Verzamelen van AVG-conforme toestemming

Wat je leert

Ontdek hoe toestemming in Klaviyo wordt opgeslagen om je te helpen aan de AVG te voldoen en hoe je toestemming kunt verzamelen die aan de AVG voldoet.

De AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) werd aangenomen in 2016 en ging in op 25 mei 2018. Het beschermt persoonsgegevens, ongeacht iemands nationaliteit. Het is van toepassing op bedrijven die in de EU zijn gevestigd en kan ook van toepassing zijn op bedrijven buiten de EU die goederen of diensten aanbieden aan mensen in de EU, of het gedrag van mensen in de EU monitoren. Lees onze blogserie voor meer informatie over de AVG.

Als je voor marketing vertrouwt op toestemming, moet die toestemming geïnformeerd en vrij gegeven zijn. Klaviyo biedt templates voor formulieren met velden voor gegevensbescherming als startpunt. Pas de bewoording aan voor je marketingactiviteiten en vraag je juridisch adviseur om je formulieren en toestemmingsproces te beoordelen. Als je een bestaande lijst naar Klaviyo wilt importeren en al toestemming hebt verkregen, lees je onze handleiding voor het toepassen van toestemmingseigenschappen op een bestaande lijst.

Verzamel toestemming met een aanmeldingsformulier

Nadat je de Klaviyo-aanmeldingsformulieren op je site hebt geïnstalleerd, kun je beginnen met het opstellen van formulieren binnen het tabblad Aanmeldingsformulieren van je account.

1. Klik op Formulier maken. Als je wordt gevraagd om een kanaal te kiezen, selecteer je Web, voer je een formuliernaam in en klik je op Maken.
2. Klik op Leeg formulier maken.
3. Voer een formuliernaam in of bevestig deze, kies een formuliertype (Pop-up, fly-out-formulier, Volledige pagina of Insluiten) en selecteer de lijst waaraan abonnees moeten worden toegevoegd.
4. Schakel Velden voor gegevensbescherming inschakelen in.
5. Klik op Opslaan en ontwerpen om de formuliereditor te openen.

Je kunt de tekst van dit formulier bewerken of naar wens extra velden toevoegen met behulp van selectievakjes. Houd er rekening mee dat de AVG gedetailleerde toestemming vereist. Dit betekent dat abonnees de optie moeten krijgen om zich aan te melden voor specifieke soorten marketing in plaats van alle marketing. Een abonnee kan bijvoorbeeld wel e-mails van je willen ontvangen, maar niet door jouw bedrijf op sociale media worden geretarget. Met behulp van selectievakjes kunnen abonnees zo veel of zo weinig soorten marketing kiezen als ze willen.

Selecties in selectievakjes worden opgeslagen in de profieleigenschap die is toegewezen aan het selectievakjesblok. Als je expliciete keuzes apart wilt vastleggen, selecteer je het selectievakjesblok en wijs je er een aangepaste eigenschap aan toe, zoals GDPR-toestemmingskeuzes. De eigenschap $consent gebruikt een lijstgegevenstype en kan meerdere waarden bevatten. Klaviyo kan echter ook email automatisch toevoegen aan $consent bij het verwerken van een e-mailabonnement. Gebruik die waarde niet alleen als bewijs dat iemand je selectievakje voor e-mailtoestemming heeft aangevinkt.

Zodra je formulier is opgemaakt zoals jij wilt, de toestemmingsformulering is gecontroleerd en je selectievakeigenschappen en ontvangerfilters zijn ingesteld, selecteer je Publiceren of plannen en vervolgens Nu publiceren om het op je site te publiceren. Voor een ingesloten formulier moet je ook de insluitcode aan je site toevoegen, zoals hieronder beschreven.

Je kunt dit formulier weergeven of verbergen voor bezoekers op specifieke locaties. Open in de formuliereditor Targeting & weergavegedrag > Targeting. Schakel onder Locatie Weergeven aan doelgroep op bepaalde locaties of Niet weergeven aan doelgroep op bepaalde locaties in en selecteer vervolgens de landen of regio's, zoals Europese Unie. Publiceer je wijzigingen zodat de targeting van kracht wordt. Klaviyo bepaalt de locatie van een browser aan de hand van het IP-adres.

Verzamel toestemming met een ingesloten formulier

Naast een pop-up of fly-out-formulier kun je ook een ingesloten formulier op je site opnemen. Volg de bovenstaande stappen voor het aanmaken en kies Insluiten als formuliertype. Kopieer na het publiceren de insluitcode van het formulier en plak deze in de HTML van je site op de plek waar je het formulier wilt laten verschijnen. Sla de wijzigingen op je website op.

