Cómo gestionar usuarios en bloque en un porfolio

Introducción

Con la gestión de usuarios en bloque, los usuarios del porfolio con los roles de usuario correctos pueden gestionar el acceso de los usuarios a través de varias cuentas vinculadas desde una única interfaz centralizada. Esto elimina la necesidad de alternar entre cuentas individuales para añadir, editar o eliminar usuarios, proporcionando una vista global de los usuarios activos de tu organización.

En este artículo aprenderás a:

• Añadir nuevos usuarios a varias cuentas simultáneamente.
• Editar los roles y permisos de usuario de forma masiva.
• Incorporar usuarios de todas las cuentas vinculadas al porfolio en una sola acción.
• Comprender las implicaciones del inicio de sesión único y el registro de actividad.

Antes de empezar

La gestión masiva de usuarios está disponible exclusivamente en el nivel Porfolio. Para acceder a esta funcionalidad, debes tener uno de los siguientes roles:

• Propietario de porfolio
• Conjunto de permisos de edición de gestión de usuarios

Añadir nuevos usuarios a cuentas vinculadas en bloque

Puedes invitar a uno o más usuarios a varias cuentas a la vez, asegurándote de que los nuevos miembros del equipo tengan el acceso que necesitan en todo tu porfolio de marcas.

1. Ve a la pestaña Usuarios de la columna de navegación izquierda.
2. Haz clic en Invitar a usuarios.
3. En el campo Direcciones de email, introduce las direcciones de email de las personas a las que quieras invitar. Puedes separar varias direcciones usando comas, espacios o presionando Intro.
4. Selecciona el idioma preferido de estos usuarios.
5. En Seleccionar cuentas, marca la casilla junto a cada cuenta a la que quieres que los usuarios accedan.
6. Asignar un rol a cada cuenta seleccionada. Ten en cuenta que Soporte es el rol predeterminado; usa el menú desplegable para cambiarlo si es necesario.
7. Haz clic en Revisar cambios para ver un resumen de las invitaciones.
8. Haz clic en Enviar invitación.

Editar roles de usuario de forma masiva

Hay dos formas de editar roles: haciendo clic en el perfil de un usuario específico o usando la selección de casillas de verificación masiva para un grupo de cuentas.

Editar roles a través de perfil de usuario

1. Busca al usuario en la lista de Usuarios y haz clic en su nombre.
2. Consulta la lista de todas las cuentas a las que el usuario accede actualmente y su rol específico.
3. Para actualizar una función, selecciona una nueva función en el menú desplegable Función junto a la cuenta específica.
4. Revisa y confirma la actualización.

Actualización masiva de roles en todas las cuentas

1. En la vista del perfil del usuario, selecciona la casilla junto a cada nombre de cuenta que quieras modificar.
2. Selecciona un nuevo Role en la barra de acciones masivas.
3. Haz clic en Revisar cambios.
4. Haz clic en Actualizar roles.

Elimina usuarios en bloque

Revoca rápidamente el acceso de los usuarios que ya no necesiten permiso para cuentas específicas o para todo el porfolio.

1. Busca al usuario en la lista de Usuarios y haz clic en su nombre.
2. Consulta la lista de cuentas a las que el usuario accede actualmente.
3. Para quitar el acceso de una sola cuenta:
   • Haz clic en el menú Más (tres puntos) junto a la cuenta.
   • Selecciona Eliminar acceso.
4. Para quitar el acceso de varias cuentas:
   • Selecciona la casilla situada junto a cada nombre de cuenta.
   • Selecciona Remove Access en el menú de acciones masivas.
5. Revisa el resumen de las eliminaciones y selecciona Confirmar.

Registro de actividad y seguridad

Todas las acciones realizadas en la interfaz de gestión de usuarios en masa se registran para fines de seguridad y cumplimiento:

• Historial de auditoría: cuando se cambia o elimina el rol de un usuario del porfolio, se crea automáticamente un evento en el Registro de actividad de cada cuenta afectada.
• Trazabilidad: La entrada del registro especificará que el cambio se inició desde el nivel de porfolio, e identificará qué Administrador del porfolio realizó la acción.

Solución de problemas

• ¿Por qué no puedo editar a un usuario específico? Si un usuario se gestiona a través de un proveedor de identidad (IdP) (SSO con JIT habilitado), su rol se bloquea en Klaviyo. Debes actualizar sus permisos en tu proveedor de identidad (IdP) (por ejemplo, Okta o Azure).
• ¿Por qué no veo la pestaña Usuarios? Asegúrate de estar en el nivel de porfolio (no dentro de una cuenta de marca específica) y de que tu rol de usuario incluya permisos de edición de Gestión de usuarios.
• ¿Por qué no puedo actualizar o eliminar a un usuario que es Propietario? No puedes actualizar el rol de un Propietario de la cuenta ni eliminarlo de una cuenta a través de la interfaz de gestión masiva de porfolio. Dado que el rol de Propietario tiene el mayor nivel de responsabilidad legal de una cuenta individual, estos cambios deben realizarse a nivel de cuenta individual por el Propietario actual.

Recursos adicionales