Websitecontent automatisch synchroniseren voor Klantenserviceagent

Wat je leert

Je leert hoe je automatisch opnieuw indexeren (auto-sync) inschakelt voor de gekoppelde websites van je Klantenserviceagent. Door dit proces te automatiseren, zorg je ervoor dat je agent vragen altijd beantwoordt met de meest recente informatie op je website over je producten en beleid. Zo hoef je je kennisbank minder vaak handmatig te vernieuwen en voorkom je supporttickets door verouderde antwoorden.

Voordat je van start gaat

• Vereisten: Je moet de Klantenserviceagent -functie hebben ingeschakeld en minimaal één websitebron hebben toegevoegd aan je agentcontent.
• Beschikbaarheid: deze functie is alleen beschikbaar voor betalende abonnees van Klantenserviceagent. Deze is niet beschikbaar bij proef- of gratis abonnementen.
• Rollen: Je moet eigenaar-, Beheerder- of manager -machtigingen hebben om Agent-content te beheren.
• Tijd om te voltooien: ~2 minuten.
• Belangrijk: automatisch synchroniseren gebeurt volgens een periodiek schema (ongeveer dagelijks). Voor directe updates (bijv. een flitsverkoop die over 10 minuten start), moet je nog steeds handmatig opnieuw indexeren.

Overzicht

Klantenserviceagent gebruikt content die je uploadt om klantvragen nauwkeurig te beantwoorden. Eerder moest je, als je nieuwe producten toevoegde of je retourbeleid wijzigde, handmatig een "opnieuw indexeren" activeren zodat de agent die informatie kon leren.

Met automatisch synchroniseren crawlt Klaviyo periodiek je gekoppelde websites om wijzigingen te detecteren. Als er nieuwe pagina's worden gevonden of bestaande content wordt bijgewerkt, neemt de agent deze wijzigingen automatisch op. Deze "instellen en vergeten"-mogelijkheid is ideaal voor snelgroeiende winkels die vaak nieuwe voorraad toevoegen.

Stel het in

1. Selecteer in de hoofdnavigatie Service > Klantenserviceagent.
2. Klik op het tabblad Content.
3. Zoek in de tabel naar de contenttypen Websites.
4. Zoek de specifieke URL die je up-to-date wilt houden (bijv. je webshop of FAQ-pagina).
5. Zet de instelling Automatisch synchroniseren op Aan.
   

6. Verwacht resultaat: Het systeem zet deze site nu in de wachtrij voor periodieke crawling. Er kan een statusindicator verschijnen die laat zien dat automatisch synchroniseren actief is.

Tip: Standaard staat de URL van je hoofdwebwinkel waarschijnlijk al op Aan. Controleer je instellingen om ervoor te zorgen dat alle gewenste subpagina's ook zijn ingeschakeld.

Best practices

• Schakel in voor pagina's met veel verkeer: Zet auto-sync altijd aan voor je primaire storefront en je pagina's "Nieuwe binnenkomers" om voorraadwijzigingen vast te leggen.
• Houd de datum "Laatst bijgewerkt" in de gaten: Gebruik de kolom Laatst bijgewerkt in je inhoudstabel om te controleren wanneer de crawler je gegevens voor het laatst heeft vernieuwd.
• Combineer met handmatige indexering: Automatisch synchroniseren wordt periodiek uitgevoerd. Als je vlak voor Black Friday een kritieke update doorvoert in je verzendbeleid, trigger je een Handmatige herindexering voor direct effect.
• Sluit statische archieven uit: Als je gearchiveerde blogpagina's hebt die nooit veranderen, kun je automatische synchronisatie Uit laten staan om crawlbandbreedte te prioriteren voor je actieve pagina's.

Succes meten

• Belangrijkste meetwaarden om te volgen:
  • Laatst bijgewerkt tijdstempel: Controleer of dit recent is (binnen de afgelopen 3-4 dagen).
  • Oplossingspercentage: Controleer of de agent vragen over nieuwe producten succesvol beantwoordt.
• Als de agent verouderde antwoorden geeft:
  1. Controleer de kolom Laatst bijgewerkt voor de bron-URL.
  2. Als de datum ouder is dan je recente sitewijziging, klik je handmatig op de knop Vernieuwen.

Probleemoplossing

Symptoom: De agent weet niets van een product dat ik vanochtend heb toegevoegd. Waarschijnlijke oorzaak: Het automatische synchronisatieschema (ongeveer dagelijks) is nog niet uitgevoerd. Oplossing: Klik handmatig op Vernieuwen naast de website-URL voor een onmiddellijke update.

Symptoom: Ik kan "Automatisch synchroniseren" niet inschakelen (de schakelaar is grijs). Waarschijnlijke oorzaak: Je hebt een proefabonnement. Oplossing: Upgrade naar een betaald abonnement op Klantenserviceagent om automatische herindexering te ontgrendelen.

Symptoom: De datum "Laatst bijgewerkt" is veranderd, maar de inhoud is niet bijgewerkt. Waarschijnlijke oorzaak: De crawler heeft vastgesteld dat de inhoud op de pagina identiek was aan de vorige versie en heeft opnieuw embedden overgeslagen om verwerkingstijd te besparen. Oplossing: Controleer of je je wijzigingen op je website hebt gepubliceerd en wacht vervolgens op de volgende cyclus of indexeer handmatig opnieuw.

Veelgestelde vragen

V: Crawlt auto-sync elke keer mijn hele website? A: Nee. Het systeem gebruikt je sitemap en gegevens over "laatst gecrawld" om alleen de pagina's te identificeren die zijn gewijzigd of nieuw zijn. Dit zorgt voor een efficiënte verwerking.

V: Kan ik automatisch synchroniseren uitschakelen voor specifieke pagina's? A: Ja. De schakelaar is beschikbaar per website/per pagina in je Content-tabel.

V: Werkt deze functie voor geüploade PDF-bestanden? A: Nee. Automatisch herindexeren is momenteel alleen van toepassing op Websites (ENTIRE_SITE en SINGLE_PAGE). Bestanden en tekstfragmenten moeten handmatig worden bijgewerkt.

Compliance & gegevensverwerking

Als je automatisch synchroniseren inschakelt, geef je Klaviyo toestemming om periodiek de openbare content van de opgegeven URL's te crawlen. Zorg dat het robots.txt -bestand van je website de crawler van Klaviyo niet blokkeert, omdat dit updates voorkomt. Deze informatie is geen juridisch advies. Raadpleeg je juridisch adviseur voor guidance over toepasselijke wetgeving.

Volgende stappen

• Controleer content buiten je website: Controleer of je geüploade pdf's of tekstfragmenten handmatig moeten worden vernieuwd.
• Monitor gesprekken: Houd je gesprekslogboeken in de gaten om te zien hoe de Agent vragen over je nieuwste producten afhandelt.