Cómo recopilar consentimientos de conformidad con el RGPD

Qué aprenderás

Descubre cómo se almacena el consentimiento en Klaviyo para ayudarte a cumplir con el RGPD y cómo recopilar consentimientos de conformidad con el RGPD.

El RGPD (Reglamento General de Protección de Datos) se adoptó en 2016 y entró en vigor el 25 de mayo de 2018. Protege los datos personales independientemente de la nacionalidad de una persona. Se aplica a empresas establecidas en la UE y también puede aplicarse a empresas fuera de la UE que ofrezcan bienes o servicios a personas de la UE, o que supervisen el comportamiento de personas de la UE. Para saber más sobre el RGPD, consulta esta serie de entradas de blog.

Cuando te basas en el consentimiento para el marketing, dicho consentimiento debe ser informado y otorgado libremente. Klaviyo ofrece plantillas de formularios con campos de protección de datos como punto de partida. Personaliza el texto de las actividades de marketing y pide al equipo legal que revise los formularios y el proceso de consentimiento. Si tienes una lista que quieras importar en Klaviyo y ya has recogido consentimientos, consulta nuestra guía para aplicar las propiedades de consentimiento a una lista existente.

Recoge el consentimiento con un formulario de registro

Después de instalar los formularios de registro de Klaviyo en tu sitio web, puedes empezar a crear formularios dentro de la pestaña Formularios de registro de tu cuenta.

1. Haz clic en Crear formulario. Si se te pide que elijas un canal, selecciona Web, introduce un nombre de formulario y haz clic en Crear.
2. Haz clic en Crear formulario en blanco.
3. Introduce o confirma un nombre de formulario, elige un tipo de formulario (Ventana emergente, desplegable, Página completa o Insertado) y selecciona la lista a la que deben unirse los suscriptores.
4. Activa Habilitar campos de protección de datos.
5. Haz clic en Guardar y diseñar para abrir el editor de formularios.

Puedes editar el texto del formulario o añadir campos adicionales usando casillas de verificación para adaptarlo a tus necesidades. Ten en cuenta que el RGPD exige un consentimiento granular, lo que significa que los suscriptores deben contar con la opción de poder suscribirse a algunos tipos de marketing, pero no a todos. Por ejemplo, un suscriptor puede querer recibir emails tuyos, pero no ser resegmentado por tu empresa en las redes sociales. El uso de casillas de verificación permite a los suscriptores elegir cuántos tipos de contenido de marketing quieren que les envíes.

Las selecciones de casillas de verificación se guardan en la propiedad de perfil asignada al bloque de casilla de verificación. Para registrar las opciones explícitas por separado, selecciona el bloque de casilla de verificación y asígnale una propiedad personalizada, como las opciones de consentimiento del RGPD. La propiedad $consent usa un tipo de datos de lista y puede contener varios valores. Sin embargo, Klaviyo también puede añadir email a $consent automáticamente al procesar una suscripción por email. No uses ese valor por sí solo como prueba de que alguien seleccionó la casilla de verificación de consentimiento para email.

Una vez que el formulario tenga el estilo que necesitas, se haya revisado el texto de consentimiento y estén configuradas las propiedades de la casilla y los filtros de destinatarios, selecciona Publicar o programar y, a continuación, Publicar ahora para publicarlo en el sitio web. En el caso de un formulario integrado, también debes añadir el código de inserción al sitio web, tal y como se describe a continuación.

Puedes mostrar u ocultar este formulario a los visitantes en ubicaciones específicas. En el editor de formularios, abre Segmentación y comportamiento de visualización > Segmentación. En Ubicación, activa Mostrar a la audiencia en determinadas ubicaciones o No mostrar a la audiencia en determinadas ubicaciones y, a continuación, selecciona los países o regiones, como Unión Europea. Publica los cambios para que la segmentación surta efecto. Klaviyo determina la ubicación de un navegador mediante su dirección IP.

Recopila el consentimiento con un formulario incrustado

Además de una ventana emergente o un desplegable, es posible que quieras incluir un formulario integrado en el sitio. Sigue los pasos de creación anteriores y elige Integrar como tipo de formulario. Después de publicar, copia el código de integración del formulario y pégalo en el HTML del sitio, donde quieras que aparezca el formulario. Guarda los cambios del sitio web.

