Pozyskiwanie zgody według przepisów RODO

Czego się dowiesz?

Dowiedz się, jak w Klaviyo przechowywane są zgody, aby pomóc Ci zachować zgodność z RODO, oraz jak zbierać zgody zgodne z RODO.

GDPR (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, RODO) zostało przyjęte w 2016 r. i weszło w życie 25 maja 2018 r. Chroni dane osobowe niezależnie od narodowości danej osoby. Ma zastosowanie do firm mających siedzibę w UE i może też obejmować firmy spoza UE, które oferują towary lub usługi osobom w UE albo monitorują zachowanie osób w UE. Więcej informacji na temat RODO znajdziesz na naszym blogu.

Jeśli w marketingu opierasz się na zgodzie, ta zgoda musi być świadoma i dobrowolnie wyrażona. Klaviyo udostępnia szablony formularzy z polami dotyczącymi ochrony danych jako punkt wyjścia. Dostosuj treść do swoich działań marketingowych i poproś prawnika o sprawdzenie Twoich formularzy oraz procesu uzyskiwania zgody. Jeśli masz już istniejącą listę mailingową z pozyskanymi zgodami marketingowymi, którą chcesz zaimportować do Klaviyo, koniecznie przeczytaj nasz przewodnik stosowania właściwości zgody na istniejącej liście.

Pozyskuj zgodę za pomocą formularza rejestracyjnego

Po zainstalowaniu na swojej stronie formularzy rejestracyjnych Klaviyo można zacząć je tworzyć w karcie Formularze rejestracyjne na swoim koncie.

1. Kliknij Utwórz formularz. Jeśli pojawi się prośba o wybranie kanału, wybierz Sieć, wpisz nazwę formularza i kliknij Utwórz.
2. Kliknij Utwórz pusty formularz.
3. Wpisz lub potwierdź nazwę formularza, wybierz typ formularza (Wyskakujące okienko, rozwijane poziomo, Pełna strona lub Osadź) i wybierz listę, do której powinni dołączyć subskrybenci.
4. Włącz Włącz pola ochrony danych.
5. Kliknij Zapisz i zaprojektuj, aby otworzyć edytor formularza.

Możesz dostosować ten formularz do swoich potrzeb, edytując zawarte w nim sformułowania lub za pomocą pól wyboru dodać dodatkowe pola. Pamiętaj, że RODO wymaga wyrażenia przez użytkownika dobrowolnej i szczegółowej zgody – osoba subskrybująca musi mieć więc możliwość subskrybowania niektórych, ale nie wszystkich rodzajów marketingu. Subskrybent może na przykład zgodzić się na otrzymywanie Twoich e-maili, ale nie na retargetowanie przez Twoją firmę w mediach społecznościowych. Pola wyboru umożliwiają subskrybentom wybranie dowolnej liczby rodzajów materiałów marketingowych, które chcą od Ciebie otrzymywać.

Zaznaczenia pól wyboru są zapisywane we właściwości profilu przypisanej do bloku pola wyboru. Aby rejestrować wyraźne wybory osobno, wybierz blok pola wyboru i przypisz do niego właściwość niestandardową, np. wybory zgody RODO. Właściwość $consent używa typu danych lista i może zawierać wiele wartości. Jednak Klaviyo może też automatycznie dodać email do $consent podczas przetwarzania subskrypcji e-mail. Nie używaj samej tej wartości jako dowodu na to, że ktoś zaznaczył Twoje pole wyboru zgody na otrzymywanie e-maili.

Gdy formularz jest już ostylowany zgodnie z Twoimi potrzebami, treść zgody została sprawdzona, a właściwości pola wyboru i filtry odbiorców są skonfigurowane, wybierz Opublikuj lub zaplanuj, a następnie Opublikuj teraz, aby opublikować go w swojej witrynie. W przypadku formularza osadzonego musisz też dodać jego kod osadzania do swojej witryny, jak opisano poniżej.

