Je Klantenserviceagent lanceren
Wat je leert
Hoe je Klantenserviceagent lanceert via webchat en e-mail, wat je moet controleren voordat je live gaat en waar je de prestaties kunt monitoren zodra shoppers ermee gaan communiceren.
Voordat je van start gaat
Je hebt nodig:
- Een rol als eigenaar, Beheerder of manager
- Voor webchat: webchat geconfigureerd op klaviyo.com/settings/webchat/general
- Voor e-mail: inkomende e-mail geconfigureerd op klaviyo.com/inbox/settings/email
- Voor sms: sms die is geconfigureerd via klaviyo.com/settings/sms, met een sms-afzender met tweerichtings-sms (zie Hoe je Klantenserviceagent via sms lanceert)
- Voor WhatsApp: WhatsApp ingesteld op klaviyo.com/settings/whatsapp, met een geverifieerd Meta-businessaccount (zie Hoe je Klantenserviceagent op WhatsApp lanceert)
Je wilt ook een schone test uitvoeren voordat je gaat livegaan. Doorloop Hoe je je Klantenserviceagent test als je dat nog niet hebt gedaan.
Checklist vóór de lancering
Voordat je een kanaal inschakelt, controleer je het volgende:
- Content beoordeeld — automatisch opgenomen storefrontcontent ziet er goed uit; grote hiaten zijn opgevuld
- Set richtlijnen — merksamenvatting, tone of voice en minimaal een paar regels voor communicatiestijl + escalatie
- Actieve vaardigheden bevestigd — bekijk welke vaardigheden actief zijn en welke volledig aangepaste vaardigheden je hebt ingeschakeld
- Handoff geconfigureerd — zie Instellingen voor Klantenserviceagent beheren voor overdracht van ticket naar helpdesk of overdracht van aangepaste berichten
- Getest in de testzijbalk – voorbeeldvragen geven reacties terug die je een shopper zou willen laten zien
Als een van deze items ontbreekt, wordt de knop Inschakelen grijs voor het betreffende kanaal.
Stel het in — webchat
- Navigeer naar Klantenserviceagent > Launch > webchat.
- Controleer de doelgroep voor wie de Klantenserviceagent moet reageren:
- Segmenten — specifieke Klaviyo-segmenten opnemen of uitsluiten (bijv. alleen ingelogde klanten, groothandelskopers uitsluiten)
- Keyword – stel exacte match-keywords in die Klantenserviceagent altijd of nooit moeten activeren
- Pas de intro aan – de begroeting die de Klantenserviceagent laat zien wanneer een shopper de webchat opent.
- Vaardigheden beoordelen — bekijk welke vaardigheden actief zijn voor je merk. De vaardigheden van Klantenserviceagent worden automatisch geactiveerd op basis van je integraties; je kunt elke vaardigheid die je niet actief wilt hebben uitschakelen. Volledig aangepaste vaardigheden die je hebt gemaakt, worden hier ook vermeld.
- Bevestig de handoff-instellingen – waar gesprekken naartoe gaan als er een medewerker nodig is.
- Bekijk een voorbeeld van de ervaring om te bevestigen dat de weergave, toon en intro er goed uitzien.
- Klik op Inschakelen.
Klantenserviceagent reageert alleen op berichten die je ontvangt nadat je het hebt ingeschakeld. Gesprekken die al gaande zijn, worden niet opgepakt.
Stel het in — e-mail
- Zorg dat inkomende e-mail is ingesteld op klaviyo.com/inbox/settings/email. Klantenserviceagent gebruikt je configuratie voor inkomende e-mail.
- Navigeer naar Klantenserviceagent > Launch > Email.
- Bevestig het antwoordadres dat Klantenserviceagent zal gebruiken.
- Bevestig de instellingen voor overdracht.
- Bekijk voorbeeldreacties op e-mails.
- Klik op Inschakelen.
Webchat en e-mail kun je onafhankelijk van elkaar inschakelen – je hoeft ze niet allebei tegelijk te lanceren.