Otra opción es personalizar el código que se muestra a continuación e instalarlo en tu sitio web. Sustituye todos los valores LIST_ID por el ID de la lista del boletín, sustituye los marcadores de posición de la política de privacidad y del email del servicio de asistencia al cliente, y pide a un asesor jurídico que revise el texto de consentimiento. El ejemplo registra las selecciones de las casillas en una propiedad independiente de opciones de consentimiento del RGPD. Utiliza esa propiedad para identificar el consentimiento para email antes de enviar marketing: el formulario envía una suscripción por email incluso si la casilla Email se deja sin marcar. Para los formularios creados en el editor de Klaviyo, sigue la guía de instalación de inserción. Consulta más información sobre cómo encontrar el ID de una lista concreta.

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 <div class="klaviyo_helptext klaviyo_gdpr_text"> We use email and targeted online advertising to send you product and services updates, promotional offers and other marketing communications based on the information we collect about you, such as your email address, general location, and purchase and website browsing history. <br>
<br>
 We process your personal data as stated in our Privacy Policy {Insert privacy policy link}. You may withdraw your consent or manage your preferences at any time by clicking the unsubscribe link at the bottom of any of our marketing emails, or by emailing us at {insert customer support email address}.</div>
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Cómo se almacenan los consentimientos en Klaviyo

Para consultar el estado de consentimiento de un contacto concreto, ve a su perfil individual de Klaviyo.

En el caso de los formularios creados en el editor de Klaviyo, Klaviyo registra los siguientes detalles del formulario en el perfil durante el proceso de suscripción. Estos identifican el formulario utilizado; revisa la propiedad independiente de la casilla de verificación para ver las opciones de marketing explícitas del visitante.

• ID del formulario
  Es el ID único del formulario que te permite identificar el formulario específico que alguien utilizó para dar su consentimiento. Cada formulario creado en Klaviyo tiene un ID único, que se puede encontrar en la URL del formulario como un código alfanumérico de 6 caracteres.
  

• Método
  Identifica el método utilizado por el suscriptor para dar su consentimiento. Si estás usando un formulario de registro de Klaviyo tal como se indica más arriba, se mostrará Formulario de Klaviyo como nombre del método.
• Versión del formulario
  Esto identifica la versión específica del formulario que vio el suscriptor. Es un ID de versión, no un recuento de cuántas veces has editado el formulario. Klaviyo guarda un registro del texto y el idioma utilizados para cada versión del formulario, que puedes solicitar al servicio de asistencia si es necesario.
  
• Marca de tiempo
  Esto registra cuándo Klaviyo procesó la información de suscripción. Revisa los detalles de suscripción del canal para ver su fecha de consentimiento, sobre todo si la lista usa doble confirmación de registro.

Cómo gestionar las solicitudes para proporcionar o eliminar datos

De acuerdo con el RGPD, puede que tengas que proporcionar a un contacto todos sus datos de usuario si lo solicita. Además, si un contacto solicita que se eliminen sus datos, es posible que tengas que eliminar cierta información y que tengas que conservar un registro de dicha eliminación para demostrar que se ha atendido esa solicitud.

Consulta nuestra guía sobre cómo gestionar las solicitudes relacionadas con el RGPD para obtener instrucciones específicas.

Crear un segmento de contactos ubicados en la UE

Para aislar contactos cuyo perfil tenga la ubicación en la UE, crea un segmento con Si alguien está o no está dentro de la UE (RGPD) y La ubicación está dentro de la Unión Europea. Esta condición utiliza el país guardado en el perfil; no establece la ciudadanía de una persona ni si el RGPD se aplica a todo tu tratamiento.

Filtra los flujos de marketing por consentimiento

Para los flujos de email de marketing, añade Filtros de perfil para que los contactos de la UE y el Reino Unido solo reciban marketing cuando tengas el consentimiento de email obligatorio. Para los formularios de casilla de verificación estándar, incluye la propiedad independiente que registre la elección explícita de email. El marketing por SMS requiere consentimiento para marketing por SMS independientemente de la ubicación; estar fuera de la UE y el Reino Unido o tener consentimiento de email no sustituye el consentimiento para SMS. Si un flujo envía tanto email como SMS, mantén las condiciones de consentimiento adecuadas para cada canal.

