Cómo importar tus tickets históricos de Gorgias a Klaviyo Helpdesk
Las importaciones históricas de tickets te permiten llevar tus tickets de asistencia anteriores de otro helpdesk a Klaviyo Helpdesk, para que tu equipo mantenga su historial de conversaciones cuando cambies. Gorgias es el primer proveedor compatible, y Zendesk estará disponible próximamente.
Esta guía explica cómo realizar una importación de Gorgias y qué esperar una vez finalizada.
Antes de empezar
Para realizar una importación, asegúrate de lo siguiente:
- Tu cuenta de Klaviyo tiene habilitado el Helpdesk.
- Tienes el rol de Propietario, Administrador o Gerente y puedes acceder a la configuración de Helpdesk.
- La integración de Gorgias está habilitada en Klaviyo. Si aún no la has conectado, sigue Primeros pasos con Gorgias antes de iniciar la importación.
- Los canales que quieres importar están configurados y habilitados en Helpdesk. Puedes importar tickets de correo electrónico, chat web y mensajería de texto. No puedes continuar después de la selección de canal hasta que todos los canales que selecciones estén habilitados.
Klaviyo importa hasta 10 000 de tus tickets más recientes por importación. Si tienes más que eso en Gorgias, no se incluirán las entradas más antiguas más allá de las 10.000 más recientes. Puedes volver a realizar la importación más tarde para añadir más tickets.
Importa tus tickets de Gorgias
- En Klaviyo, ve a Configuración de tu Helpdesk > General.
- Busca la sección Importaciones históricas de tickets y haz clic en Importar tickets.
- ¿ Quién es tu actual proveedor de Helpdesk? En este paso, selecciona Gorgias y, a continuación, haz clic en Siguiente. Zendesk se marca como Próximamente y aún no se puede seleccionar.
- En el paso ¿Qué canales quieres importar? selecciona al menos 1 canal: mensajería de texto, chat web y/o correo electrónico. Si un canal seleccionado no está configurado, usa el enlace de configuración que se muestra en este paso para configurarlo y, luego, vuelve a la importación. Una vez que todos los canales seleccionados estén habilitados, haz clic en Siguiente.
- En el paso de revisión, espera a que Klaviyo prepare los recuentos de tickets. Cuando la importación esté lista, confirma los recuentos de cada canal y el total, y luego haz clic en Importar.
Klaviyo empieza a importar en segundo plano, y puedes salir de la página.
Qué ocurre después de que importas
- Realiza un seguimiento del estado en Configuración. Tu importación aparece en Configuración > General, en Importaciones de tickets históricos, donde puedes ver su progreso.
- Busca tus tickets en Todas las entradas. Los tickets importados aparecen en Helpdesk en Todos los tickets.
- Las asignaciones se trasladan por coincidencia de correo electrónico. Un ticket importado permanece asignado a su propietario original cuando la dirección de correo electrónico de ese agente coincide con un usuario de Klaviyo. Si añades el usuario coincidente más tarde, el ticket se le asignará automáticamente.
- Vuelve a ejecutarlo en cualquier momento. Si añades más tickets en Gorgias, o deseas traer un canal que omitiste, inicia otra importación desde la misma pantalla.
Realizar un seguimiento de tus importaciones
La tabla de importaciones de tickets históricos muestra una fila por cada importación que configuraste, con:
- Fecha de importación - cuándo se creó la importación.
- Tickets: el recuento total de tickets de la importación. Abre Ver detalles para ver cuántos tickets se importaron.
- Se omitió: cuántos tickets no se importaron en esa ejecución.
- Fuente: el helpdesk desde el que importaste, como Gorgias.
- Estado: dónde se encuentra la importación. Antes de iniciarla, es posible que veas Borrador, Preparando o Listo. Después de hacer clic en Importar, el estado es En curso mientras se ejecuta, Completado cuando termina o Error si no se completó correctamente.
Si sales de la configuración mientras una importación está en Preparando o Lista, abre el menú de acciones de esa fila y selecciona Ver detalles para volver al paso de revisión. Espera hasta que esté lista, revisa los conteos y haz clic en Importar para empezar a importar los tickets.
Para una importación marcada como En curso, Completada o Error, abre el menú de acciones de la fila y selecciona Ver detalles para ver el recuento de tickets importados. Los detalles también muestran el recuento de tickets omitidos por motivo y las direcciones de correo electrónico de agentes sin un usuario de Klaviyo correspondiente, cuando aplique.
Si una fila muestra un error, no se importó ningún ticket para esa ejecución. Inicia una nueva importación desde la misma pantalla: es seguro volver a ejecutarla.
Preguntas frecuentes
¿Desde qué Helpdesk puedo importar? Gorgias hoy. El equipo de asistencia de Zendesk estará disponible próximamente.
¿Cuántos tickets puedo importar? Hasta 10.000 de tus tickets más recientes por importación. Si tienes más, ejecuta de nuevo la importación para traer más tickets adicionales.
¿A dónde van mis tickets importados? Aparecen en el Helpdesk en Todos los tickets, junto a tus tickets activos.
¿Se asignarán los tickets importados al agente adecuado? Sí, cuando la dirección de correo electrónico del agente coincide con un usuario de Klaviyo. Los tickets sin un usuario coincidente se asignan automáticamente una vez que añadas ese usuario.
¿Puedo importar más de un canal? Sí. Selecciona cualquier combinación de correo electrónico, chat web y mensajería de texto durante la configuración. Cada canal seleccionado debe estar habilitado en Helpdesk antes de que puedas continuar.