Możesz wyświetlać lub ukrywać ten formularz dla odwiedzających w określonych lokalizacjach. W edytorze formularza otwórz Kierowanie i zachowanie wyświetlania > Kierowanie. W sekcji Lokalizacja włącz Wyświetlaj odbiorcom w określonych lokalizacjach lub Nie wyświetlaj odbiorcom w określonych lokalizacjach, a następnie wybierz kraje lub regiony, np. Unię Europejską. Opublikuj zmiany, aby kierowanie zaczęło działać. Klaviyo określa lokalizację przeglądarki na podstawie jej adresu IP.

Pozyskuj zgodę za pomocą osadzonego formularza

Oprócz wyskakującego okienka lub menu rozwijanego poziomo możesz dodać na swojej stronie wbudowany formularz. Wykonaj powyższe kroki tworzenia i wybierz Osadź jako typ formularza. Po opublikowaniu skopiuj kod osadzania formularza i wklej go w HTML swojej strony w miejscu, w którym ma się pojawić formularz. Zapisz zmiany na swojej stronie internetowej.

Możesz też dostosować poniższy kod i zainstalować go na swojej stronie. Zamień każdą wartość LIST_ID na identyfikator Twojej listy newslettera, zamień placeholdery polityki prywatności i adresu e-mail pomocy technicznej oraz poproś doradcę prawnego o sprawdzenie treści zgody. Przykład zapisuje wybory pól wyboru w osobnej właściwości dotyczącej wyborów zgody RODO. Użyj tej właściwości, aby zidentyfikować zgodę na e-maile przed wysłaniem marketingu: formularz przesyła subskrypcję e-mail, nawet jeśli pole wyboru E-mail pozostanie niezaznaczone. W przypadku formularzy utworzonych w edytorze Klaviyo postępuj zgodnie z instrukcją instalacji osadzania. Dowiedz się więcej o tym, jak znaleźć identyfikator danej listy.

