Autoresponders instellen voor Klaviyo Helpdesk

Door gebruik te maken van omnichannel autoresponders kun je vragen van klanten direct beantwoorden, realistische verwachtingen stellen aan de responstijden en zelfs eenvoudige vragen via selfservice oplossen, of je team nu achter hun bureau zit of een weekendje weg is.

De zakelijke waarde van autoresponders

Voordat we in de instellingen duiken, is het belangrijk om te begrijpen waarom autoresponders een cruciaal onderdeel zijn van een moderne helpdeskstrategie:

1. Lagere First Response Time (FRT): Directe bevestiging houdt je meetwaarde gezond en stelt de klant gerust.

2. Verhoogde klanttevredenheid (CSAT): Klanten zijn over het algemeen geduldig als ze weten wanneer ze een antwoord kunnen verwachten. Frustratie komt voort uit onzekerheid, niet uit het wachten zelf.

3. Afgebogen tickets: Door links naar je Helpcentrum of FAQ op te nemen in je automatisch antwoord, kun je klanten aanmoedigen om hun eigen antwoorden te vinden, waardoor het totale volume voor je medewerkers afneemt.

4. Merkconsistentie: Een geautomatiseerd bericht zorgt ervoor dat elke klant dezelfde professionele begroeting krijgt, ongeacht het kanaal dat ze gebruiken (e-mail, sms of chat).

Stap 1: Bepaal je openingstijden

Je autoresponders vertrouwen op je Bedrijfsuren om te weten welk bericht ze moeten versturen.

1. Navigeer naar Helpdesk > Instellingen > Algemeen in je Klaviyo account.

2. Stel je tijdzone in en bepaal de uren voor elke dag van de week.

3. Pro Tip: Als je verschillende teams hebt voor verschillende regio's, zorg er dan voor dat je openingstijden de primaire tijdzone van je klantenbestand weerspiegelen.

Stel je "In-Office" en Out of Office"Auto-Responder in voor elk kanaal.

Het "In-Office" bericht wordt verstuurd wanneer een klant contact opneemt tijdens je actieve werkuren. Het doel hier is erkenning en het stellen van verwachtingen.

Het "Out-of-Office" bericht triggert als een klant 's nachts, in het weekend of tijdens vakanties contact met je opneemt. Het doel hier is transparantie en heroriëntatie.

Hoe te configureren:

1. Ga naar Helpdesk > Instellingen > Auto-responders.

2. Selecteer een kanaal dat je wilt instellen

3. Zet de status op Aan.

4. Stel je boodschap op: Houd het kort.

   • In inloopsessie Voorbeeld: "Hallo daar! Bedankt voor het contact. We hebben je bericht ontvangen en ons team is momenteel bezig met het verwerken van aanvragen. Je kunt binnen [X] uur een menselijke reactie verwachten."

   • Uit inloopsessie Voorbeeld: "Bedankt voor het contact opnemen met [merknaam]! Ons team is momenteel offline om wat Z's te vangen. We zijn maandag om 9:00 AM EST weer op kantoor. Bekijk in de tussentijd ons Helpcentrum [Link] voor snelle antwoorden.

Strategische toevoeging: Neem een link op naar je Bestellingvolgpagina of je meestgezochte FAQ-artikel om zelfbediening aan te moedigen terwijl ze wachten.

Strategische toevoeging: Als je een grote uitverkoop hebt of een hoog seizoensvolume, gebruik dan deze ruimte om te vermelden dat de responstijden langer kunnen zijn dan normaal.

Best Practices voor omnichannelsucces

Om het meeste uit je autoresponders te halen, moet je deze leiderschapstips in gedachten houden:

• Wees menselijk, zelfs als het geautomatiseerd is: Gebruik de stem van je merk. Als je merk speels is, moet je autoresponder dat ook zijn. 

• Monitoren en verbeteren: Controleer je "Ticket Deflection" rates. Als klanten ondanks je autoresponderlinks nog steeds basisvragen stellen, probeer dan de bronnen waarnaar je linkt te veranderen.

• sms Kortheid: Onthoud dat je voor mobiel kanaal je autoresponders extra kort moet houden om meerdere berichtsegmenten te voorkomen en om de mobiele ervaring van de klant te respecteren.

Samenvatting

Door de "first touch" van elk gesprek te automatiseren, geef je je agents de vrijheid om zich te richten op het oplossen van complexe problemen in plaats van op het versturen van steeds terugkerende "we komen zo bij je" e-mails. Het instellen van je openingstijden en omnichannel responders in Klaviyo zorgt ervoor dat je klanten nooit in het ongewisse worden gelaten, wat het vertrouwen en de loyaliteit op lange termijn bevordert.