Konfigurera autosvar för Klaviyo Helpdesk

Lär dig hur du konfigurerar automatiska svar i Klaviyo Helpdesk för att bekräfta kundförfrågningar under och utanför ditt teams kontorstider. Använd dina meddelanden för att tydliggöra förväntningar kring svarstider och länka till resurser för självbetjäning.

De här stegen täcker de kanalspecifika inställningarna för autosvar som visas nedan. Du behöver åtkomst till Helpdesk-ärendehanteringsfunktioner och behörighet att redigera Helpdesk-inställningar. Kanalen du vill konfigurera måste redan vara aktiverad. Om inställningarna visar en uppgraderingsuppmaning behöver du uppgradera innan du kan spara svar för kontorstid.

Fördelar med autosvarare

Autosvarare kan hjälpa dig att:

1. Bekräfta förfrågningar: Försäkra kunder om att du har tagit emot deras meddelande medan de väntar på att ditt team ska svara.
2. Sätt förväntningar på svar: Låt kunderna veta när de kan förvänta sig ett svar, särskilt när ditt team är offline.
3. Uppmuntra självbetjäning: Genom att inkludera länkar till ditt hjälpcenter eller din FAQ i ditt automatiska svar kan du uppmuntra kunder att hitta sina egna svar, vilket minskar den totala volymen för dina handläggare.
4. Behåll en konsekvent varumärkesprofil: Använd en konsekvent varumärkesröst i meddelandena du konfigurerar för varje kanal, till exempel e-post, sms eller Webbchatt.

Steg 1: Definiera dina kontorstider

Konfigurera din Kontorstid innan du konfigurerar svar för tider under och utanför dessa timmar. Använd de timmar då ditt team är tillgängligt för att svara.

1. Navigera till Helpdesk > Inställningar > Allmänt i ditt Klaviyo-konto.
2. Granska Kontots tidszon som visas i avsnittet Kontorstider. Ange teamets arbetstider i den tidszonen; det här avsnittet har ingen separat tidszonsväljare.
3. Klicka på Lägg till timmar för att lägga till en rad och välj sedan dag, starttid och sluttid. Upprepa för varje dag då ditt team är tillgängligt. Ta bort rader för dagar då ditt team inte är tillgängligt och undvik överlappande tidsintervall.
4. Klicka på Spara i avsnittet Kontorstider och vänta på bekräftelsen att dina ändringar har sparats.

Tips: Om du har team i olika regioner kan du konvertera deras arbetstider till Kontots tidszon när du definierar ditt supportschema.

Steg 2: Konfigurera svar för varje kanal

Använd meddelandet "Under kontorstid" för att bekräfta förfrågningar under teamets arbetstid. Målet här är bekräftelse och att sätta förväntningar.

Använd meddelandet "Utanför kontorstid" för att förklara när ditt team är tillbaka och hänvisa kunder till användbara resurser medan de väntar. Anpassa det efter schemat du har konfigurerat, inklusive nätter eller helger när ditt team inte är tillgängligt. Granska ditt schema och ditt meddelande innan ni stänger för helgdagar. Målet här är transparens och omdirigering.

Så konfigurerar du:

1. Gå till Helpdesk > Inställningar.
2. Under Autosvar väljer du den aktiverade kanal som du vill konfigurera.
3. Slå på Aktivera autosvar.
4. Om du ser ett val för typ av autosvar väljer du servicerelaterat för svar baserade på kontorstider. marknadsföringsrelaterat använder i stället ett och samma svar hela dagen.
5. För sms-svar under kontorstid använder du Vem ska få autosvaret? för att välja Alla profiler eller Endast profiler utan samtycke.
6. Skapa dina meddelanden: Ange ett kort meddelande i både Under kontorstid och Utanför kontorstid. Ersätt platshållarna i exemplen nedan med ditt varumärke, din svarstid och länkar. Håll varje meddelande inom teckengränsen som visas för kanalen.
   • Exempel under kontorstid: "Hej! Tack för att du hörde av dig. Vi har tagit emot ditt meddelande och vårt team behandlar just nu förfrågningar. Du kan förvänta dig ett svar från en människa inom [X] timmar."
   • Exempel utanför kontorstid: "Tack för att du kontaktar [Brand Name]! Vårt team är för närvarande offline. Våra kontorstider är [dagar och tider, inklusive tidszon]. Under tiden kan du kolla in vårt hjälpcenter [Link] för snabba svar."
7. Klicka på Spara i sparfältet och vänta på bekräftelsen att dina inställningar sparades. Upprepa de här stegen för varje kanal du vill konfigurera.

Uppmuntra självhjälp: Inkludera en länk till din sida för orderspårning eller din mest sökta artikel i vanliga frågor för att uppmuntra självhjälp medan de väntar.

Sätt realistiska förväntningar: Om du har en stor rea eller upplever hög säsongsvolym kan du använda det här utrymmet för att nämna att svarstiderna kan vara längre än vanligt.

Bästa praxis för autosvarare

Tänk på de här tipsen för att få ut det mesta av dina autosvar:

• Var mänsklig, även när det är automatiserat: Använd din varumärkesröst. Om ditt varumärke är lekfullt ska din autosvarare vara det också.
• Övervaka och iterera: Granska frågorna som kunder ställer efter att ha fått ditt autosvar. Om kunder fortfarande ställer grundläggande frågor trots länkarna i ditt autosvar kan du prova att ändra vilka resurser du länkar till.
• Håll sms korta: Håll sms-automatsvar korta för att undvika onödiga meddelandesegment och göra dem enkla att läsa på mobila enheter.

Sammanfattning

Spara dina kontorstider och aktivera och spara sedan svaren för varje kanal du vill använda. Se till att dina meddelanden matchar teamets tillgänglighet och förväntade svarstider, och ge kunderna användbara resurser att ta del av medan de väntar.