<form id="email_signup" class="klaviyo_styling klaviyo_gdpr_embed_LIST_ID" action="//manage.kmail-lists.com/subscriptions/subscribe" data-ajax-submit="//manage.kmail-lists.com/ajax/subscriptions/subscribe" method="POST" 
target="_blank" novalidate="novalidate">
 <input type="hidden" name="g" value="LIST_ID">
 <input type="hidden" name="$fields" value="GDPR consent choices">
 <input type="hidden" name="$list_fields" value="GDPR consent choices">
 <div class="klaviyo_field_group">
 <label for="k_id_email">Newsletter Sign Up</label>
 <input class="" type="email" value="" name="email" id="k_id_email" placeholder="Your email"/>
 <div class="klaviyo_field_group klaviyo_form_actions">
 <div class="klaviyo_helptext"> How would you like to hear from us? (please select at least one option) </div>
 <input type="checkbox" name="GDPR consent choices" id="consent-email" value="email">
 <label for="consent-email" >Email</label><br>
 <input type="checkbox" name="GDPR consent choices" id="consent-web" value="web" >
 <label for="consent-web">Online advertisements</label>
 <div class="klaviyo_helptext klaviyo_gdpr_text"> We use email and targeted online advertising to send you product and services updates, promotional offers and other marketing communications based on the information we collect about you, such as your email address, general location, and purchase and website browsing history. <br>
<br>
 We process your personal data as stated in our Privacy Policy {Insert privacy policy link}. You may withdraw your consent or manage your preferences at any time by clicking the unsubscribe link at the bottom of any of our marketing emails, or by emailing us at {insert customer support email address}.</div>
 </div>
 </div>
 <div class="klaviyo_messages">
 <div class="success_message" style="display:none;"></div>
 <div class="error_message" style="display:none;"></div>
 </div> <div class="klaviyo_form_actions">
 <button type="submit" class="klaviyo_submit_button">Subscribe</button> </div>
</form><style type="text/css">
.klaviyo_styling.klaviyo_gdpr_embed_LIST_ID,
.klaviyo_condensed_styling.klaviyo_gdpr_embed_LIST_ID {
 font-family: "Helvetica Neue", Arial;
}.klaviyo_styling.klaviyo_gdpr_embed_LIST_ID .klaviyo_helptext,
.klaviyo_condensed_styling.klaviyo_gdpr_embed_LIST_ID .klaviyo_helptext {
 font-family: "Helvetica Neue", Arial;
 padding-top: 10px; padding-bottom: 10px;
}.klaviyo_styling.klaviyo_gdpr_embed_LIST_ID .klaviyo_gdpr_text,
.klaviyo_condensed_styling.klaviyo_gdpr_embed_LIST_ID .klaviyo_gdpr_text {
 font-size: 14px;
 line-height: 1.3;
}
.klaviyo_styling.klaviyo_gdpr_embed_LIST_ID label,
.klaviyo_condensed_styling.klaviyo_gdpr_embed_LIST_ID label {
 color:#222;
}
.klaviyo_styling .klaviyo_field_group .klaviyo_form_actions {
 text-align:left;
 }
.klaviyo_styling.klaviyo_gdpr_embed_LIST_ID input[type=checkbox] + label,
.klaviyo_condensed_styling.klaviyo_gdpr_embed_LIST_ID input[type=checkbox] + label {
 display: inline;
 font-weight:normal;
 padding-left:5px;
}.klaviyo_styling.klaviyo_gdpr_embed_LIST_ID input[type=text],
.klaviyo_styling.klaviyo_gdpr_embed_LIST_ID input[type=email],
.klaviyo_condensed_styling.klaviyo_gdpr_embed_LIST_ID input[type=text],
.klaviyo_condensed_styling.klaviyo_gdpr_embed_LIST_ID input[type=email] {
 border-radius: 2px;
}.klaviyo_styling.klaviyo_gdpr_embed_LIST_ID .klaviyo_submit_button,
.klaviyo_condensed_styling.klaviyo_gdpr_embed_LIST_ID .klaviyo_submit_button {
 background-color:#0064cd;
 border-radius: 2px;
}.klaviyo_styling.klaviyo_gdpr_embed_LIST_ID .klaviyo_submit_button:hover,
.klaviyo_condensed_styling.klaviyo_gdpr_embed_LIST_ID .klaviyo_submit_button:hover {
 background-color:#0064cd;
}
</style>
<script type="text/javascript" src="//www.klaviyo.com/media/js/public/klaviyo_subscribe.js"></script>
<script type="text/javascript">
 KlaviyoSubscribe.attachToForms('#email_signup', {
 hide_form_on_success: true,
 extra_properties: {
 $source: '$embed',
 $method_type: "Klaviyo Form",
 $method_id: 'embed',
 $consent_version: 'Embed default text'
 }
 });
</script>

Zasady przechowywania zgody w Klaviyo

Aby znaleźć status zgody konkretnego kontaktu, przejdź w Klaviyo do jego indywidualnego profilu.

W przypadku formularzy utworzonych w edytorze Klaviyo, Klaviyo zapisuje na profilu podczas przetwarzania subskrypcji następujące szczegóły formularza. Służą do identyfikacji użytego formularza; sprawdź swoją oddzielną właściwość pola wyboru, aby zobaczyć wyraźne wybory marketingowe odwiedzającego.

• Identyfikator formularza
  Unikalny identyfikator formularza pozwala określić, jakiego formularza użyto do wyrażenia zgody opt-in. Każdy formularz utworzony w Klaviyo ma unikalny identyfikator, który możesz znaleźć w adresie URL formularza jako 6-znakowy kod alfanumeryczny.
  

• Metoda
  Ta właściwość pozwala określić metodę, której subskrybent użył do wyrażenia zgody opt-in. Jeśli korzystasz z formularza rejestracyjnego Klaviyo w sposób opisany powyżej, metoda przyjmie wartość Formularz Klaviyo.
• Wersja formularza
  Pozwala określić konkretną wersję formularza, którą widział subskrybent. To identyfikator wersji, a nie liczba edycji formularza. Klaviyo przechowuje rekordy tekstu i języka użytych dla każdej wersji formularza, które w razie potrzeby możesz uzyskać od zespołu ds. pomocy.
  
