Websitecontent automatisch synchroniseren voor Klantenserviceagent

Wat je leert

Je leert hoe je automatisch herindexeren (auto-sync) inschakelt wanneer je een website toevoegt aan Klantenserviceagent. Auto-sync helpt de kennis van je Agent over je producten en beleidsregels up-to-date te houden en vermindert de handmatige inspanning om websitecontent te verversen.

Voordat je van start gaat

• Vereisten: Je moet de Klantenserviceagent -functies hebben ingeschakeld en een openbare website-URL om in Knowledge te importeren.
• Beschikbaarheid: deze functie is alleen beschikbaar voor betalende abonnees van Klantenserviceagent. Deze is niet beschikbaar bij proef- of gratis abonnementen.
• Rollen: Je moet eigenaar-, Beheerder- of manager -machtigingen hebben om Agent-content te beheren.
• Tijd om te voltooien: ~2 minuten.
• Belangrijk: automatisch synchroniseren wordt wekelijks uitgevoerd. Voor tijdgevoelige updates (bijv. een flitsverkoop die over 10 minuten start) gebruik je Opnieuw synchroniseren om een handmatige update te starten. Synchroniseren kost tijd, dus controleer of de bijgewerkte content beschikbaar is voordat je erop vertrouwt.

Overzicht

Klantenserviceagent gebruikt content die je uploadt om klantvragen nauwkeurig te beantwoorden. Eerder moest je, als je nieuwe producten toevoegde of je retourbeleid wijzigde, handmatig een "opnieuw indexeren" activeren zodat de agent die informatie kon leren.

Met automatische synchronisatie scant Klaviyo regelmatig je gekoppelde websites om wijzigingen te detecteren. Tijdens het scannen van een website importeert Klaviyo nieuw ontdekte pagina's en werkt het gewijzigde content bij in de kennis van je agent. Zo hoef je minder handmatig te verversen bij winkels die hun websitecontent regelmatig bijwerken.

Schakel automatische synchronisatie in wanneer je een website toevoegt

Als je website al in Kennis staat, kun je Opnieuw synchroniseren gebruiken om deze handmatig te verversen. De onderstaande stappen zijn van toepassing wanneer je een nieuwe websitebron toevoegt.

1. Selecteer in Klantenserviceagent Knowledge.
2. Klik op Website toevoegen.
3. Voer de URL in die je up-to-date wilt houden (bijvoorbeeld je webshop of FAQ-pagina). Als dit je webshop is, selecteer je Instellen als URL van mijn webshop.
4. Zorg dat Automatisch synchroniseren inschakelen is geselecteerd.
5. Kies Alle pagina’s van deze URL importeren voor een website, of Alleen deze pagina importeren voor een losse pagina. Als je Instellen als de URL van mijn winkel hebt geselecteerd, wordt de optie voor alle pagina's automatisch geselecteerd.
6. Klik op Webpagina toevoegen.

Verwacht resultaat: Klaviyo importeert de bron en slaat je instelling voor automatisch synchroniseren op. De bron toont Bezig met synchroniseren terwijl de verwerking bezig is. Controleer de geïmporteerde pagina's en hun statussen wanneer het synchroniseren is voltooid.

Tip: Als je Instellen als mijn storefront-URL selecteert, wordt Automatische synchronisatie inschakelen ook geselecteerd. Pagina's die als onderdeel van een website zijn geïmporteerd, delen de instelling voor automatisch synchroniseren van die website; je hoeft niet elke onderliggende pagina afzonderlijk in te schakelen.

Best practices

• Inschakelen voor pagina's die vaak worden bijgewerkt: Gebruik automatisch synchroniseren voor je primaire storefront en content voor "Nieuw binnen" om website-informatie tussen handmatige vernieuwingen door up-to-date te houden.
• Controleer de laatste synchronisatie: gebruik de kolom Laatst gesynchroniseerd in je contenttabel om te controleren wanneer de crawler je data voor het laatst heeft vernieuwd.
• Combineer met handmatig indexeren: Automatisch synchroniseren wordt periodiek uitgevoerd. Als je vlak voor Black Friday een kritieke update aanbrengt in je verzendbeleid, open je de bron en klik je op Opnieuw synchroniseren. Wacht tot het synchroniseren klaar is en controleer de geïmporteerde content.
• Gebruik eenmalige imports voor statische content: Als je een afzonderlijke gearchiveerde blogpagina toevoegt die zelden verandert, kun je Automatisch synchroniseren inschakelen uitgeschakeld laten. Pagina’s die als onderdeel van een website zijn geïmporteerd, delen de instellingen van de website.

