Jak tworzyć bilety wychodzące i rejestrować połączenia telefoniczne w Helpdesk?

W tym artykule dowiesz się, jak ręcznie tworzyć zgłoszenia w Klaviyo Helpdesk. Ta funkcja umożliwia rejestrowanie interakcji offline (takich jak rozmowy telefoniczne), aby zachować kompletność danych klientów, lub proaktywne kontaktowanie się z klientami za pośrednictwem poczty e-mail lub SMS.

Przegląd

Klaviyo Helpdesk pozwala Ci scentralizować wszystkie interakcje z klientami. Podczas gdy większość zgłoszeń jest tworzona automatycznie, gdy klient kontaktuje się z Tobą, istnieją dwa typowe scenariusze, w których musisz utworzyć zgłoszenie ręcznie:

1. Rejestrowanie zamkniętego zgłoszenia: Dokumentowanie rozmowy, która odbyła się poza Klaviyo (np. rozmowa telefoniczna lub wizyta w sklepie).
2. Tworzenie otwartego zgłoszenia: inicjowanie nowej rozmowy wychodzącej z klientem (np. wysyłanie proaktywnej aktualizacji dotyczącej zamówienia).

Zarejestruj zamknięte zgłoszenie (telefonicznie lub offline)

Użyj tej organizacji pracy do rejestrowania interakcji, które zostały już rozwiązane w innym kanale, takim jak rozmowa telefoniczna. Dzięki temu Twoje profilowanie klientów w Klaviyo zawiera pełną historię interakcji z obsługą klienta.

• Na stronie Helpdesk wybierz opcję utworzenia nowego biletu.

• Wyszukaj klienta: W oknie wyszukiwania profilu wprowadź imię i nazwisko, adres e-mail lub numer telefonu klienta, aby zidentyfikować właściwy profil.
  • Uwaga: Musisz wybrać istniejący profil. Jeśli klient nie istnieje w Klaviyo, musisz najpierw utworzyć jego profil.
• Wybierz typ zgłoszenia: Wybierz opcję Zamknięty bilet.
  • Oznacza to, że interakcja wystąpiła poza natywnym kanałem Helpdesk (np. Phone).
• Wybierz kanał: Wybierz Ręczny
• Dodaj szczegóły:
  • Uwaga: Wprowadź podsumowanie rozmowy.
  • znacznik: Dodaj odpowiedni znacznik (np. Wsparcie telefoniczne, Rozwiązane), aby pomóc w późniejszym raportowaniu.
• Kliknij Log Ticket, aby zapisać rekord na osi czasu klienta.

Utwórz nowy bilet wychodzący (e-mail lub SMS)

Skorzystaj z tej organizacji pracy, aby rozpocząć nową rozmowę z klientem za pośrednictwem poczty e-mail lub SMS.1

• Na stronie Helpdesk wybierz opcję utworzenia nowego biletu.
• Wyszukaj klienta: Wybierz klienta, z którym chcesz się skontaktować.
• Wybierz kanał: Wybierz Email lub SMS.
  • Zgodność z przepisami Sprawdź: Jeśli opcja jest wyszarzona, oznacza to, że w tej chwili nie możesz skontaktować się z klientem za pośrednictwem tego kanału.
  • Zgoda: Nie możesz wybrać SMS, jeśli klient nie wyraził zgody na otrzymywanie wiadomości tekstowych.
• Wybierz typ biletu: Wybierz Otwórz bilet.
• Wprowadź znacznik, temat wiadomości i wiadomość.
• Kliknij przycisk Utwórz.

Ograniczenia

• Kanał społecznościowy: Obecnie nie możesz ręcznie tworzyć biletów wychodzących dla WhatsApp lub Instagram ze względu na ograniczenia platformy dotyczące 24-godzinnych okien wiadomości.1

Najlepsze praktyki

• znacznik: Zawsze znacz swoje ręcznie zarejestrowane bilety. Ponieważ nie są one dostarczane ze standardowymi metadanymi, znaczniki takie jak kanał: Phone są niezbędne do dokładnego raportowania w przyszłości.