso desde una sola cuenta, sigue estos pasos:
   • Haz clic en el menú Más (tres puntos) situado junto a la cuenta.
   • Selecciona Eliminar acceso.
4. Para eliminar el acceso de varias cuentas, sigue estos pasos:
   • Selecciona la casilla de verificación situada junto al nombre de cada cuenta.
   • Selecciona Eliminar acceso en el menú de acciones masivas.
5. Revisa el resumen de las eliminaciones y confirma.

Registro de actividad y seguridad

Se realiza un seguimiento de todas las acciones que se llevan a cabo en la interfaz de gestión de usuarios de forma masiva para garantizar la seguridad y el cumplimiento normativo:

• Registro de auditoría: cuando se cambia el rol de un usuario o se elimina del porfolio, se crea automáticamente un evento en el registro de actividad de cada cuenta afectada.
• Trazabilidad: la entrada de registro especificará que el cambio se inició desde el nivel de porfolio, identificando qué porfolio Administrador realizó la acción.

Solución de problemas

• ¿Por qué no puedo editar a un usuario específico? Si un usuario se gestiona a través de un proveedor de identidad (inicio de sesión único con JIT habilitado), su rol está bloqueado en Klaviyo. Debes actualizar sus permisos en tu proveedor de identidad (por ejemplo, Okta o Azure).
• ¿Por qué no veo la pestaña Usuarios? Asegúrate de estar en el nivel de porfolio (no dentro de una cuenta de marca específica) y de que tu rol de usuario incluya permisos de edición de Gestión de usuarios.
• ¿Por qué no puedo actualizar o eliminar a un usuario que es propietario? No puedes actualizar el rol de propietario de una cuenta ni eliminarlo de una cuenta a través de la interfaz de gestión de porfolio masivo. Dado que el rol de propietario tiene el nivel más alto de responsabilidad legal para una cuenta individual, el propietario actual debe realizar estos cambios en la cuenta individual.

Recursos adicionales

• Introducción a los porfolios
• Roles y permisos de usuario