Estos son algunos flujos usados frecuentemente a los que tendrías que aplicar este filtro:

• Abandono de navegación
• Recuperación de clientes
• Upselling (venta adicional o superior)
• Ventas cruzadas
• Reseñas de productos

Para obtener más información sobre las diferencias entre flujos transaccionales y no transaccionales, consulta esta guía. La única excepción a esta lista pueden ser los emails de carrito abandonado. Muchas organizaciones consideran que se pueden seguir enviando emails de carrito abandonado sin consentimiento explícito para mensajes de marketing basándose en el concepto de interés legítimo. Un email de carrito abandonado podría considerarse un mensaje relevante si tienes la intención explícita de completar una transacción con tu empresa. Sin embargo, enviar otros emails de activación, como los de abandono de la navegación o los de recuperación de clientes, podría no estar permitido a menos que los clientes hayan dado previamente su consentimiento para recibir tus emails de marketing de forma que se ajuste al RGPD.

Dicho esto, la aplicabilidad del concepto de interés legítimo o de cualquier otro fundamento jurídico dependerá de las circunstancias particulares de cada caso (por ejemplo, del número y la frecuencia de los emails o del tiempo transcurrido desde que se haya abandonado el carrito). Te recomendamos encarecidamente que consultes con tu equipo jurídico tus campañas y flujos para confirmar que cumplan con la legislación aplicable.

Suprimir los contactos de la UE que no den su consentimiento

Suprime los contactos de la UE cuando no puedas establecer el consentimiento requerido para enviarles email. Antes de contactar con perfiles heredados cuyo consentimiento explícito no puedas demostrar, consulta con el equipo legal; no envíes una campaña de solicitud de nuevo permiso simplemente para obtener el consentimiento que falta. Añade condiciones al segmento de la UE que identifiquen perfiles sin el consentimiento requerido. Para una propiedad de casilla de verificación almacenada como lista, incluye perfiles en los que falte la propiedad o no contenga el valor de consentimiento de email, uniendo esas 2 alternativas con OR. Combina ese grupo con la condición de ubicación en la UE usando AND. Si recopilas el consentimiento a través de casillas de verificación normales, usa la propiedad independiente que registra la elección de email, en lugar de basarte solo en $consent o en el estado de suscripción del perfil.

Suprime este segmento para asegurarte de no enviar emails a esos contactos por error. Si más adelante deciden volver a dar su consentimiento, podrán hacerlo.

Prácticas recomendadas

Una vez que los formularios de registro y los registros de consentimiento estén configurados, usa la segmentación y los filtros de perfil para enviar emails de marketing solo a los perfiles con el consentimiento requerido. Para la condición de suscripción estándar, selecciona Si alguien puede o no recibir marketing > puede recibir > marketing por email y Porque la persona > se ha suscrito. Esto diferencia la suscripción explícita de la capacidad de recibir email. Si usas campos de casilla de verificación normales, exige también la propiedad personalizada independiente que registra la elección explícita de email del visitante.

Para garantizar el cumplimiento normativo del RGPD, lo ideal es seguir estas prácticas recomendadas:

• Incluye enlaces con acceso a tu política de privacidad, términos del servicio y política de cookies en todos tus emails.
• Utiliza la doble confirmación de registro.
• Ten en cuenta que el consentimiento debe cumplir estos requisitos:
  
  • Concedido libremente. En otras palabras, no puedes engañar ni obligar al usuario a que te permita utilizar su información. Debes ofrecer una opción legítima y no puedes denegar un servicio o transacción basándote en el consentimiento si este no es una parte integral de dicho servicio o transacción.
  • Específico. El consentimiento para el tratamiento de datos personales debe incluir detalles tanto sobre la finalidad como sobre el tipo de tratamiento.
  • Informado. El consentimiento informado está estrechamente vinculado al concepto de consentimiento específico. Significa simplemente que se debe informar al interesado sobre cómo se van a utilizar sus datos, con qué fin concreto se van a utilizar y qué tipo de tratamiento de datos vas a aplicar.
  • Sin ambigüedades. Para ir un paso más allá, el consentimiento conforme al RGPD debe obtenerse utilizando un lenguaje claro y debe indicarse mediante una acción afirmativa por parte de la persona interesada.
  • Fácil de revocar. Aunque no se menciona de entrada en la definición de consentimiento, el artículo 7 del RGPD especifica que el consentimiento debe ser tan fácil de revocar como de conceder.

Recursos adicionales