Så här skapar du utgående ärenden och loggar telefonsamtal i Helpdesk

I den här artikeln får du lära dig hur du manuellt skapar ärenden i Klaviyo Helpdesk. Med den här funktionen kan du logga offlineinteraktioner (t.ex. telefonsamtal) för att hålla dina kundregister kompletta eller för att proaktivt nå ut till kunder via e-post eller sms.

Översikt

Klaviyo Helpdesk gör att du kan centralisera alla kundinteraktioner. De flesta ärenden skapas automatiskt när en kund kontaktar dig, men det finns två vanliga scenarier där du behöver skapa ett ärende manuellt:

1. Loggning av ett stängt ärende: Dokumentera en konversation som har skett utanför Klaviyo (t.ex. ett telefonsamtal eller ett besök i en butik).

2. Skapa ett öppet ärende: inleda en ny utgående konversation med en kund (t.ex. skicka en proaktiv uppdatering om en order).

Logga ett avslutat ärende (telefon eller offline)

Använd detta arbetsflöde för att registrera interaktioner som redan har lösts på en annan kanal, t.ex. ett telefonsamtal. Detta säkerställer att din kundprofilering i Klaviyo innehåller en fullständig historik över supportinteraktioner

• I Helpdesk väljer du alternativet för att skapa ett nytt ärende.

  

• Sök efter kunden: I modalen för profilsökning anger du kundens namn, e-postadress eller telefonnummer för att hitta rätt profil.

  • Obs: Du måste välja en befintlig profil. Om kunden inte finns i Klaviyo måste du först skapa deras profil.

• Välj biljettyp: Välj Stängd biljett.

  • Detta indikerar att interaktionen ägde rum utanför den ursprungliga Helpdesk kanalen (t.ex. Phone).

• Välj kanal: Välj Manuell

• Lägg till detaljer:

  • Notera: Ange en sammanfattning av samtalet.

  • etikett: Lägg till relevant etikett (t.ex. telefonsupport, löst) för att hjälpa till med rapporteringen senare.

• Klicka på Logga biljett för att spara posten på kundens tidslinje.

Skapa ett nytt utgående ärende (e-post eller sms)

Använd detta arbetsflöde för att starta en ny konversation med en kund via e-post eller sms.¹

• I Helpdesk väljer du alternativet för att skapa ett nytt ärende.

• Sök efter kunden: Välj den kund som du vill kontakta.

• Välj kanal: Välj e-post eller sms.

  • Efterlevnadskontroll: Om ett alternativ är gråmarkerat betyder det att du inte kan kontakta kunden på den kanalen just nu.

  • Samtycke: Du kan inte välja sms om kunden inte har samtyckt till att ta emot sms-meddelande.

• Välj biljettyp: Välj Open Ticket.

• Ange etikett, ämnesrad och meddelande. 

• 

   

• Klicka på Skapa.

Begränsningar

• Social kanal: För närvarande kan du inte manuellt skapa utgående biljetter för WhatsApp eller Instagram på grund av plattformsbegränsningar avseende 24-timmars meddelandefönster^.1

Bästa praxis

• etikett: Etikettar alltid dina manuellt loggade biljetter. Eftersom dessa inte kommer in med standardmetadata är etikett som kanal: Telefon är avgörande för korrekt rapportering i framtiden.