Cómo gestionar usuarios en bloque en un porfolio

Introducción

Con la gestión de usuarios en bloque, los usuarios del porfolio con los roles de usuario correctos pueden gestionar el acceso de los usuarios a través de varias cuentas vinculadas desde una única interfaz centralizada. Esto elimina la necesidad de alternar entre cuentas individuales para añadir, editar o eliminar usuarios, proporcionando una vista global de los usuarios activos de tu organización.

En este artículo aprenderás a:

• Añadir nuevos usuarios a varias cuentas simultáneamente.
• Editar los roles y permisos de usuario de forma masiva.
• Quitar el acceso de un usuario a las cuentas vinculadas seleccionadas de una vez.
• Comprender las implicaciones del inicio de sesión único y el registro de actividad.

Antes de empezar

Para añadir usuarios o cambiar su acceso en todas las cuentas vinculadas desde un porfolio, debes ser una de las siguientes opciones:

• Propietario de porfolio
• Un usuario de porfolio con permiso de Edición de gestión de usuarios

Estas acciones cambian el acceso a las cuentas vinculadas. No añaden ni eliminan usuarios del porfolio en sí.

Añadir nuevos usuarios a cuentas vinculadas en bloque

Puedes invitar a uno o más usuarios a varias cuentas a la vez, asegurándote de que los nuevos miembros del equipo tengan el acceso que necesitan en todo tu porfolio de marcas.

Todas las direcciones de email de un lote de invitaciones reciben las mismas asignaciones de cuenta y rol. Aquí no se pueden seleccionar las cuentas marcadas como Gestionada por el proveedor de identidad (IdP).

1. En el porfolio, ve a Gestionar > Usuarios.
2. Haz clic en Invitar a usuarios.
3. En Añadir emails de usuario, introduce hasta 100 direcciones de email. Puedes separar varias direcciones usando comas, espacios o presionando Intro.
4. En Seleccionar idioma, elige el idioma predeterminado para los nuevos usuarios y, a continuación, haz clic en Siguiente.
5. En Asignar cuentas y roles, abre Añadir una o más cuentas y selecciona las cuentas a las que quieres que los usuarios accedan.
6. Asigna un rol a cada cuenta seleccionada. Ten en cuenta que Support es el rol predeterminado; usa el desplegable para cambiarlo si es necesario.
7. Haz clic en Siguiente para abrir Revisa los cambios. Revisa las invitaciones y cualquier cambio de rol: al enviar las invitaciones también se aplican los cambios de rol que se muestran para los usuarios que ya tienen acceso.
8. Haz clic en Enviar invitación. Si aparece el mensaje Conflicto de región, haz clic en Continuar para continuar con los usuarios que cumplan los requisitos; no se invitará a los usuarios que ya estén en otra región.

Editar roles de usuario de forma masiva

Puedes editar el rol de un usuario para 1 cuenta o aplicar el mismo rol en varias cuentas. Los cambios en bloque solo ofrecen roles estáticos. Para asignar un rol personalizado disponible, usa el menú desplegable Rol de esa cuenta.

No puedes cambiar tu propio rol ni asignar o cambiar un rol de Propietario aquí. Los roles de las cuentas marcadas como SSO o SCIM en la columna Gestionado por son de solo lectura en esta pantalla.

Editar un rol para 1 cuenta

1. En el porfolio, ve a Gestionar > Usuarios > Activos y haz clic en el nombre del usuario.
2. Consulta la lista de todas las cuentas a las que el usuario accede actualmente y su rol específico.
3. Para actualizar una función, selecciona una nueva función en el menú desplegable Función junto a la cuenta específica.
4. En Confirmar la actualización del rol, haz clic en Actualizar.

Actualización masiva de roles en todas las cuentas

1. En el porfolio, ve a Gestionar > Usuarios > Activo y haz clic en el nombre del usuario. Selecciona la casilla situada junto a cada cuenta que quieras modificar.
2. Haz clic en Cambiar rol en la barra de acciones masivas.
3. En Revisar cambios, selecciona un nuevo Rol y revisa las columnas Rol actual y Nuevo rol.
4. Haz clic en Actualizar roles.

Elimina usuarios en bloque

Revoca rápidamente el acceso de un usuario a las cuentas vinculadas seleccionadas. Esto no elimina su pertenencia al porfolio en sí. No puedes eliminar al Propietario de una cuenta mediante la gestión masiva de usuarios.

1. En el porfolio, ve a Gestionar > Usuarios > Activos y haz clic en el nombre del usuario.
2. Consulta la lista de cuentas a las que el usuario accede actualmente.
3. Para quitar el acceso de una sola cuenta:
   • Abre el menú de 3 puntos junto a la cuenta.
   • Selecciona Eliminar.
4. Para quitar el acceso de varias cuentas:
   • Selecciona la casilla situada junto a cada nombre de cuenta.
   • Haz clic en Eliminar cuentas en la barra de acciones en bloque.
5. Revisa el mensaje de confirmación y haz clic en Eliminar.

Revocar invitaciones pendientes

1. En Gestionar > Usuarios, selecciona Pendiente y haz clic en el nombre del usuario.
2. Selecciona las cuentas cuya invitación quieres revocar y, a continuación, haz clic en Revocar invitación.
3. Revisa el mensaje de confirmación y haz clic en Revocar.

Registro de actividad y seguridad

Todas las acciones realizadas en la interfaz de gestión de usuarios en masa se registran para fines de seguridad y cumplimiento:

• Registro de auditoría: cuando el rol de un usuario cambia o se elimina su acceso de una cuenta vinculada, se crea un evento en el registro de actividad de esa cuenta.
• Trazabilidad: la entrada del registro identifica el porfolio donde se inició el cambio y el usuario del porfolio que realizó la acción.

Solución de problemas

• ¿Por qué no puedo editar un usuario específico? Revisa la columna Gestionado por: los roles de las cuentas marcadas como SSO o SCIM no se pueden cambiar en esta pantalla. Para los usuarios gestionados mediante SSO con aprovisionamiento just-in-time (JIT) o SCIM, actualiza sus roles en tu proveedor de identidad (p. ej., Okta o Microsoft Entra ID). Tampoco puedes cambiar tu propio rol.
• ¿Por qué no veo Usuarios? Asegúrate de estar en el porfolio y de que la función incluya el permiso Vista de gestión de usuarios. Se necesita el permiso Edición de gestión de usuarios para realizar cambios.
• ¿Por qué no puedo actualizar ni eliminar a un usuario que es Propietario? No puedes actualizar el rol de un Propietario de una cuenta ni eliminarlo de una cuenta a través de la gestión de usuarios masiva de porfolio. El Propietario actual debe transferir la propiedad de la cuenta en la cuenta individual antes de que se pueda eliminar al Propietario anterior.

Recursos adicionales