Je historische Gorgias-tickets importeren in Klaviyo Helpdesk

Met historische importtickets kun je je eerdere supporttickets van een andere helpdesk naar Klaviyo Helpdesk overbrengen, zodat je team zijn gespreksgeschiedenis behoudt wanneer je overstapt. Gorgias is de eerste ondersteunde aanbieder en binnenkort wordt Zendesk uitgebracht.

Deze gids beschrijft het uitvoeren van een Gorgias-import en wat je kunt verwachten als het klaar is.

Voordat je van start gaat

Om een import uit te voeren, zorg je ervoor dat:

• Helpdesk is ingeschakeld voor je Klaviyo-account.
• Je hebt de rol eigenaar, Beheerder of manager en je hebt toegang tot je Helpdesk-instellingen.
• Je Gorgias-integratie is ingeschakeld in Klaviyo. Als je hem nog niet hebt gekoppeld, volg dan Aan de slag met Gorgias voordat je de import start.
• De kanalen die je wilt importeren, zijn ingesteld en ingeschakeld in Helpdesk. Je kunt e-mail-, webchat- en tekstberichten -tickets importeren. Je kunt niet verder na de kanaalselectie totdat elk kanaal dat je selecteert is ingeschakeld.

Importeer je Gorgias-tickets

1. Ga in Klaviyo naar je Helpdesk-instellingen > Algemeen.
2. Zoek het gedeelte Historisch geïmporteerde tickets en klik op Tickets importeren.

1. Kijk op de pagina Wie is je huidige helpdeskprovider? stap, selecteer Gorgias en klik dan op Volgende. Zendesk is gemarkeerd met de tekst 'Binnenkort beschikbaar' en kan nog niet worden geselecteerd.

2. Op de stap Welke kanalen wil je importeren? selecteer ten minste 1 kanaal: tekstberichten, webchat en/of e-mail. Als een geselecteerd kanaal niet is geconfigureerd, gebruik dan de installatielink die in deze stap wordt weergegeven om het in te stellen en ga daarna terug naar de import. Zodra alle geselecteerde kanalen zijn ingeschakeld, klik je op Volgende.

3. Wacht in de stap Controleren tot Klaviyo de ticketaantallen heeft voorbereid. Wanneer de import klaar is, bevestig je de aantallen voor elk kanaal en het totaal, en klik je op Importeren.

Klaviyo begint met importeren op de achtergrond en je kunt de pagina verlaten.

Wat er gebeurt nadat je hebt geïmporteerd

• Houd de status bij in Instellingen. Je import verschijnt in Instellingen > Algemeen onder Historische importen van tickets, waar je de voortgang kunt bekijken.
• Zoek je tickets onder Alle tickets. Geïmporteerde tickets verschijnen in Helpdesk onder Alle tickets.
• Toewijzingen overgedragen via e-mailovereenkomst. Een geïmporteerd ticket blijft toegewezen aan de oorspronkelijke eigenaar als het e-mailadres van die agent overeenkomt met een Klaviyo-gebruiker. Als je de overeenkomende gebruiker later toevoegt, wordt het ticket automatisch aan diegene toegewezen.
• Voer het op elk moment opnieuw uit. Als je in Gorgias meer tickets toevoegt, of een kanaal dat je hebt overgeslagen, wilt overbrengen, begin dan een andere import vanuit hetzelfde scherm.

Je import volgen

De tabel Historische ticketimports toont een rij voor elke import die je hebt ingesteld, met:

• Importdatum - wanneer de import is gemaakt.
• Tickets - het totale aantal tickets voor de import. Open Details bekijken om te zien hoeveel tickets er zijn geïmporteerd.
• Overgeslagen - hoeveel tickets er niet zijn geïmporteerd in die uitvoering.
• Bron - de helpdesk van waaruit je hebt geïmporteerd, zoals Gorgias.
• Status - waar de import zich bevindt. Voordat je het start, zie je mogelijk Concept, Voorbereiden of Gereed. Nadat je op Importeren klikt, is de status Bezig tijdens het uitvoeren, Voltooid als het klaar is, of Fout als het niet is gelukt.

Als je de configuratie afsluit terwijl een import wordt Voorbereid of Gereed is, open je het actiemenu van die rij en selecteer je Details weergeven om terug te gaan naar de controlestap. Wacht tot het gereed is, controleer de aantallen en klik op Importeren om te beginnen met het importeren van tickets.

Voor een import met de status Bezig, Voltooid of Fout open je het actiemenu van de rij en selecteer je Details bekijken om het aantal geïmporteerde tickets te zien. De details tonen ook het aantal overgeslagen tickets per reden en de e-mailadressen van agents zonder overeenkomende Klaviyo-gebruiker, indien aanwezig.

Als een rij Fout toont, zijn er voor die uitvoering geen tickets geïmporteerd. Start een nieuwe import vanuit hetzelfde scherm. Het is veilig om opnieuw uit te voeren.

Veelgestelde vragen

Van welke helpdesks kan ik importeren? Gorgias vandaag. Zendesk-support is binnenkort beschikbaar.

Hoeveel tickets kan ik importeren? Tot 10.000 van je meest recente tickets per import. Als je er meer hebt, voer de import dan opnieuw uit om extra tickets mee te nemen.

Waar gaan mijn geïmporteerde tickets naartoe? Ze verschijnen in Helpdesk onder Alle tickets, naast je live tickets.

Zullen geïmporteerde tickets aan de juiste agent worden toegewezen? Ja, als het e-mailadres van de agent overeenkomt met een Klaviyo-gebruiker. Tickets zonder een overeenkomende gebruiker worden automatisch toegewezen zodra je die gebruiker toevoegt.

Kan ik meer dan één kanaal importeren? Ja. Selecteer tijdens het instellen een combinatie van e-mail, webchat en tekstberichten. Elk geselecteerd kanaal moet zijn ingeschakeld in Helpdesk voordat je verder kunt gaan.