Je kunt ook de onderstaande code aanpassen en op je site installeren. Vervang elke LIST_ID -waarde door de ID van je nieuwsbrieflijst, vervang de placeholders voor het privacybeleid en het e-mailadres van de klantenservice, en laat je juridisch adviseur de toestemmingsformulering controleren. In het voorbeeld worden selecties van selectievakjes vastgelegd in een aparte eigenschap voor GDPR-toestemmingskeuzes. Gebruik die eigenschap om e-mailtoestemming te identificeren voordat je marketing verstuurt: het formulier verstuurt een e-mailabonnement, zelfs als het selectievakje E-mail niet is aangevinkt. Voor formulieren die zijn gemaakt in de Klaviyo-editor volg je de installatiehandleiding voor embeds. Meer informatie over hoe je de ID vindt van een bepaalde lijst.

<form id="email_signup" class="klaviyo_styling klaviyo_gdpr_embed_LIST_ID" action="//manage.kmail-lists.com/subscriptions/subscribe" data-ajax-submit="//manage.kmail-lists.com/ajax/subscriptions/subscribe" method="POST" 
target="_blank" novalidate="novalidate">
 <input type="hidden" name="g" value="LIST_ID">
 <input type="hidden" name="$fields" value="GDPR consent choices">
 <input type="hidden" name="$list_fields" value="GDPR consent choices">
 <div class="klaviyo_field_group">
 <label for="k_id_email">Newsletter Sign Up</label>
 <input class="" type="email" value="" name="email" id="k_id_email" placeholder="Your email"/>
 <div class="klaviyo_field_group klaviyo_form_actions">
 <div class="klaviyo_helptext"> How would you like to hear from us? (please select at least one option) </div>
 <input type="checkbox" name="GDPR consent choices" id="consent-email" value="email">
 <label for="consent-email" >Email</label><br>
 <input type="checkbox" name="GDPR consent choices" id="consent-web" value="web" >
 <label for="consent-web">Online advertisements</label>
 <div class="klaviyo_helptext klaviyo_gdpr_text"> We use email and targeted online advertising to send you product and services updates, promotional offers and other marketing communications based on the information we collect about you, such as your email address, general location, and purchase and website browsing history. <br>
<br>
 We process your personal data as stated in our Privacy Policy {Insert privacy policy link}. You may withdraw your consent or manage your preferences at any time by clicking the unsubscribe link at the bottom of any of our marketing emails, or by emailing us at {insert customer support email address}.</div>
 </div>
 </div>
 <div class="klaviyo_messages">
 <div class="success_message" style="display:none;"></div>
 <div class="error_message" style="display:none;"></div>
 </div> <div class="klaviyo_form_actions">
 <button type="submit" class="klaviyo_submit_button">Subscribe</button> </div>
</form><style type="text/css">
.klaviyo_styling.klaviyo_gdpr_embed_LIST_ID,
.klaviyo_condensed_styling.klaviyo_gdpr_embed_LIST_ID {
 font-family: "Helvetica Neue", Arial;
}.klaviyo_styling.klaviyo_gdpr_embed_LIST_ID .klaviyo_helptext,
.klaviyo_condensed_styling.klaviyo_gdpr_embed_LIST_ID .klaviyo_helptext {
 font-family: "Helvetica Neue", Arial;
 padding-top: 10px; padding-bottom: 10px;
}.klaviyo_styling.klaviyo_gdpr_embed_LIST_ID .klaviyo_gdpr_text,
.klaviyo_condensed_styling.klaviyo_gdpr_embed_LIST_ID .klaviyo_gdpr_text {
 font-size: 14px;
 line-height: 1.3;
}
.klaviyo_styling.klaviyo_gdpr_embed_LIST_ID label,
.klaviyo_condensed_styling.klaviyo_gdpr_embed_LIST_ID label {
 color:#222;
}
.klaviyo_styling .klaviyo_field_group .klaviyo_form_actions {
 text-align:left;
 }
.klaviyo_styling.klaviyo_gdpr_embed_LIST_ID input[type=checkbox] + label,
.klaviyo_condensed_styling.klaviyo_gdpr_embed_LIST_ID input[type=checkbox] + label {
 display: inline;
 font-weight:normal;
 padding-left:5px;
}.klaviyo_styling.klaviyo_gdpr_embed_LIST_ID input[type=text],
.klaviyo_styling.klaviyo_gdpr_embed_LIST_ID input[type=email],
.klaviyo_condensed_styling.klaviyo_gdpr_embed_LIST_ID input[type=text],
.klaviyo_condensed_styling.klaviyo_gdpr_embed_LIST_ID input[type=email] {
 border-radius: 2px;
}.klaviyo_styling.klaviyo_gdpr_embed_LIST_ID .klaviyo_submit_button,
.klaviyo_condensed_styling.klaviyo_gdpr_embed_LIST_ID .klaviyo_submit_button {
 background-color:#0064cd;
 border-radius: 2px;
}.klaviyo_styling.klaviyo_gdpr_embed_LIST_ID .klaviyo_submit_button:hover,
.klaviyo_condensed_styling.klaviyo_gdpr_embed_LIST_ID .klaviyo_submit_button:hover {
 background-color:#0064cd;
}
</style>
<script type="text/javascript" src="//www.klaviyo.com/media/js/public/klaviyo_subscribe.js"></script>
<script type="text/javascript">
 KlaviyoSubscribe.attachToForms('#email_signup', {
 hide_form_on_success: true,
 extra_properties: {
 $source: '$embed',
 $method_type: "Klaviyo Form",
 $method_id: 'embed',
 $consent_version: 'Embed default text'
 }
 });
</script>

