Så här importerar du dina historiska Gorgias-ärenden till Klaviyo Helpdesk

Med import av historiska ärenden kan du ta med dina tidigare supportärenden från en annan helpdesk till Klaviyo Helpdesk, så att ditt team behåller sin konversationshistorik när du byter. Gorgias är den första leverantören som stöds, och Zendesk kommer snart.

I den här guiden går vi igenom hur du kör en Gorgias-import och vad du kan förvänta dig när den är klar.

Innan du börjar

För att köra en import ska du se till:

• Ditt Klaviyo- konto har Helpdesk aktiverat.
• Du har rollen Ägare, Administratör eller Chef och kan komma åt dina Helpdesk-inställningar.
• Din Gorgias-integration är aktiverad i Klaviyo. Om du inte har anslutit den ännu följer du Komma igång med Gorgias innan du startar importen.
• Kanalerna du vill importera är konfigurerade och aktiverade i Helpdesk. Du kan importera ärenden för e-post, Webbchatt och textmeddelanden. Du kan inte fortsätta förbi kanalvalet förrän alla kanaler du väljer är aktiverade.

Importera dina Gorgias-ärenden

1. I Klaviyo går du till dina Helpdesk- inställningar > Allmänt.
2. Hitta avsnittet Importera historiska ärenden och klicka på Importera ärenden.

1. På sidan Vem är din nuvarande helpdeskleverantör? välj Gorgias och klicka sedan på Nästa. Zendesk är markerat Kommer snart och kan inte väljas ännu.

2. På steget Vilka kanaler vill du importera? väljer du minst 1 kanal: textmeddelanden, Webbchatt och/eller e-post. Om en vald kanal inte är konfigurerad använder du konfigurationslänken som visas i det här steget för att konfigurera den och återgår sedan till importen. När alla valda kanaler är aktiverade klickar du på Nästa.

3. I granskningssteget väntar du på att Klaviyo ska förbereda ärendeantalet. När importen är klar bekräftar du antalen för varje kanal och totalsumman och klickar sedan på Importera.

Klaviyo börjar importera i bakgrunden och du kan lämna sidan.

Vad händer efter att du importerat

• Spåra status i Inställningar. Din import visas i Inställningar > Allmänt under Import av historiska ärenden, där du kan se hur den utvecklas.
• Hitta dina ärenden under Alla ärenden. Importerade ärenden visas i Helpdesk under Alla ärenden.
• Uppdrag överförs via e-postmatchning. Ett importerat ärende förblir tilldelat sin ursprungliga ägare när den agentens e-postadress matchar en Klaviyo-användare. Om du lägger till matchande användare senare tilldelas ärendet till dem automatiskt.
• Kör den när som helst igen. Om du lägger till fler ärenden i Gorgias, eller vill ta över en kanal som du hoppade över, kan du starta en annan import från samma skärm.

Spåra din import

Tabellen Historiska biljettimporter visar en rad för varje import som du har konfigurerat, med:

• Importdatum – när importen skapades.
• Ärenden – det totala antalet ärenden för importen. Öppna Visa detaljer för att se hur många ärenden som importerades.
• Hoppade över – hur många ärenden importerades inte i den körningen.
• Källa – den helpdesk du importerade från, till exempel Gorgias.
• Status – var importen befinner sig. Innan du startar den kan du se Utkast, Förbereder eller Klar. När du klickar på Importera är statusen Pågår medan den körs, Slutförd när den är klar eller Fel om den inte lyckades.

Om du avslutar konfigurationen medan en import är Förbereds eller Klar, öppnar du åtgärdsmenyn för den raden och väljer Visa detaljer för att återgå till granskningssteget. Vänta tills den är klar, granska antal och klicka på Importera för att börja importera ärenden.

För en import som är markerad som Pågår, Slutförd eller Fel öppnar du radens åtgärdsmeny och väljer Visa detaljer för att se antalet importerade ärenden. I detaljerna visas också antalet överhoppade ärenden per orsak samt agenters e-postadresser utan en matchande Klaviyo-användare, när det finns.

Om en rad visar fel importerades inga ärenden för den körningen. Starta en ny import från samma skärm – det är säkert att köra igen.

Vanliga frågor

Vilka helpdesks kan jag importera från? Gorgias idag. Zendesk-support kommer snart.

Hur många ärenden kan jag importera? Upp till 10 000 av dina senaste ärenden per import. Om du har fler ärenden kan du köra importen igen för att hämta ytterligare ärenden.

Vart tar mina importerade ärenden vägen? De visas i Helpdesk under Alla ärenden, bredvid dina liveärenden.

Kommer importerade ärenden att tilldelas rätt agent? Ja, när agentens e-postadress matchar en Klaviyo-användare. Ärenden utan matchande användare tilldelas automatiskt när du lägger till den användaren.

Kan jag importera mer än en kanal? Ja. Välj valfri kombination av e-post, Webbchatt och textmeddelanden under konfigureringen. Varje vald kanal måste vara aktiverad i Helpdesk innan du kan fortsätta.