Stel het in – sms en WhatsApp
Deze kanalen hebben unieke vereisten voor de configuratie (nummerinrichting, compliance, Meta-verificatie, berichttemplates). Elk kanaal heeft een eigen handleiding:
- Hoe je Klantenserviceagent lanceert via sms
- Hoe je Klantenserviceagent lanceert op WhatsApp
Je kunt elke combinatie van kanalen tegelijk gebruiken.
Monitoring na de lancering
Zodra de Klantenserviceagent live is, kun je deze volgen op het Performance-dashboard. Belangrijke dingen om in de eerste week te controleren:
- % opgelost door AI — hoe vaak de Klantenserviceagent het gesprek afrondt zonder escalatie
- Door AI gegenereerde verkoop — ATC, linkklikken, gemiddelde bestelwaarde uit door CA aangestuurde gesprekken
- Escalatiepercentage per regel — welke escalatieregels het vaakst worden geactiveerd, en of dat zou moeten
- Gespreksresultaten — Opgelost, Doorgestuurd, Gesloten, Open
Als er iets niet klopt – een lage resolutiegraad, onverwachte escalaties, een vreemde toon – ga dan terug naar de testzijbalk om te debuggen. De meeste problemen zijn terug te voeren op hiaten in de content, een te brede escalatieregel of dat de instelling 'When to use this skill' van een skill te beperkt is.
Bekijk Inzicht in het performance dashboard om te zien wat elke meetwaarde betekent en wat je ermee kunt doen.
Probleemoplossing
Symptoom: De webchatwidget wordt niet weergegeven op mijn site.
Waarschijnlijke oorzaak: Webchat is niet geconfigureerd, of de embed wordt niet geladen op de pagina.
Oplossing: Controleer of webchat is geconfigureerd via klaviyo.com/settings/webchat/general en of de chatwidget zichtbaar is op je site. Als je een aangepaste site gebruikt, controleer je of het embedfragment aanwezig is.
Symptoom: Klantenserviceagent reageert niet op e-mails.
Waarschijnlijke oorzaak: Inkomende e-mail is niet geconfigureerd, het antwoordadres is niet ingesteld of het kanaal is na het instellen niet ingeschakeld.
Oplossing: Controleer of inkomende e-mail is geconfigureerd op klaviyo.com/inbox/settings/email. Controleer het antwoordadres in Klantenserviceagent > Lanceren > E-mail. Controleer of de kanaalschakelaar aan staat.
Symptoom: de knop Inschakelen is grijs weergegeven.
Waarschijnlijke oorzaak: er wordt niet voldaan aan een vereiste voorwaarde — meestal ontbreken overdrachtsinstellingen, is er geen sms-afzender geconfigureerd of is webchat niet geconfigureerd.
Oplossing: ga met de muis over de knop om te zien aan welke vereiste voorwaarde niet wordt voldaan. Los het probleem op en probeer het opnieuw.
Symptoom: een bericht van een nieuwe shopper wordt niet opgepikt.
Waarschijnlijke oorzaak: het gesprek is gestart voordat Klantenserviceagent werd ingeschakeld, of de shopper zit in een uitgesloten segment.
Oplossing: controleer de doelgroepinstellingen – segmenten en keywords. Nieuwe gesprekken van inbegrepen doelgroepen zouden automatisch moeten worden opgepikt.
Veelgestelde vragen
Hoe snel kan ik Klantenserviceagent uitschakelen?
Schakel het kanaal uit op de Launch-pagina. Klantenserviceagent reageert onmiddellijk niet meer op nieuwe berichten.
Kunnen webchat, e-mail, sms en WhatsApp tegelijk draaien?
Ja. Elk kanaal wordt afzonderlijk geconfigureerd en ze kunnen in elke combinatie draaien.
Volgende stappen
- Monitor prestaties op het Performance-dashboard
- Blijf content en begeleiding herhalen op basis van wat je ziet in echte gesprekken
- Voer een test uit wanneer je een betekenisvolle wijziging aanbrengt