Come importare lo storico dei tuoi ticket Gorgias in Klaviyo Helpdesk
Le importazioni storiche dei ticket ti consentono di trasferire i ticket di assistenza precedenti da un altro helpdesk a Klaviyo Helpdesk, in modo che il tuo team mantenga la cronologia delle conversazioni quando passi da un altro helpdesk a un altro. Gorgias è il primo provider supportato e presto sarà disponibile anche Zendesk.
La guida illustra come eseguire un'importazione di Gorgias e cosa aspettarsi al termine.
Prima di iniziare
Per eseguire un'importazione, assicurati di:
- Il tuo account Klaviyo ha abilitato Helpdesk.
- Hai il ruolo di Proprietario, Amministratore o Manager e puoi accedere alle impostazioni di Helpdesk.
- L'integrazione con Gorgias è attivata in Klaviyo. Se non l'hai ancora collegata, segui Primi passi con Gorgias prima di avviare l'importazione.
- I canali che vuoi importare sono configurati e abilitati in Helpdesk. Puoi importare ticket e-mail, web chat e messaggistica di testo. Non puoi procedere oltre la selezione del canale finché non sono abilitati tutti i canali che selezioni.
Klaviyo importa fino a 10.000 dei tuoi ticket più recenti per importazione. Se ne hai più di questo in Gorgias, i ticket più vecchi oltre i 10.000 più recenti non saranno inclusi. Puoi eseguire nuovamente l'importazione in un secondo momento per aggiungere ulteriori ticket.
Importa i tuoi ticket Gorgias
- In Klaviyo, vai su Helpdesk Settings (Impostazioni) > General (Generale).
- Trova la sezione Importazioni storiche dei ticket e fai clic su Importa ticket.
- Nel provider "Chi è il tuo attuale helpdesk?" nel passaggio, seleziona Gorgias, quindi fai clic su Avanti. Zendesk è contrassegnato come Disponibile a breve e non può ancora essere selezionato.
- Nella fase Quali canali vuoi importare? seleziona almeno 1 canale: messaggistica di testo, web chat e/o e-mail. Se un canale selezionato non è configurato, usa il link di configurazione mostrato in questa fase per configurarlo, quindi torna all’importazione. Una volta che tutti i canali selezionati sono abilitati, fai clic su Avanti.
- Nel passaggio di revisione, attendi che Klaviyo prepari i conteggi dei ticket. Quando l’importazione è pronta, conferma i conteggi per ogni canale e il totale, quindi fai clic su Importa.
L'importazione di Klaviyo inizia in background e puoi uscire dalla pagina.
Cosa succede dopo l'importazione
- Traccia lo stato in Impostazioni. L'importazione viene visualizzata in Impostazioni > Generali alla voce Importazioni storiche dei ticket, dove puoi seguirne l'avanzamento.
- Trova i tuoi ticket in Tutti i ticket. I ticket importati appaiono in Helpdesk alla voce Tutti i ticket.
- Le assegnazioni vengono riportate in base alla corrispondenza delle e-mail. Un ticket importato rimane assegnato al proprietario originale quando l'indirizzo e-mail di quell'agente corrisponde a un utente Klaviyo. Se aggiungi l'utente corrispondente in un secondo momento, il ticket viene assegnato automaticamente.
- Ripeti in qualsiasi momento. Se aggiungi altri ticket in Gorgias o vuoi trasferire un canale che hai saltato, avvia un'altra importazione dalla stessa schermata.
Traccia la tua importazione
La tabella Importazioni dei ticket storiche mostra una riga per ogni importazione che hai configurato, con:
- Data di importazione - quando è stata creata l’importazione.
- Ticket - il numero totale di ticket per l’importazione. Apri Visualizza dettagli per vedere quanti ticket sono stati importati.
- Ignorato: quanti ticket non sono stati importati in quell'esecuzione.
- Fonte: l'helpdesk da cui hai importato, come Gorgias.
- Stato - indica a che punto è l'importazione. Prima di avviarla, potresti vedere Bozza, In preparazione o Pronta. Dopo aver fatto clic su Importa, lo stato è In corso durante l'esecuzione, Completata quando termina o Errore se non è andata a buon fine.
Se esci dalla configurazione mentre un’importazione è in fase di Preparazione o Pronta, apri il menu delle azioni di quella riga e seleziona Visualizza dettagli per tornare alla fase di revisione. Attendi che sia pronto, controlla i conteggi e fai clic su Importa per iniziare a importare i ticket.
Per un’importazione contrassegnata come In corso, Completata o Errore, apri il menu delle azioni della riga e seleziona Visualizza dettagli per vedere il conteggio dei ticket importati. I dettagli mostrano anche il conteggio dei ticket ignorati in base al motivo e gli indirizzi e-mail dell’agente senza un utente Klaviyo corrispondente, quando presenti.
Se una riga mostra Errore, non sono stati importati ticket per quell'esecuzione. Avvia una nuova importazione dalla stessa schermata: è possibile eseguirla di nuovo.
Domande frequenti
Da quali helpdesk posso importare? Oggi Gorgias. L'assistenza di Zendesk sarà presto disponibile.
Quanti ticket posso importare? Fino a 10.000 dei tuoi ticket più recenti per importazione. Se ne hai di più, esegui nuovamente l'importazione per aggiungere ticket aggiuntivi.
Dove vanno i miei ticket importati? Appaiono in Helpdesk alla voce Tutti i ticket, insieme ai tuoi ticket attivi.
I ticket importati saranno assegnati all'agente giusto? Sì, quando l'indirizzo e-mail dell'agente corrisponde a un utente Klaviyo. I ticket senza un utente corrispondente vengono assegnati automaticamente una volta che hai aggiunto quell'utente.
Posso importare più di un canale? Sì. Seleziona qualsiasi combinazione di e-mail, web chat e messaggistica di testo durante la configurazione. Ogni canale selezionato deve essere abilitato in Helpdesk prima di poter continuare.