Succes meten

• Belangrijkste meetwaarden om te volgen:
  • Laatst gesynchroniseerde tijdstempel: Vergelijk dit met je meest recente websitewijziging. Omdat automatisch synchroniseren wekelijks wordt uitgevoerd, betekent een tijdstempel die ouder is dan 3–4 dagen op zichzelf nog niet dat synchroniseren is mislukt.
  • Oplossingspercentage: Controleer of de agent vragen over nieuwe producten succesvol beantwoordt.
• Als de agent verouderde antwoorden geeft:
  1. Controleer de kolom Laatst gesynchroniseerd voor de betreffende pagina. Voor een pagina die is geïmporteerd als onderdeel van een website, open je de websitebron om de onderliggende pagina’s te vinden.
  2. Als de datum ouder is dan je recente sitewijziging, open je de betreffende pagina en klik je op Opnieuw synchroniseren.
  3. Wacht tot het synchroniseren is voltooid en controleer daarna de geïmporteerde content op de pagina. Stel Test Klantenserviceagent een vraag over de update.

Probleemoplossing

Symptoom: De agent weet niets van een product dat ik vanochtend heb toegevoegd. Waarschijnlijke oorzaak: De wekelijkse automatische synchronisatie is nog niet uitgevoerd, of de nieuwe pagina is nog niet geïmporteerd. Oplossing: Open de websitebron in Kennis en klik op Opnieuw synchroniseren. Nadat de synchronisatie is voltooid, controleer je of de productpagina is geïmporteerd. Als hij nog steeds ontbreekt, voeg je de URL toe via Alleen deze pagina importeren en test je de agent opnieuw.

Symptoom: Mijn website synchroniseert niet automatisch terwijl ik een proefperiode heb. Oorzaak: Geplande automatische synchronisatie vereist een betaald Klantenserviceagent-abonnement. Oplossing: Gebruik Opnieuw synchroniseren voor handmatige updates, of upgrade naar een betaald Klantenserviceagent-abonnement voor geplande synchronisatie.

Symptoom: De datum Laatst gesynchroniseerd is veranderd, maar de content is niet bijgewerkt. Waarschijnlijke oorzaak: De crawler heeft dezelfde content als voorheen gevonden, dus er was geen nieuwe content om te indexeren. Oplossing: Controleer of je je wijzigingen op je website hebt gepubliceerd en wacht dan tot de volgende cyclus, of open de betreffende pagina en klik op Opnieuw synchroniseren.

Veelgestelde vragen

V: Crawlt auto-sync elke keer mijn hele website? A: Niet per se. Klaviyo gebruikt de update-informatie van je sitemap en de crawlgeschiedenis om te bepalen welke pagina's opnieuw worden bezocht. Een pagina kan opnieuw worden gecrawld, zelfs als deze niet is gewijzigd. Als de content ongewijzigd is, slaat Klaviyo het opnieuw indexeren over.

Q: Wordt auto-sync voor elke pagina apart ingesteld? A: Pagina’s die zijn geïmporteerd als onderdeel van een website delen de auto-sync-instelling van die website. Een op zichzelf staande pagina heeft een eigen instelling, die je kiest wanneer je die toevoegt.

Q: Werkt deze functie voor geüploade PDF-bestanden? A: Nee. Automatische synchronisatie geldt voor websitebronnen en losse webpagina's. Bestanden en tekstfragmenten moeten handmatig worden bijgewerkt.

Compliance & gegevensverwerking

Als je automatisch synchroniseren inschakelt, geef je Klaviyo toestemming om periodiek de openbare content van de opgegeven URL's te crawlen. Zorg dat het robots.txt -bestand van je website de crawler van Klaviyo niet blokkeert, omdat dit updates voorkomt. Deze informatie is geen juridisch advies. Raadpleeg je juridisch adviseur voor guidance over toepasselijke wetgeving.

Volgende stappen

• Controleer content buiten je website: Controleer of je geüploade pdf's of tekstfragmenten handmatig moeten worden vernieuwd.
• Gesprekken monitoren: Bekijk gesprekken met de Klantenserviceagent om te zien hoe de agent vragen over je nieuwste producten afhandelt.

Extra hulpbronnen