Hoe toestemming in Klaviyo wordt opgeslagen

Om de toestemmingsstatus van een specifieke contactpersoon te vinden, ga je naar het individuele profiel van die persoon in Klaviyo.

Voor formulieren die zijn gemaakt in de editor van Klaviyo, registreert Klaviyo tijdens het verwerken van de aanmelding de volgende formuliergegevens op het profiel. Deze identificeren het gebruikte formulier; bekijk je afzonderlijke checkbox-eigenschap om de expliciete marketingkeuzes van de bezoeker te zien.

• Formulier-ID
  Dit is de unieke formulier-ID aan de hand waarvan je kunt identificeren welk specifieke formulier iemand voor de toestemming heeft gebruikt. Elk formulier dat in Klaviyo wordt gemaakt, heeft een unieke ID. Die vind je in de URL van het formulier als een alfanumerieke code van 6 tekens.
  

• Methode
  Dit geeft aan welke methode een abonnee heeft gebruikt om toestemming te geven. Als je een Klaviyo-aanmeldingsformulier gebruikt, zoals hierboven wordt beschreven, staat hier Klaviyo-formulier.
• Formulierversie
  Dit geeft aan welke specifieke formulierversie de abonnee heeft gezien. Het is een versie-ID, geen telling van hoe vaak je het formulier hebt bewerkt. Klaviyo houdt een overzicht bij van de tekst en taal die voor elke formulierversie zijn gebruikt, die je zo nodig bij support kunt opvragen.
  
• Tijdstempel
  Hiermee wordt vastgelegd wanneer Klaviyo de abonnementsgegevens heeft verwerkt. Controleer de abonnementsgegevens van het kanaal op de datum van toestemming, vooral als je lijst dubbele toestemming gebruikt.

Omgaan met verzoeken om gegevens of verwijdering

Op grond van de AVG kun je worden verplicht om contactpersonen al hun gebruikersgegevens te verstrekken als zij daarom vragen. Als contactpersonen vragen om verwijdering van hun gegevens, ben je bovendien mogelijk verplicht bepaalde informatie te verwijderen en deze verwijdering vast te leggen om te bewijzen dat aan het verzoek is voldaan.

Lees onze gids over het Omgaan met AVG-verzoeken voor specifieke instructies.

Een segment van EU-contactpersonen maken

Om contacten te isoleren waarvan de profiel-locatie in de EU is, maak je een segment met Als iemand wel of niet binnen de EU is (GDPR) met Locatie is binnen de Europese Unie. Deze voorwaarde gebruikt het land dat op het profiel is opgeslagen; hiermee wordt niet vastgesteld iemands staatsburgerschap of of GDPR van toepassing is op al je verwerkingen.

Filter marketingflows op toestemming

Voor marketing-e-mailflow, voeg profielfilters toe zodat contactpersonen in de EU en het VK alleen marketing ontvangen wanneer je de vereiste e-mailtoestemming hebt. Voor gewone checkboxformulieren neem je de aparte eigenschap op die de expliciete e-mailkeuze vastlegt. Voor sms-marketing is toestemming voor sms-marketing vereist, ongeacht de locatie; buiten de EU en het VK zijn of e-mailtoestemming hebben vervangt de sms-toestemming niet. Als een flow zowel e-mail als sms verstuurt, houd de toestemmingsvoorwaarden dan passend voor elk kanaal.

