Så skapar du utgående ärenden och loggar telefonsamtal i Helpdesk

Lär dig hur du manuellt skapar ärenden i Klaviyo Helpdesk. Du kan logga offlineinteraktioner (till exempel telefonsamtal) för att hålla dina kunduppgifter fullständiga, eller proaktivt kontakta kunder via e-post eller sms, när det är tillgängligt för ditt Konto.

Översikt

Klaviyo Helpdesk gör att du kan centralisera alla kundinteraktioner. De flesta ärenden skapas automatiskt när en kund kontaktar dig, men det finns 2 vanliga scenarier där du behöver skapa ett ärende manuellt:

1. Logga ett avslutat ärende: Dokumentera en konversation som skedde utanför Klaviyo (t.ex. ett telefonsamtal eller ett besök i butik).
2. Skapa ett öppet ärende: Starta en ny utgående konversation med en kund (t.ex. skicka en proaktiv uppdatering om en beställning).

Båda arbetsflödena kräver en befintlig Klaviyo-profil. Om kunden inte har en profil, skapa den innan du börjar.

Logga ett stängt ärende (telefon eller offline)

Använd det här arbetsflödet för att registrera interaktioner som redan har hanterats i en annan kanal, till exempel ett telefonsamtal. Det hjälper dig att behålla en historik över supportinteraktioner som är kopplade till kunden.

1. I Helpdesk klickar du på knappen Skapa ärende (+) högst upp i panelen.

2. Sök efter kunden: I Välj profil anger du kundens namn, e-postadress eller telefonnummer och väljer sedan rätt profil från resultaten.
   • Obs! Du måste välja en befintlig profil. Om kunden inte finns i Klaviyo måste du skapa personens profil först.
3. Välj ärendetyp: Välj Stängt ärende.
   • Detta skapar ärendet med statusen stängd. Välj Manuell i nästa steg för att logga en interaktion utanför Helpdesk, till exempel ett telefonsamtal.
4. Välj kanal: Välj Manuellt.
5. Lägg till uppgifter:
   • Obs: Ange en sammanfattning av konversationen. En anteckning krävs för att skapa ärendet.
   • Etikett: Du kan också lägga till relevanta etiketter (t.ex. Phone Support, Resolved) för att underlätta rapportering senare.
6. Klicka på Skapa för att spara ärendet. När framgångsmeddelandet visas klickar du på dess ärendelänk för att öppna posten.

Skapa ett nytt utgående ärende (e-post eller sms)

Använd det här arbetsflödet för att starta en ny konversation med en kund via e-post eller sms. Sms måste vara tillgängligt för ditt Konto och kunden måste ha gett sitt samtycke till att ta emot textmeddelanden.

1. I Helpdesk klickar du på knappen Skapa ärende (+) högst upp i panelen.
2. Sök efter kunden: I Välj profil söker du efter och väljer den befintliga kundprofil som du vill kontakta.
3. Välj ärendetyp: Välj Öppet ärende.
4. Välj kanal: Välj E-post eller sms.
   • Kanaltillgänglighet: Om sms är nedtonat och märkt Kommer snart är utgående sms inte aktiverat för ditt konto. Välj e-post om det är tillgängligt.
   • Samtycke: SMS visas inte som ett alternativ om kunden inte har samtyckt till att ta emot textmeddelanden.
5. Skriv ditt meddelande. För e-post anger du även en Ämnesrad; sms har inget ämnesfält. Du kan lägga till etiketter om du vill.
6. Klicka på Skapa. Ett meddelande krävs, tillsammans med en ämnesrad för e-post. När framgångsaviseringen visas klickar du på dess ärendelänk för att öppna det nya ärendet.

Begränsningar

• Sociala kanaler: För närvarande kan du inte skapa utgående ärenden manuellt för WhatsApp eller Instagram på grund av plattformsbegränsningar kring 24-timmarsfönster för meddelanden.

Bästa praxis

• Etikett: Använd konsekventa etiketter för ärenden som loggas manuellt. Ett exempel är att en etikett som Channel: Phone hjälper dig att identifiera telefoninteraktioner som du loggade med den manuella kanalen och gruppera dem för rapportering.