Inzicht in hoe op datum gebaseerde flows ontvangers plannen

Wat je leert

Lees hoe profielen in datumgebaseerde flows terechtkomen en wat er gebeurt wanneer een datum wordt toegevoegd of gewijzigd. Wat gebeurt er bijvoorbeeld als iemand op het punt staat de flow binnen te gaan, maar de datum plotseling wordt gewijzigd of helemaal wordt verwijderd? In dit artikel leggen we uit wat er gebeurt met flows die worden geactiveerd door een datumeigenschap wanneer datums worden toegevoegd, bijgewerkt of verwijderd uit een profiel.

Hoe profielen in aanmerking komen voor datumbasierte flows

Klaviyo controleert dagelijks of iemand in aanmerking komt voor een flow via een controle die een volledige dag van tevoren wordt uitgevoerd. Daarnaast controleert Klaviyo of iemand in aanmerking komt voor een flow wanneer er een datum wordt toegevoegd aan een profiel of een datum op een profiel wordt bijgewerkt. In deze periode bepaalt Klaviyo of een profiel een flow moet binnenkomen op basis van of die datum binnen de volledige tijdlijn van de flow valt. Iemand wordt alleen toegevoegd aan een flow als de dag, maand en het jaar binnen de tijdlijn van een flow vallen. Dus als een datum in de toekomst ligt (bijv. 12/1/2030), wordt diegene niet vóór dat moment aan een flow toegevoegd. Daarnaast geldt: als het een terugkerende flow is (bijv. maandelijks of wekelijks), wordt die persoon voor die flow gepland en komt diegene binnen op de herhaalde datum.

Omdat de flow een volledige dag vooruit controleert, betekent dit dat zodra de flow op live of handmatig is ingesteld, deze alleen ontvangers inplant van wie de datum-eigenschap een volledige dag na de statuswijziging valt.

Als je bijvoorbeeld een verjaardagsflow op 1 maart van concept naar live zet:

• Iemand wiens verjaardag op 1 maart is, komt niet in de flow.
• Iemand wiens verjaardag op 2 maart is, komt mogelijk niet in de flow, afhankelijk van het tijdstip waarop deze live is gezet.
• Iemand die op 3 maart of later jarig is, komt in de flow terecht.

Het bovenstaande geldt voor profielen met een bestaande en ongewijzigde datum-eigenschap. Als een datum-eigenschap op dezelfde dag dat deze live gaat wordt gewijzigd of aan een profiel wordt toegevoegd, komen ze alsnog in de flow terecht, omdat door de eigenschapswijziging wordt gecontroleerd. Ze ontvangen echter mogelijk niet de eerste e-mail als ze de flow zijn binnengekomen nadat de e-mail gepland stond om te worden verzonden.

Datum-eigenschappen met tijd

Soms hebben datum-eigenschappen een tijdstempel. Bijvoorbeeld: 2025-04-30 17:08:06. Voor het triggeren van flow wordt de bijbehorende tijd genegeerd.

Wanneer Klaviyo een flow activeert, wordt alleen rekening gehouden met de datum waarop het profiel de flow moet binnengaan. Nadat de datum waarop een profiel moet binnengaan bekend is, worden eventuele in de triggerinstellingen geconfigureerde 'starttijdbeperkingen' toegepast (start om 9.00 uur, enz.).

Tijdzones

Datumflows worden altijd getriggerd vanuit het perspectief van het profiel. Dit betekent dat Klaviyo bepaalt op welke datum een profiel een flow moet betreden op basis van de tijdzone. Als er geen tijdzone aan het profiel is toegewezen, wordt de tijdzone van het account gebruikt.

Jaarlijkse herhaling

Als een datumgestuurde flow is ingesteld om jaarlijks te herhalen, beoordeelt Klaviyo of het profiel de flow binnenkomt op basis van de dag en maand, in plaats van het exacte jaar. Als een flow bijvoorbeeld is ingesteld om jaarlijks te herhalen op iemands verjaardag en de verjaardag is ingesteld op 01/01/1990, wordt de flow elk jaar op 01/01 (1 januari) geactiveerd, ongeacht het exacte jaar.

Dit geldt ook voor profieleigenschappen met een toekomstige datum. Als een profieleigenschap is ingesteld op 01-01-2030 en de flow is ingesteld om jaarlijks te herhalen, wordt deze elk jaar geactiveerd op 01-01, ook in jaren vóór 2030.

