Comment importer vos anciens tickets Gorgias dans le Helpdesk Klaviyo

L’historique d’importation des tickets vous permet d’importer vos anciens tickets d’assistance depuis un autre service d’assistance vers le Helpdesk Klaviyo, de sorte que votre équipe conserve son historique de conversation lorsque vous passez à un autre service. Gorgias est le premier fournisseur pris en charge, et Zendesk sera bientôt disponible.

Ce guide explique comment effectuer une importation Gorgias et à quoi s’attendre une fois l’importation terminée.

Avant de commencer

Pour effectuer une importation, assurez-vous que :

• Le Helpdesk de votre compte Klaviyo est activé.
• Vous avez un rôle de propriétaire, d’administrateur ou de gestionnaire, et vous pouvez accéder à vos paramètres Helpdesk.
• Votre intégration Gorgias est activée dans Klaviyo. Si vous ne l’avez pas encore connectée, suivez Démarrer avec Gorgias avant de commencer l’importation.
• Les canaux que vous souhaitez importer sont configurés et activés dans Helpdesk. Vous pouvez importer des tickets e-mail, chat web et messagerie texte. Vous ne pouvez pas continuer au-delà de la sélection des canaux tant que tous les canaux que vous sélectionnez ne sont pas activés.

Importer vos tickets Gorgias

1. Dans Klaviyo, accédez à votre Helpdesk Paramètres > Général.
2. Trouvez la section Historique des importations de tickets et cliquez sur Importer des tickets.

1. Sur le site Qui est votre fournisseur d’assistance actuel ? à l’étape suivante, sélectionnez Gorgias, puis cliquez sur Suivant. Zendesk est marqué Bientôt disponible et ne peut pas encore être sélectionné.

2. À l’étape Quels canaux souhaitez-vous importer ? sélectionnez au moins 1 canal : messagerie texte, chat web et/ou E-mail. Si un canal sélectionné n’est pas configuré, utilisez le lien de configuration affiché à cette étape pour le configurer, puis revenez à l’importation. Une fois que tous les canaux sélectionnés sont activés, cliquez sur Suivant.

3. À l’étape de révision, attendez que Klaviyo prépare le nombre de tickets. Une fois l’importation prête, confirmez le nombre pour chaque canal et le total, puis cliquez sur Importer.

Klaviyo commence l’importation en arrière-plan et vous pouvez quitter la page.

Que se passe-t-il après l’importation ?

• Suivez le statut dans les paramètres. Votre importation apparaît dans Paramètres > Général sous Historique des importations de tickets, où vous pouvez suivre sa progression.
• Trouvez vos billets sous Tous les billets. Les tickets importés apparaissent en Helpdesk sous Tous les tickets.
• Les affectations sont reportées par correspondance d’e-mail. Un ticket importé reste attribué à son propriétaire d’origine lorsque l’adresse e-mail de cet agent correspond à un utilisateur Klaviyo. Si vous ajoutez l’utilisateur correspondant ultérieurement, le ticket lui est attribué automatiquement.
• Réexécutez-le à tout moment. Si vous ajoutez d’autres tickets dans Gorgias ou si vous souhaitez importer un canal que vous avez ignoré, commencez une autre importation à partir du même écran.

Suivre votre importation

Le tableau des importations de tickets historiques affiche une ligne pour chaque importation que vous avez configurée, avec :

• Date d’importation - date à laquelle l’importation a été créée.
• Tickets - le nombre total de tickets pour l’importation. Ouvrez Afficher les détails pour voir combien de tickets ont été importés.
• Ignoré : combien de tickets n’ont pas été importés au cours de cette exécution.
• Source : le service d’assistance que vous avez importé, tel que Gorgias.
• Statut - où en est l’importation. Avant de le démarrer, vous pouvez voir Brouillon, Préparation ou Prêt. Après avoir cliqué sur Importer, le statut est En cours pendant l’exécution, Terminé à la fin, ou Erreur en cas d’échec.

Si vous quittez la configuration pendant qu’une importation est En cours de préparation ou Prête, ouvrez le menu d’actions de cette ligne, puis sélectionnez Afficher les détails pour revenir à l’étape de vérification. Attendez qu’il soit prêt, examinez les totaux, puis cliquez sur Importer pour commencer à importer les tickets.

Pour un import marqué En cours, Terminé ou Erreur, ouvrez le menu d’action de la ligne, puis sélectionnez Afficher les détails pour voir le nombre de tickets importés. Les détails affichent également le nombre de tickets ignorés par motif, ainsi que les adresses e-mail des agents sans utilisateur Klaviyo correspondant, le cas échéant.

Si une ligne affiche Erreur, aucun ticket n’a été importé pour cette exécution. Commencez une nouvelle importation à partir du même écran. Vous pouvez la réexécuter en toute sécurité.

Questions fréquemment posées

De quels services d’assistance puis-je importer des données ? Gorgias aujourd'hui. L’assistance Zendesk sera bientôt disponible.

Combien de tickets puis-je importer ? Jusqu’à 10 000 de vos tickets les plus récents par importation. Si vous en avez d’autres, relancez l’importation pour générer des tickets supplémentaires.

Où vont mes tickets importés ? Ils apparaissent en Helpdesk sous Tous les tickets, à côté de vos tickets en direct.

Les tickets importés seront-ils attribués au bon agent ? Oui, lorsque l’adresse e-mail de l’agent correspond à un utilisateur Klaviyo. Les tickets sans utilisateur correspondant sont attribués automatiquement une fois que vous avez ajouté cet utilisateur.

Puis-je importer plusieurs canaux ? Oui. Sélectionnez n’importe quelle combinaison d’e-mail, de chat web et de messagerie texte lors de la configuration. Chaque canal sélectionné doit être activé dans Helpdesk avant que vous puissiez continuer.