Enkele veelvoorkomende flows waarvoor dit filter nodig is, zijn:

• Website verlaten
• Terugwinnen
• Bijverkoop
• Cross-selling
• Productreview

Bekijk deze handleiding voor meer informatie over het verschil tussen transactionele en niet-transactionele flows. De enige uitzondering op deze lijst is e-mails over verlaten winkelwagens. Veel organisaties zijn van mening dat je nog steeds e-mails over verlaten winkelwagens mag versturen zonder expliciete toestemming voor marketingcommunicatie op basis van legitiem belang. Je kunt een e-mail over een verlaten winkelwagen misschien beschouwen als communicatie die relevant is voor de uitdrukkelijke bedoeling om een transactie met je bedrijf tot stand te brengen. Andere getriggerde e-mails, zoals voor websiteverlaters en terugwinnen, zijn daarentegen mogelijk niet toegestaan, tenzij een klant eerder op een AVG-conforme manier toestemming heeft gegeven om marketinge-mails van je te ontvangen.

Desondanks is de toepasbaarheid van legitieme belangen of enige andere wettelijke basis afhankelijk van de specifieke omstandigheden, bijvoorbeeld het aantal en de frequentie van de e-mails en de tijd die is verstreken sinds de winkelwagen werd verlaten. We raden je sterk aan om je juridische team te raadplegen over je campagnes en flows om te bevestigen dat ze voldoen aan de toepasselijke wetgeving.

EU-contactpersonen onderdrukken die geen toestemming geven

Onderdruk EU-contacten als je niet de vereiste toestemming kunt vaststellen om ze te e-mailen. Neem voordat je contact opneemt met oude profielen waarvoor je geen expliciete opt-in kunt aantonen contact op met je juridische team; stuur geen re-permissioningcampagne alleen om ontbrekende toestemming te verkrijgen. Voeg voorwaarden toe aan je EU-segment die profielen identificeren zonder de vereiste toestemming. Voor een selectievakjeseigenschap die als een lijst is opgeslagen, neem je profielen op waarbij de eigenschap ontbreekt of de waarde voor e-mailtoestemming niet bevat, waarbij je die 2 alternatieven met OR samenvoegt. Combineer die groep met de EU-locatievoorwaarde met AND. Als je toestemming verzamelt via gewone selectievakjes, gebruik dan de afzonderlijke eigenschap die de e-mailkeuze registreert in plaats van alleen te vertrouwen op $consent of de abonnementsstatus van het profiel.

Onderdruk dit segment om ervoor te zorgen dat je deze contactpersonen niet per ongeluk toch e-mailt. Als de contactpersonen later besluiten weer toestemming te geven, kunnen ze zich opnieuw aanmelden.

Best practices

Zodra je aanmeldingsformulieren en toestemmingsgegevens op orde zijn, gebruik je segmentatie en profiel-filters om marketingmails alleen te verzenden naar profielen met de vereiste toestemming. Voor de standaard abonnementsvoorwaarde selecteer je Of iemand wel of geen marketing kan ontvangen > kan ontvangen > e-mailmarketing en Omdat persoon > aanmelden. Dit maakt onderscheid tussen expliciete aanmelding en de mogelijkheid om e-mail te ontvangen. Als je gewone selectievakjes gebruikt, vereis dan ook de afzonderlijke aangepaste eigenschap die de expliciete e-mailkeuze van de bezoeker vastlegt.

Om te zorgen dat je aan de AVG blijft voldoen, kun je het beste de volgende best practices volgen:

• Geef in al je e-mails links weer naar je privacybeleid, servicevoorwaarden en cookiebeleid.
• Gebruik dubbele toestemming.
• Zorg dat je weet wat de definitie van toestemming is:
  
  • Vrijwillig verstrekt. Met andere woorden, je kunt mensen niet misleiden of dwingen om hun informatie door jou te laten gebruiken. Ze moeten een legitieme keuze hebben en je mag een dienst of transactie niet weigeren op basis van toestemming als die toestemming geen essentieel onderdeel is van de dienst of transactie.
  • Specifiek. Toestemming voor het verwerken van persoonsgegevens moet details bevatten over zowel het doeleinde van de verwerking als het type verwerking.
  • Geïnformeerd. Nauw verbonden met het idee van specifieke toestemming, betekent geïnformeerde toestemming eenvoudigweg dat aan de individuele betrokkene moet worden verteld hoe hun gegevens gaan worden gebruikt, voor welk specifiek doel hun gegevens worden gebruikt en welk type gegevensverwerking je gebruikt.
  • Ondubbelzinnig. De AVG gaat een stap verder: toestemming moet worden verkregen door middel van duidelijke taal en en een bevestigende handeling van de betrokkene.
  • Gemakkelijk in te trekken. Hoewel het niet expliciet in de definitie van toestemming wordt genoemd, specificeert artikel 7 van de AVG dat toestemming even gemakkelijk moet kunnen worden ingetrokken als gegeven.

Extra hulpbronnen