Cómo crear tickets salientes y registrar llamadas telefónicas en Helpdesk

En este artículo, aprenderás a crear tickets manualmente en Klaviyo Helpdesk. Esta función te permite registrar interacciones fuera de línea (como llamadas telefónicas) para mantener completos los registros de tus clientes, o para comunicarte de manera proactiva con ellos por correo electrónico o SMS.

Resumen

Klaviyo Helpdesk te permite centralizar todas las interacciones con los clientes. Aunque la mayoría de los tickets se crean automáticamente cuando un cliente se pone en contacto contigo, hay dos situaciones habituales en las que es necesario crear un ticket manualmente:

1. Registrar un ticket cerrado: documentar una conversación que ha tenido lugar fuera de Klaviyo (por ejemplo, una llamada telefónica o una visita a la tienda).

2. Crear un ticket abierto: iniciar una nueva conversación saliente con un cliente (por ejemplo, enviar una actualización proactiva sobre un pedido).

Registra un ticket cerrado (por teléfono o sin conexión)

Utiliza este flujo de trabajo para registrar interacciones que ya se hayan resuelto en otro canal, como una llamada telefónica. Esto garantiza que tu generación de perfiles de clientes en Klaviyo contenga un historial completo de las interacciones de soporte.

• En Helpdesk, selecciona la opción para crear un nuevo ticket.

  

• Busca al cliente: en el modal de búsqueda de perfiles, introduce el nombre, el correo electrónico o el número de teléfono del cliente para identificar el perfil correcto.

  • Nota: Debes seleccionar un perfil existente. Si el cliente no existe en Klaviyo, primero debes crear su perfil.

• Selecciona el tipo de ticket: elige Ticket cerrado.

  • Esto indica que la interacción se produjo fuera del canal nativo Helpdesk (por ejemplo, teléfono).

• Seleccionar canal: Elige Manual.

• Agregar detalles:

  • Nota: Escribe un resumen de la conversación.

  • Etiqueta: Añade una etiqueta relevante (por ejemplo, Asistencia telefónica, Resuelto) para facilitar la elaboración de informes más adelante.

• Haz clic en Registrar ticket para guardar el registro en la línea de tiempo del cliente.

Crea un nuevo ticket de salida (correo electrónico o SMS).

Utiliza este flujo de trabajo para iniciar una nueva conversación con un cliente por correo electrónico o SMS.¹

• En Helpdesk, selecciona la opción para crear un nuevo ticket.

• Busca al cliente: Selecciona el cliente con el que deseas contactar.

• Selecciona el canal: elige correo electrónico o SMS.

  • Verificación de cumplimiento: si una opción aparece en gris, significa que no puedes contactar con el cliente a través de ese canal en este momento.

  • Consentimiento: No puedes seleccionar SMS si el cliente no ha dado su consentimiento para recibir mensajes de texto.

• Selecciona el tipo de boleto: elige Boleto abierto.

• Ingresa la etiqueta, el asunto y el mensaje. 

• 

   

• Haz clic en Crear.

Limitaciones

• Canal social: Actualmente, no es posible crear manualmente tickets salientes para WhatsApp o Instagram debido a las restricciones de la plataforma en cuanto a las ventanas de mensajería de 24 horas^.

Mejores prácticas

• Etiqueta: Etiqueta siempre tus tickets registrados manualmente. Dado que estos no vienen con metadatos estándar, etiquetas como canal: Teléfono son esenciales para elaborar informes precisos en el futuro.