• Znacznik czasu
  To zapisuje, kiedy Klaviyo przetworzyło informacje o subskrypcji. Sprawdź szczegóły subskrypcji kanału pod kątem daty zgody, zwłaszcza jeśli Twoja lista używa podwójnej zgody opt-in.

Obsługiwanie wniosków o usunięcie danych

Zgodnie z RODO możliwe, że będzie ciążyć na Tobie obowiązek przekazania danemu użytkownikowi wszystkich danych na jego temat, jeśli osoba ta o to zawnioskuje. Ponadto jeżeli kontakt zawnioskuje o usunięcie swoich danych, możliwe, że będzie trzeba usunąć określone informacje i zachować rekord takiego usunięcia, aby udowodnić, że prośba została spełniona.

Szczegółową instrukcję na ten temat znajdziesz w naszym przewodniku dotyczącym obsługi wniosków dotyczących RODO.

Tworzenie segmentu kontaktów z UE

Aby wyodrębnić kontakty, których lokalizacja profilu znajduje się w UE, utwórz segment za pomocą Jeśli ktoś znajduje się lub nie znajduje się w UE (GDPR) z opcją Lokalizacja znajduje się w Unii Europejskiej. Ten warunek korzysta z kraju zapisanego w profilu; nie określa czyjegoś obywatelstwa ani tego, czy GDPR ma zastosowanie do całego twojego przetwarzania.

Filtruj sekwencje marketingowe według zgody

W przypadku marketingowych sekwencji e-mail dodaj filtry profilu, aby kontakty z UE i Wielkiej Brytanii otrzymywały marketing tylko wtedy, gdy masz wymaganą zgodę na e-mail. W przypadku zwykłych formularzy z polem wyboru uwzględnij osobną właściwość, która zapisuje wyraźny wybór dotyczący e-maila. Marketing SMS-owy wymaga zgody na marketing SMS-owy niezależnie od lokalizacji; przebywanie poza UE i Wielką Brytanią lub posiadanie zgody na e-mail nie zastępuje zgody na SMS. Jeśli sekwencja wysyła zarówno e-mail, jak i SMS, zachowaj warunki zgody odpowiednie dla każdego kanału.

Oto przykłady typowych sekwencji, które wymagają tego filtra:

• Sekwencja porzuconego przeglądania
• Sekwencja odzyskiwania klienta
• Sekwencja upsellingowa
• Sekwencja cross-sellingowa
• Sekwencja z prośbą o recenzję produktów

Więcej informacji na temat różnic między sekwencjami transakcyjnymi i nietransakcyjnymi znajdziesz w tym przewodniku. Jedynym wyjątkiem od tej listy mogą być e-maile w sprawie porzuconego koszyka zakupowego. Wiele organizacji uważa jednak, że e-maile w sprawie porzuconego koszyka zakupowego można wysyłać bez wyraźnej zgody na komunikację marketingową. W takim podejściu zakłada się, że podstawą tej komunikacji jest uzasadniony interes odbiorcy. E-mail w sprawie porzuconego koszyka zakupowego można uznać za komunikację związaną z wyraźnym zamiarem sfinalizowania transakcji z Twoją firmą. Inne automatycznie uruchamiane wiadomości takie jak e-maile z sekwencji porzuconego przeglądania czy odzyskiwania klientów, mogą być niedozwolone, chyba że klient wcześniej w sposób zgodny z RODO wyraził zgodę na otrzymywanie od Ciebie e-maili marketingowych.

Możliwość zastosowania reguły uzasadnionego interesu lub innej podstawy prawnej zawsze zależeć będzie od konkretnych okoliczności, w tym na przykład od liczby i częstotliwości e-maili oraz czasu, jaki upłynął od porzucenia koszyka. Zdecydowanie zalecamy, by w sprawie kampanii e-mailowych skonsultować się ze swoim zespołem prawnym, aby potwierdzić, że są one zgodne z obowiązującym prawem.

