Loop Returns koppelen aan Klaviyo Helpdesk

Met de Loop Returns-integratie voor Klaviyo Helpdesk kunnen je supportmedewerkers retourstatussen bekijken, links delen om retours te starten en beschikbare retourlabels delen vanuit de ticketweergave. In deze handleiding lees je hoe je de integratie instelt en hoe je deze gebruikt in je dagelijkse workflow.

Voordat je van start gaat

Om deze integraties in te schakelen, moet je het volgende hebben:

• Een actief Loop Returns -account.
• Een Klaviyo -account met Helpdesk ingeschakeld.
• Een Shopify- of Shopify Headless-winkel die is gekoppeld aan Klaviyo. De instellingen voor Retouren in Klaviyo Customer Hub zijn beschikbaar voor deze winkeltypen.
• Gebruikersrechten van eigenaar, Beheerder of manager om toegang te krijgen tot de instellingen voor integraties.

Als in de sectie Retourzendingen in Klaviyo Customer Hub een upgradeprompt wordt weergegeven in plaats van providerinstellingen, moet je Klaviyo Customer Hub upgraden voordat je de integratie configureert.

Loop Returns koppelen

Voor het koppelen van Loop Returns moet je een specifieke API-sleutel genereren in Loop en deze toevoegen aan je Klaviyo-instellingen.

Stap 1: genereer je Loop-API-sleutel

1. Log in op je Loop Returns -admin-dashboard.
2. Ga naar Instellingen > Ontwikkelaars > API-sleutels.
3. Klik op API-sleutel genereren.
4. Belangrijk: Bij het selecteren van scopes voor deze sleutel moet je de vakjes voor zowel Bestellingen als Retouren aanvinken.
   • Opmerking: zonder deze specifieke machtigingen kan de integratie geen bestelgegevens opzoeken of retouren initiëren.
5. Kopieer de gegenereerde API-sleutel.

Stap 2: schakel de integratie in Klaviyo in

1. Log in bij Klaviyo.
2. Ga naar Klaviyo Customer Hub > Extensies.
3. Selecteer in de sectie Retouren Loop in de dropdown Returns Provider.
4. Plak je API-sleutel in het veld Loop API Key.
   • Let op: controleer extra goed of je de volledige sleutel hebt gekopieerd voordat je opslaat. Een onjuiste sleutel kan voorkomen dat agents retouren opzoeken of retourlinks genereren.
5. Klik in het gedeelte Retouren op Opslaan om de integratie in te schakelen.

Hoe retouren werken in Helpdesk

Zodra de verbinding is gemaakt, kunnen agents retourdetails bekijken en retourlinks genereren vanuit het orderpaneel in de zijbalk van een ticket.

Retourstatus bekijken

Open een ticket en selecteer de bestelling van de klant in de zijbalk. Helpdesk controleert of er al een retourzending bestaat voor die bestelling. Als er een retourzending bestaat, toont de sectie Retourdetails de informatie die beschikbaar is vanuit Loop, waaronder:

• Huidige status: De status van de retour (bijv. Aangevraagd, Goedgekeurd, Voltooid, Afgewezen).
• Tracking: Gegevens van de vervoerder en een trackingnummer voor de retourzending, indien beschikbaar. Klik op Trackingnummer om het nummer te kopiëren, of op Statuspagina om de link naar de retourstatuspagina te kopiëren.

Een retour initiëren

Als een klant een retour of omruiling aanvraagt, kun je rechtstreeks vanuit de zijbalk een link genereren naar het retourportaal van de bestelling:

1. Open de ticket van de klant en selecteer de specifieke bestelling in de zijbalk.
2. Klik op Retourzending starten. Helpdesk genereert een retourlink en voegt deze toe aan de berichteneditor.
3. Controleer je antwoord, voeg eventuele instructies voor de klant toe en verstuur het bericht met de retourlink.

Retourlink: De link brengt de klant naar het Loop-retourportaal voor die specifieke bestelling. Door de link te genereren is de retour niet voltooid; de klant selecteert en bevestigt de items in Loop.

Een bestaand retourlabel delen

Als Loop een label heeft verstrekt voor een bestaande retour, kun je de link ervan delen met de klant:

1. Open de bestelling in de zijbalk van het ticket en zoek het gedeelte Retourdétails.
2. Klik op Label URL om de labellink te kopiëren.
3. Plak de link in je antwoord en stuur die naar de klant.

Veelgestelde vragen

Waarom kan ik de knop "Retour starten" niet gebruiken? Koppel Loop als je retourprovider en selecteer een verzonden of afgehandelde bestelling, zoals een bestelling die onderweg is of is geleverd. Als Helpdesk een bestaande retour voor de bestelling vindt, toont het de status van de retour in plaats van de knop Retour starten. Geannuleerde of terugbetaalde bestellingen kunnen deze knop niet gebruiken en retouracties vereisen toegang tot Helpdesk-ticketing. De beschikbaarheid van de knop bevestigt niet dat je in aanmerking komt volgens je Loop-retourbeleid.

Kan ik handmatig een retourlabel voor een klant maken? Je kunt de retouritems van de klant niet selecteren of vanuit Helpdesk een nieuw label maken. Stuur de klant een retourlink zodat ze hun items in Loop kunnen bevestigen. Als er al een label bestaat en dit beschikbaar is via Loop, gebruik je label-URL in het gedeelte Retourdetails om het te kopiëren en te delen.