Wat er gebeurt wanneer er een datum wordt toegevoegd voor een verzending op dezelfde dag

Wanneer een datum op dezelfde dag wordt toegevoegd als waarop een bericht gepland staat om te worden verzonden, ontvangt de abonnee het bericht alleen als die datum vóór het verzendmoment is toegevoegd.

Laten we bijvoorbeeld zeggen dat je een verjaardagsflow hebt met een e-mail die om 12.00 uur in de lokale tijd van de ontvanger wordt verzonden, en Sarah voegt haar verjaardag toe om 10.00 uur. Omdat dit is vóórdat de e-mail gepland is om te worden verzonden, krijgt Sarah het bericht.

Wat Jane betreft: ze voegt haar verjaardag toe om 13.00 uur – een uur nadat de e-mail is verzonden. In dit geval ontvangt Jane de e-mail die al is verzonden niet. Jane gaat echter door in de flow als:

1. Er staan meer berichten of stappen in de flow
2. De berichten of stappen worden later gepland dan wanneer ze de verjaardag hebben toegevoegd (bijv. als een andere e-mail een week later is gepland om te worden verzonden)

Wat gebeurt er wanneer de datum binnen de tijdlijn van een flow valt

Als de datum binnen de tijdlijn van de flow valt, haalt Klaviyo het profiel in de flow en voegt het op het juiste punt in op basis van de timing die binnen de serie is ingesteld, zoals geïllustreerd in het onderstaande voorbeeld.

Stel dat je een bruiloft-flow hebt die negen maanden voor iemands bruiloft begint. Elke maand in aanloop naar hun trouwdatum deel je content en producten die de bruid of bruidegom mogelijk interessant vindt.

Als je op 1 februari de trouwdatum van Jane Smith ontvangt en die is over 7 maanden. Klaviyo voegt Jane dan automatisch in op het moment Wacht tot 7 maanden vóór de bruiloft van de persoon. Ze wordt dan meteen ingepland om de juiste content te ontvangen, in dit geval de e-mail "Wat je 7 maanden vóór de bruiloft moet doen".

Wat er gebeurt als de datum buiten de tijdlijn van de flow valt

Als de datum buiten de tijdlijn van een flow valt of volledig wordt verwijderd, wordt het profiel op dit moment niet aan de flow toegevoegd.

Stel bijvoorbeeld dat je een verjaardagsflow hebt die op de daadwerkelijke datum een bericht verstuurt en daarna eindigt. In dit geval is de tijdlijn voor de volledige flow één dag.

Als Sarah Smith op 1 februari een formulier indient waarmee ze aangeeft dat haar verjaardag 1 juni is, komt Sarah niet meteen in de verjaardagsflow terecht. In plaats daarvan komt ze pas in de flow op haar daadwerkelijke verjaardag in juni.

Wat gebeurt er als een datum midden in een flow wordt bijgewerkt

Vóór elke actie in een flow (bijvoorbeeld vóór elke e-mail of sms die wordt verstuurd) controleert Klaviyo of de datum die wordt gebruikt om de flow te activeren nog steeds dezelfde is. Dit betekent dat als iemand in een datumgebaseerde flow zit, maar de datum wijzigt zodat deze buiten de tijdlijn van de flow valt, diegene geen verdere berichten meer ontvangt.

Stel bijvoorbeeld dat Jane uit het bovenstaande voorbeeld midden in een huwelijksflow zit.

Oorspronkelijk is haar trouwdatum 01-05-2025 en ze is net voorbij het punt "Wacht tot 7 maanden voor de bruiloft van de persoon" gekomen en heeft het bijbehorende bericht ontvangen. Als ze haar datum wijzigt naar 01-06-2025, verlaat ze de flow en ontvangt ze de daaropvolgende berichten op dit moment niet.

Klaviyo plant de persoon ook automatisch opnieuw in op basis van de bijgewerkte datum. Dit is vooral handig voor afspraakgerichte flows — als iemands afspraak wordt verzet, worden alle berichten automatisch opnieuw gepland rondom de nieuwe datum.

In het bovenstaande geval komt Jane automatisch opnieuw in de flow terecht vanaf het begin wanneer haar nieuwe trouwdatum nadert. Dit kan betekenen dat ze dezelfde berichten twee keer ontvangt; dit is echter een goede zaak, omdat de content wordt gepersonaliseerd op basis van waar ze zich nu bevindt in de trouwplanning en ze niet door haar e-mails hoeft te spitten voor de eerdere berichten.

Extra hulpbronnen

Meer informatie over datumbased flows:

• Zo maak je een flow op basis van een datumeigenschaptrigger
• Hoe je een verjaardagsflow opbouwt
• Inzicht in tijdvertragingen in date property-flows