Hoe uitgaande tickets aanmaken en telefoongesprekken registreren in Helpdesk

In dit artikel leer je hoe je handmatig tickets aanmaakt in Klaviyo Helpdesk. Met deze functie kun je offline interacties (zoals telefoongesprekken) vastleggen om je klantendossiers compleet te houden, of proactief klanten benaderen via e-mail of sms.

Overzicht

Met Klaviyo Helpdesk kun je alle interacties met klanten centraliseren. Hoewel de meeste tickets automatisch worden aangemaakt wanneer een klant contact met je opneemt, zijn er twee veelvoorkomende scenario's waarbij je handmatig een ticket moet aanmaken:

1. Een gesloten ticket vastleggen: Het documenteren van een gesprek dat buiten Klaviyo plaatsvond (bijvoorbeeld een telefoongesprek of een bezoek aan een winkel).

2. Een open ticket aanmaken: een nieuw uitgaand gesprek starten met een klant (bijvoorbeeld een proactieve update sturen over een bestelling).

Een gesloten ticket aanmelden (telefonisch of offline)

Gebruik deze workflow om interacties op te nemen die al via een ander kanaal zijn opgelost, zoals een telefoongesprek. Dit zorgt ervoor dat je klantprofilering in Klaviyo een volledige geschiedenis van ondersteuningsinteracties bevat.

• Selecteer in Helpdesk de optie om een nieuw ticket aan te maken.

  

• Zoek de klant: Voer in het zoekvenster van het profiel de naam, het e-mailadres of het telefoonnummer van de klant in om het juiste profiel te vinden.

  • Opmerking: Je moet een bestaand profiel selecteren. Als de klant niet bestaat in Klaviyo, moet je eerst zijn profiel aanmaken.

• Selecteer Ticket Type: Kies Gesloten ticket.

  • Dit geeft aan dat de interactie plaatsvond buiten het eigen Helpdesk kanaal (bijv. Phone).

• Selecteer kanaal: Kies Handmatig

• Details toevoegen:

  • Opmerking: Geef een samenvatting van het gesprek.

  • tag: Voeg een relevante tag toe (bijv. Telefonische ondersteuning, Opgelost) om later te helpen met rapportage.

• Klik op Log Ticket om het record op te slaan in de tijdlijn van de klant.

Maak een nieuw uitgaand ticket aan (e-mail of sms)

Gebruik deze workflow om een nieuw gesprek met een klant te beginnen via e-mail of sms.¹

• Selecteer in Helpdesk de optie om een nieuw ticket aan te maken.

• Zoek de klant: Selecteer de klant met wie je contact wilt opnemen.

• Selecteer kanaal: Kies E-mail of sms.

  • Nalevingscontrole: Als een optie grijs is, betekent dit dat je op dit moment geen contact kunt opnemen met de klant op dat kanaal.

  • Toestemming: Je kunt geen sms selecteren als de klant geen toestemming heeft gegeven voor het ontvangen van tekstberichten.

• Selecteer Ticket Type: Kies Ticket openen.

• Voer tag, onderwerpregel en bericht in. 

• 

   

• Klik op Maken.

Beperkingen

• Sociaal kanaal: Momenteel kun je niet handmatig uitgaande tickets maken voor WhatsApp of Instagram vanwege platformbeperkingen met betrekking tot berichtenvensters van 24 uur.¹

Best practices

• tag: Altijd tag je handmatig gelogde tickets. Omdat deze niet worden geleverd met standaard metadata, zijn tags zoals kanaal: Phone essentieel voor nauwkeurige rapportage in de toekomst.