Konfigurera autosvar för Klaviyo Helpdesk

Genom att använda omnikanala autosvar kan du omedelbart bekräfta kundförfrågningar, ställa realistiska förväntningar på svarstider och till och med lösa enkla frågor genom självbetjäning - oavsett om ditt team sitter vid skrivbordet eller är offline för helgen.

Affärsnyttan med autosvar

Innan vi går in på installationen är det viktigt att förstå varför autosvar är en viktig komponent i en modern helpdeskstrategi:

1. Kortare första svarstid (FRT): Omedelbar bekräftelse håller din mättal frisk och lugnar kunden.

2. Ökad kundnöjdhet (CSAT): Kunderna är i allmänhet tålmodiga om de vet när de kan förvänta sig ett svar. Frustrationen uppstår på grund av osäkerheten, inte på grund av väntan i sig.

3. Avvisade biljetter: Genom att inkludera länkar till ditt hjälpcenter eller din FAQ i ditt autosvar kan du uppmuntra kunderna att hitta sina egna svar, vilket minskar den totala volymen för dina handläggare.

4. Konsistens i varumärket: Ett automatiserat meddelande säkerställer att alla kunder får samma professionella hälsning, oavsett vilken kanal de använder (e-post, sms eller chatt).

Steg 1: Definiera dina öppettider

Dina autosvar förlitar sig på dina öppettider för att veta vilket meddelande som ska skickas.

1. Navigera till Helpdesk > Inställningar > Allmänt i din Klaviyo Konto.

2. Ställ in din tidszon och definiera timmarna för varje veckodag.

3. Proffstips: Om du har olika team för olika regioner bör du se till att dina öppettider återspeglar den primära tidszonen för din kundbas.

Konfigurera din "In-Office" och Out of Office"autosvar för varje kanal

Meddelandet "In-Office" skickas när en kund hör av sig under din Aktiv-arbetstid. Målet här är att bekräfta och sätta upp förväntningar.

Meddelandet "Out-of-Office" utlösare när en kund kontaktar dig på natten, under helgen eller under helgdagar. Målet här är transparens och omdirigering.

Så här konfigurerar du:

1. Gå till Helpdesk > Settings > Auto-responders.

2. Välj den kanal som du vill ställa in

3. Ändra status till On.

4. Utforma ditt budskap: Håll det kortfattat.

   • I Office Hours Exempel: "Hej på er! Tack för att du hörde av dig. Vi har mottagit ditt meddelande och vårt team bearbetar för närvarande förfrågningar. Du kan förvänta dig ett mänskligt svar inom [X] timmar."

   • Utanför Office Hours Exempel: "Tack för att du kontaktade [Varumärke]! Vårt team är för närvarande offline och tar några tupplurar. Vi är tillbaka på kontoret kl. 9.00 EST på måndag. Under tiden kan du kolla in vårt hjälpcenter [Länk] för snabba svar.

Strategiskt tillägg: Inkludera en länk till din Order spårning-sida eller din mest sökta FAQ-artikel för att uppmuntra självbetjäning medan de väntar.

Strategiskt tillägg: Om du har en stor rea eller upplever en hög säsongsvolym, använd det här utrymmet för att nämna att svarstiderna kan vara längre än vanligt.

Bästa praxis för framgång med omnikanal

För att få ut mesta möjliga av dina autosvar bör du ha dessa ledarskapstips i åtanke:

• Var mänsklig, även när den är automatiserad: Använd ditt varumärkes röst. Om ditt varumärke är lekfullt bör ditt autosvar också vara det. 

• Övervaka och upprepa: Kontrollera din "Ticket Deflection" hastighet. Om kunderna fortfarande ställer grundläggande frågor trots dina autosvarslänkar kan du prova att ändra de resurser du länkar till.

• sms Korthet: Kom ihåg att för mobila kanaler ska du hålla dina autosvar extra korta för att undvika flera meddelandesegment och för att respektera kundens mobila upplevelse.

Sammanfattning

Genom att automatisera "första kontakten" i varje konversation kan dina handläggare fokusera på att lösa komplexa problem istället för att skicka upprepade "vi är snart hos dig" e-postmeddelanden. Genom att ange dina öppettider och omnikanal-svarare på Klaviyo ser du till att dina kunder aldrig lämnas i mörkret, vilket ökar förtroendet och den långsiktiga lojaliteten.