Stosowanie ograniczeń dla kontaktów z UE, które nie wyraziły zgody marketingowej

Ogranicz kontakty z UE, gdy nie możesz ustalić wymaganej zgody na wysyłanie do nich e-maili. Zanim skontaktujesz się ze starszymi profilami, dla których nie możesz udowodnić wyraźnej zgody, skonsultuj się z zespołem prawnym; nie wysyłaj kampanii ponownego uzyskania zgody tylko po to, aby pozyskać brakującą zgodę. Dodaj warunki do swojego segmentu UE, które identyfikują profile bez wymaganej zgody. W przypadku właściwości pola wyboru przechowywanej jako lista uwzględnij profile, w których tej właściwości brakuje lub nie zawiera wartości dotyczącej zgody na e-mail, łącząc te 2 alternatywy operatorem OR. Połącz tę grupę z warunkiem lokalizacji w UE za pomocą operatora AND. Jeśli zbierasz zgody za pomocą zwykłych pól wyboru, użyj oddzielnej właściwości rejestrującej wybór dotyczący e-maila, zamiast polegać wyłącznie na $consent lub statusie subskrypcji profilu.

Zastosuj ograniczenia dla tego segmentu, aby upewnić się, że przypadkowo nie wyślesz do tych kontaktów e-maili. Jeśli później osoby te zdecydują się ponownie wyrazić zgodę na Twoje wiadomości, będą mogły wznowić subskrypcję.

Najlepsze praktyki

Gdy masz już skonfigurowane formularze rejestracyjne i rejestry zgód, użyj segmentacji i filtrów profilu, aby wysyłać e-maile marketingowe tylko do profili z wymaganą zgodą. Dla standardowego warunku subskrypcji wybierz Czy dana osoba może lub nie może otrzymywać wiadomości marketingowe > może otrzymywać > marketing e-mailowy oraz Ponieważ osoba > subskrybować. Pozwala to odróżnić wyraźną subskrypcję od możliwości otrzymywania e-maili. Jeśli używasz zwykłych pól wyboru (checkbox), wymagaj też osobnej właściwości niestandardowej, która zapisuje wyraźny wybór e-maili dokonany przez osobę odwiedzającą.

Aby zachować zgodność z RODO, stosuj również następujące najlepsze praktyki:

• We wszystkich e-mailach od Twojej firmy wyświetlaj linki do Polityki prywatności, Warunków świadczenia usług i zasad dotyczących plików cookie.
• Wykorzystuj funkcję podwójnej zgody opt-in.
• Dowiedz się, co właściwie oznacza zgoda marketingowa:
  
  • Dobrowolna. Nie można wprowadzać nikogo w błąd ani zmuszać do wykorzystania jego informacji. Osoby wyrażające zgodę muszą faktycznie mieć w kwestii marketingu wybór. Nie wolno uniemożliwiać korzystania z usługi lub przeprowadzania transakcji na podstawie czyjegoś statusu zgody, jeśli zgoda ta nie stanowi integralnej części takiej usługi lub transakcji.
  • Konkretna. Zgoda na przetwarzanie danych osobowych musi zawierać szczegóły dotyczące zarówno celu przetwarzania, jak i jego rodzaju.
  • Świadoma. Ściśle związana z ideą konkretnej zgody, świadoma zgoda oznacza po prostu, że osoba, której dane dotyczą, musi zostać poinformowana o tym, jak będą wykorzystywane jej dane, w jakim konkretnym celu są wykorzystywane oraz jakiego rodzaju przetwarzanie danych stosujesz.
  • Jednoznaczna. Według postanowień RODO zgodę należy uzyskiwać za pomocą formularza napisanego zrozumiałym językiem i poprzez zatwierdzające działanie ze strony osoby, której dane dotyczą.
  • Łatwa do wycofania. Choć nie jest to z góry określone w definicji zgody, art. 7 RODO stanowi, że wycofanie zgody musi być równie łatwe, jak jej wyrażenie.

Dodatkowe źródła