Come creare ticket in uscita e registrare chiamate telefoniche in Helpdesk

In questo articolo scoprirai come creare manualmente ticket in Klaviyo Helpdesk. Questa funzionalità ti permette di registrare le interazioni offline (come le chiamate telefoniche) per mantenere completi i record dei clienti o di contattare in modo proattivo i clienti tramite e-mail o SMS.

Panoramica

Helpdesk di Klaviyo ti consente di centralizzare tutte le interazioni con i clienti. Anche se la maggior parte dei ticket viene creata automaticamente quando un cliente ti contatta, ci sono due scenari comuni in cui devi creare un ticket manualmente:

1. Registrare un ticket chiuso: documentare una conversazione avvenuta al di fuori di Klaviyo (ad esempio una telefonata o una visita in negozio).
2. Creazione di un ticket aperto: avviare una nuova conversazione in uscita con un cliente (ad es. inviare un aggiornamento proattivo su un ordine).

Registra un ticket chiuso (telefono o offline)

Usa questo flusso di lavoro per registrare le interazioni che sono già state risolte su un altro canale, ad esempio una chiamata telefonica. In questo modo, i profili cliente in Klaviyo includono una cronologia completa delle interazioni con l’assistenza

• In Helpdesk, seleziona l’opzione per creare un nuovo ticket.

• Cerca il cliente: nella finestra modale di ricerca del profilo, inserisci il nome del cliente, l'e-mail o il numero di telefono per identificare il profilo corretto.
  • Nota: devi selezionare un profilo esistente. Se il cliente non esiste in Klaviyo, devi prima creare il suo profilo.
• Seleziona il tipo di ticket: scegli Ticket chiuso.
  • Questo indica che l’interazione si è verificata al di fuori dei canali nativi di Helpdesk (ad es. telefono).
• Seleziona canale: scegli Manuale
• Aggiungi dettagli:
  • Nota: inserisci un riepilogo della conversazione.
  • Tag: aggiungi tag pertinenti (ad es., Phone Support, Resolved) per facilitare la reportistica in seguito.
• Clicca su Registra ticket per salvare la registrazione nella timeline del cliente.

Crea un nuovo ticket in uscita (e-mail o SMS)

Usa questo flusso di lavoro per avviare una nuova conversazione con un cliente tramite e-mail o SMS.1

• In Helpdesk, seleziona l’opzione per creare un nuovo ticket.
• Cerca il cliente: seleziona il cliente che vuoi contattare.
• Seleziona canale: scegli E-mail o SMS.
  • Verifica di conformità: se un'opzione è disattivata, significa che al momento non puoi contattare il cliente su quel canale.
  • Consenso: non puoi selezionare SMS se il cliente non ha acconsentito a ricevere messaggistica di testo.
• Seleziona tipo di ticket: scegli Apri ticket.
• Inserisci tag, oggetto e messaggio.
• Fai clic su Crea.

Limitazioni

• Canali social: attualmente non puoi creare manualmente ticket in uscita per WhatsApp o Instagram a causa delle restrizioni della piattaforma relative alle finestre di messaggistica di 24 ore.1

Best practice

• Tag: applica sempre i tag ai ticket registrati manualmente. Poiché questi non includono metadati standard, tag come Channel: Phone sono essenziali per una reportistica accurata in futuro.