Come creare ticket in uscita e registrare le telefonate in Helpdesk

In questo articolo scoprirai come creare manualmente i ticket in Klaviyo Helpdesk. Questa funzionalità ti consente di accedere alle interazioni offline (come le telefonate) per mantenere i tuoi record dei clienti completi o per contattare proattivamente i clienti via e-mail o SMS.

Panoramica

Klaviyo Helpdesk ti consente di centralizzare tutte le interazioni con i clienti. Sebbene la maggior parte dei ticket venga creata automaticamente quando un cliente ti contatta, esistono due scenari comuni in cui devi creare un ticket manualmente:

1. Registrazione di un ticket chiuso: documentazione di una conversazione avvenuta al di fuori di Klaviyo (ad esempio, una telefonata o una visita in negozio).
2. Creare un ticket aperto: avviare una nuova conversazione in uscita con un cliente (ad esempio, inviando un aggiornamento proattivo su un ordine).

Registra un ticket chiuso (telefono o offline)

Utilizza questo flusso di lavoro per registrare le interazioni che sono già state risolte su un altro canale, ad esempio una telefonata. In questo modo, i tuoi profili cliente in Klaviyo contengono una cronologia completa delle interazioni con l'assistenza

• In Helpdesk, seleziona l'opzione per creare un nuovo ticket.

• Cerca il cliente: nella finestra di ricerca del profilo, inserisci il nome, l'e-mail o il numero di telefono del cliente per identificare il profilo corretto.
  • Nota: devi selezionare un profilo esistente. Se il cliente non esiste in Klaviyo, devi prima creare il suo profilo.
• Seleziona Tipo di ticket: scegli Ticket chiuso.
  • Indica che l'interazione si è verificata al di fuori dei canali Helpdesk nativi (ad esempio, telefono).
• Seleziona il canale: scegli Manuale
• Aggiungi dettagli:
  • Nota: inserisci un riepilogo della conversazione.
  • Tag: aggiungi i tag pertinenti (ad esempio, Assistenza telefonica, Risolto) per aiutarti con la reportistica in un secondo momento.
• Clicca su Registra ticket per salvare il record nella timeline del cliente.

Crea un nuovo ticket in uscita (e-mail o SMS)

Utilizza questo flusso di lavoro per avviare una nuova conversazione con un cliente via e-mail o SMS.1

• In Helpdesk, seleziona l'opzione per creare un nuovo ticket.
• Cerca il cliente: seleziona il cliente che desideri contattare.
• Seleziona Canale: Scegli E-mail o SMS.
  • Controllo della conformità: se un'opzione è disattivata, significa che al momento non puoi contattare il cliente su quel canale.
  • Consenso: non puoi selezionare SMS se il cliente non ha acconsentito a ricevere messaggi di testo.
• Seleziona Tipo di ticket: scegli Ticket aperto.
• Inserisci Tag, Oggetto e messaggio.
• Fai clic su Crea.

Limitazioni

• Canali social: al momento non è possibile creare manualmente i ticket in uscita per WhatsApp o Instagram a causa delle restrizioni della piattaforma relative alle finestre di messaggistica 24 ore.1

Best practice

• Tagging: taggare sempre i tuoi ticket registrati manualmente. Poiché questi non sono dotati di metadati standard, i tag come Canale: Telefono sono essenziali per una reportistica accurata in futuro.